Wer entscheidet bei Euch eigentlich, wann und wie viel nachbestellt wird? In vielen Unternehmen läuft das über Erfahrung: Der Einkäufer kennt seine Artikel und bestellt nach Gefühl. Das funktioniert, bis der Kollege im Urlaub ist, das Sortiment wächst oder ein Engpass teuer wird.
Die Sage 100 bringt dafür die Bestelldisposition mit: Das Programm rechnet auf Basis von Lagerbestand, Aufträgen, Bestellungen und den Stammdaten aus, was bestellt werden sollte, und erstellt daraus Bestellvorschläge. Damit die Vorschläge brauchbar sind, musst Du allerdings verstehen, welche Stellschrauben in die Berechnung eingehen. Genau darum geht es in diesem Beitrag, inklusive nachvollziehbarer Rechenbeispiele mit Artikeln aus dem Demomandanten.
Tipp vorweg: Alle Beispiele in diesem Beitrag kannst Du im Demomandanten der Sage 100 (Mustermann & Söhne GmbH) selbst nachstellen. Bevor Du Dispositionseinstellungen im Echtmandanten änderst, probiere die Wirkung dort aus. Die Einstellungen greifen direkt in Dein Bestellwesen ein.
Voraussetzung: Der Artikel nimmt an der Beschaffung teil
Ausgangspunkt ist der Artikelstamm. Nur wenn ein Artikel am Bestellwesen teilnimmt, kann er disponiert werden. Ist das nicht der Fall, ignoriert die Disposition den Artikel komplett, egal was sonst in den Stammdaten steht.
Wichtig ist außerdem die Wiederbeschaffungszeit. Sie gibt an, wie viele Tage es üblicherweise dauert, bis der Artikel beschafft ist. Am Artikel pflegst Du sie im Feld Beschaffung in Tagen, zusätzlich gibt es eine Wiederbeschaffungszeit beim Artikel-Lieferanten. Der Wert am Artikel sollte nicht kleiner sein als der des Lieferanten, sonst rechnet die Disposition mit Terminen, die der Lieferant gar nicht halten kann. Die Stehleuchte (Artikel 00200050) steht im Demomandanten auf 30 Tagen, das wird in den Rechenbeispielen weiter unten noch eine Rolle spielen.
Die Stellschrauben im Bereich Disposition
Im Artikelstamm legst Du im Register Eigenschaften und Lager im Bereich Disposition fest, wie die Sage 100 den Bedarf ermittelt. Vier Werte sind entscheidend:
Die Dispositionsmethode bestimmt die Rechenlogik, also welche Werte überhaupt in die Berechnung einfließen. Die wichtigsten Varianten im Überblick:
Keine Disposition
Der Artikel wird bei Bestellvorschlägen komplett übergangen, unabhängig davon, was in den übrigen Feldern steht.
Disposition über Lagerbestand
Füllt das Lager bis zum Meldebestand auf. Geplante Zugänge aus offenen Bestellungen und bereits vorhandene Dispositionsstapel werden angerechnet.
Disposition über Auftragsmenge und Lagerbestand
Rechnet wie Methode 10 und plant zusätzlich die offenen Aufträge innerhalb des Dispositionszeitraums als Bedarf ein.
Feste Bestellmenge und Bestellmonate
Arbeitet mit festen Vorgaben statt errechnetem Bedarf: Methode 30 nutzt die im Artikel hinterlegte Bestellmenge, Methode 31 die Bestellmonate.
In der Praxis sind die Methoden 10 und 11 die verbreitetsten. Auch die Rechenbeispiele weiter unten arbeiten mit diesen beiden.
Der Meldebestand ist der Lagerbestand, den die Methoden 10 und 11 anstreben. Im Demomandanten hat die Stehleuchte (Artikel 00200050) zum Beispiel einen Meldebestand von 50 Stück, das Gehäuse (Artikel 02091528) einen von 40 Stück.
Mit dem Dispofaktor schlägst Du auf das errechnete Ergebnis pauschal etwas auf oder ziehst etwas ab. Der Monitor mit Seriennummer (Artikel 10200002) steht im Demomandanten auf Faktor 1,1: Die errechnete Menge wird um 10 Prozent erhöht und auf ganze Stück aufgerundet. Das ist praktisch für Artikel mit Ausschuss oder schwankendem Bedarf.
Eine Falle, die regelmäßig zuschlägt: Der Meldebestand wird über alle Lagerorte des Artikels summiert. Liegt die geforderte Menge insgesamt auf Lager, verteilt über mehrere Lagerorte, erfolgt keine Disposition, auch wenn das Hauptlager leer ist. Wenn einzelne Lagerorte nicht mitzählen sollen, musst Du sie ausdrücklich von der Disposition ausschließen.
Bestellvorschläge erstellen
Die eigentliche Arbeit passiert im Hauptmenü unter Einkauf beim Menüpunkt Bestelldisposition. Dort gibt es zwei Wege: Über Bestellvorschläge erstellen rechnet das Programm selbst und legt die Vorschläge in einem Stapel ab. Über Bestelldisposition bearbeiten prüfst und änderst Du diese Vorschläge oder erfasst manuell eigene. Aus demselben Menü heraus machst Du anschließend aus dem Stapel Preisanfragen oder Bestellungen.
Beim Erstellen legst Du eine frei wählbare Stapelkennung fest und kannst die Auswahl auf Artikel, Artikelgruppen, Hauptlieferanten oder ein Projekt eingrenzen. Als Dispositionstermin schlägt das Programm das Tagesdatum vor. Mit Disposition bis bestimmst Du den Betrachtungszeitraum, aus dem Aufträge und Bestellungen einfließen. Und hier steckt die erste Feinheit: Zu diesem Zeitraum addiert die Sage 100 noch die Wiederbeschaffungszeit des Artikels und die Tage aus Artikellieferung x Tage vor Bedarf. Der tatsächlich betrachtete Horizont ist also länger, als das Datum im Feld vermuten lässt. Die Rechenbeispiele weiter unten zeigen, welchen Unterschied das macht.
Bei den Positionen entscheidest Du, wie Bedarfe gebündelt werden: Für den Stapel zusammenfassen bündelt gleiche Artikel über alle Bedarfstermine hinweg. Wochenweise zusammenfassen legt je Bedarfswoche eine Position an, derselbe Artikel kann also mehrfach im Stapel stehen. Nicht zusammenfassen zeigt jeden Tagesbedarf einzeln. Letzteres funktioniert nicht, wenn in den Mandantengrundlagen der Liefertermin als Kalenderwoche ausgewiesen wird.
Drei weitere Optionen lohnen einen Blick: Mit Wiederbeschaffungszeit des Lieferanten berücksichtigen wird der Bestelltermin vom Bedarf aus zurückgerechnet. Braucht Ihr einen Artikel am 16.03. und der Lieferant hat 5 Tage Wiederbeschaffungszeit, legt die Disposition den Termin auf den 11.03. Mit Zugänge nach Auftragsliefertermin berücksichtigen zählen auch Bestellungen mit, deren Liefertermin nach dem Bedarfstermin liegt. Und Preisgünstigsten Lieferanten ermitteln vergleicht alle Lieferanten des Artikels: Zuerst zählt, wer zum Termin liefern kann, danach entscheiden Preis und Rabatt innerhalb einer von Dir festgelegten Toleranz.
Rechenbeispiele mit Methode 10: Lager auffüllen
Methode 10 ist die einfachste Logik: Das Lager wird bis zum Meldebestand aufgefüllt. Als Beispielartikel dient das Gehäuse (Artikel 02091528) aus dem Demomandanten mit Meldebestand 40, Dispofaktor 1,0 und Wiederbeschaffungszeit 0 Tage.
Beispiel 1: Nur der Lagerbestand zählt 28 Stück
Die Rechnung ist schlicht Meldebestand minus Lagerbestand. Der Betrachtungszeitraum spielt keine Rolle, weil nur das Lager aufgefüllt wird und nichts anderes vorliegt.
Beispiel 2: Ein vorhandener Dispositionsstapel wird angerechnet 18 Stück
Die Disposition erkennt die bereits vorgeschlagenen 10 Stück aus dem anderen Stapel und schlägt nur die Differenz vor. Es wird also nichts doppelt disponiert.
Beispiel 3: Bestellungen zählen nur im Betrachtungszeitraum 13 Stück
Der Liefertermin der Bestellung liegt im Betrachtungszeitraum, also werden die 15 Stück als kommender Zugang angerechnet. Läge der Liefertermin dagegen erst am 10.02., also außerhalb des Zeitraums, würde die Bestellung ignoriert und der Vorschlag wieder 28 Stück betragen. Da das Gehäuse eine Wiederbeschaffungszeit von 0 Tagen hat, verlängert sich der Zeitraum hier auch nicht.
Zwischenschritt: Was macht der Dispofaktor?
Der Monitor mit Seriennummer (Artikel 10200002) steht im Demomandanten auf Dispofaktor 1,1 bei Meldebestand 10. Liegen noch 3 Stück auf Lager, ergibt die Basisrechnung 7 Stück. Multipliziert mit 1,1 sind das 7,7, aufgerundet lautet der Vorschlag 8 Stück.
Rechenbeispiele mit Methode 11: Aufträge kommen dazu
Methode 11 erweitert die Rechnung um offene Aufträge im Betrachtungszeitraum. Beispielartikel ist die Stehleuchte (Artikel 00200050) aus dem Demomandanten mit Meldebestand 50, Dispofaktor 1,0 und Wiederbeschaffungszeit 30 Tagen. Der Dispositionstermin ist in allen Beispielen der 15.01., das Feld Disposition bis steht auf dem 20.01.
Durch die Wiederbeschaffungszeit von 30 Tagen betrachtet die Disposition tatsächlich alles bis zum 19.02., denn zum eingegebenen Datum kommt die Wiederbeschaffungszeit des Artikels hinzu.
Beispiel 1: Ohne Aufträge wie Methode 10 30 Stück
Ohne Auftragsbestand verhält sich Methode 11 wie Methode 10 und füllt das Lager auf den Meldebestand auf.
Beispiel 2: Ein Auftrag im verlängerten Zeitraum 42 Stück
Der Liefertermin 10.02. liegt zwar nach dem eingegebenen Disposition-bis-Datum 20.01., aber innerhalb des durch die Wiederbeschaffungszeit verlängerten Zeitraums bis 19.02. Also rechnet die Disposition 30 Stück für das Lager plus 12 Stück für den Auftrag.
Beispiel 3: Ein Auftrag außerhalb des Zeitraums 30 Stück
Der 25.02. liegt hinter dem 19.02., der Auftrag fällt aus der Betrachtung heraus. Wer sich schon einmal gewundert hat, warum ein bekannter Bedarf nicht im Vorschlag auftaucht, findet die Erklärung fast immer in dieser Zeitraumlogik.
Beispiel 4: Auftrag und Bestellung gleichzeitig 17 Stück
Jetzt kommt alles zusammen: 30 Stück, um das Lager aufzufüllen, plus 12 Stück für den Auftrag, minus 25 Stück, die ohnehin als Wareneingang geplant sind.
So kommst Du zu brauchbaren Vorschlägen
- Stammdaten zuerst. Meldebestand, Dispositionsmethode und Wiederbeschaffungszeiten sind die Grundlage. Ein veralteter Meldebestand produziert zuverlässig falsche Vorschläge.
- Klein anfangen. Starte mit einer überschaubaren Artikelgruppe und vergleiche die Vorschläge einige Wochen lang mit dem, was Dein Einkauf ohnehin bestellt hätte.
- Zeitraumlogik verinnerlichen. Disposition bis plus Wiederbeschaffungszeit ergibt den echten Horizont. Wer das weiß, kann jeden Vorschlag nachrechnen.
- Vorschläge bleiben Vorschläge. Über Bestelldisposition bearbeiten behältst Du das letzte Wort, bevor aus dem Stapel Bestellungen werden.
Fazit
Die Bestellvorschläge der Sage 100 sind kein Hexenwerk, sondern eine nachvollziehbare Rechnung aus Meldebestand, Lagerbestand, Aufträgen, Bestellungen und dem Betrachtungszeitraum. Wer die Dispositionsmethoden und die Zeitraumlogik einmal an ein paar Artikeln durchgespielt hat, kann jeden Vorschlag erklären und dem Programm die Routinearbeit im Einkauf überlassen.
Du möchtest die Bestelldisposition bei Euch einführen oder Eure Stammdaten dafür fit machen? Dann lass uns darüber sprechen.