Buchungsübergabe mit Erlöscodes in Sage 100: Umsätze sauber aufsplitten

Deine Warenwirtschaft schreibt Rechnungen, das Rechnungswesen verbucht sie. Klingt einfach, und in Sage 100 läuft diese Übergabe auch zuverlässig. Die spannende Frage ist nur: Auf welchen Konten landen die Erlöse am Ende? In vielen Mandanten fließt alles auf ein oder zwei Sammelkonten. Der Umsatz stimmt, aber sobald jemand wissen will, wie viel davon aus Eigenprodukten, Handelsware oder Dienstleistung stammt, fängt die Sucherei an. Genau dafür gibt es in Sage 100 die Erlöscodes. Sie steuern, auf welches Sachkonto eine Position bei der Übergabe gebucht wird, vollautomatisch und ohne dass jemand in der Buchhaltung etwas nachsortieren muss.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, warum sich differenzierte Erlöskonten betriebswirtschaftlich lohnen und wie Du die Buchungsübergabe mit Erlöscodes Schritt für Schritt einrichtest. Die Logik gilt im Verkauf wie im Einkauf gleichermaßen, wir bleiben in den Beispielen beim Verkauf.

Warum überhaupt differenzieren?

Ein einziges Erlöskonto ist schnell eingerichtet und trotzdem teuer erkauft. Die meisten Unternehmen verdienen ihr Geld in unterschiedlichen Bereichen: Ein Teil aus dem Verkauf eigener Produkte, ein Teil aus Handelsware, vielleicht noch ein Stück aus Wartung oder Service. Solange all das auf demselben Konto liegt, siehst Du in der BWA nur eine einzige Umsatzzeile. Ob ein Rückgang aus dem Kerngeschäft kommt oder nur eine Sparte schwächelt, lässt sich daraus nicht ablesen.

Trennst Du die Erlöse dagegen auf eigene Konten, bekommst Du diese Information geschenkt. Deine BWA zeigt dann pro Bereich, wie viel zum Umsatz beigetragen wird. Buchst Du zusätzlich die zugehörigen Wareneinsätze auf getrennte Aufwandskonten, entsteht eine Art Deckungsbeitragsrechnung im Kleinen, ganz ohne separates Controllingwerkzeug. Standardkontenrahmen wie der SKR04 sind genau dafür gemacht und halten reichlich Platz für differenzierte Erlöskonten bereit.

Typische Schnitte, nach denen Unternehmen ihre Erlöse aufteilen:

• nach Produktgruppen oder Sparten, etwa Eigenprodukte, Handelsware, Dienstleistung
• nach Vertriebskanälen, zum Beispiel Ladengeschäft, Onlineshop, Außendienst
• nach Kundengruppen oder Regionen, etwa Inland, EU, Drittland
• nach steuerlicher Behandlung, also unterschiedliche Steuersätze oder steuerfreie Umsätze sauber getrennt

Gerade der letzte Punkt ist mehr als Komfort. Wenn unterschiedliche Steuersachverhalte von vornherein auf eigenen Konten landen, wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung nachvollziehbarer und in der Betriebsprüfung leichter zu erklären.

Wie der Erlöscode in die Kontonummer wandert

Das Prinzip ist clever: Der Erlöscode ist kein zusätzliches Feld, das irgendwo separat mitläuft. Er wird bei der Übergabe direkt zum Bestandteil der Kontonummer im Rechnungswesen. Du definierst ein Basiskonto und legst fest, an welcher Stelle dieser Kontonummer der Code eingesetzt wird. Aus einem Basiskonto und einem Code entsteht so das konkrete Erlöskonto, auf das die Position gebucht wird.

Ein einfaches Beispiel: Du nutzt im SKR04 die 4400 als Erlöse zu 19 Prozent und reservierst eine zweistellige Position für den Code. Erlöscode 10 für Eigenprodukte und 20 für Handelsware führen dann auf getrennte Konten im 44er-Bereich. Jede Position trägt ihren Code mit, und bei der Übergabe sortiert Sage 100 die Buchung automatisch auf das richtige Konto.

Schritt 1: Erlöscodes anlegen

Die Codes legst Du in den Grundlagen der Warenwirtschaft im Bereich Faktura an. Du vergibst je Code einen numerischen Schlüssel und eine Bezeichnung. Der Schlüssel muss eine Zahl sein und darf 9999 nicht überschreiten.

Im selben Bereich der Grundlagen findest Du übrigens auch die übrigen Codes für die Übergabe, etwa Wareneingangscodes für den Einkauf. Die Mechanik dahinter ist dieselbe, nur dass es dort um Aufwands-, Wareneinsatz- oder Warenbestandskonten geht.

Schritt 2: Codes den Stammdaten zuordnen

Einen angelegten Erlöscode kannst Du an zwei Stellen hinterlegen, beim Kunden und beim Artikel. Beide Einträge werden im Verkaufsbeleg vorgeschlagen und lassen sich dort bei Bedarf noch anpassen.

Im Kundenstamm

Die Zuordnung beim Kunden nimmst Du im Bereich Verkauf und Lieferung vor. Sie eignet sich, wenn Du Umsätze pro Kundengruppe oder Region trennen willst.

Im Artikelstamm

Beim Artikel sitzt der Erlöscode im Bereich Faktura. Das ist der richtige Hebel, wenn Du nach Produktgruppen oder Sortimenten differenzierst.

Im Verkaufsbeleg

Im Belegkopf schlägt Sage 100 den Erlöscode des Kunden vor. Dieser Wert gilt für den aktuellen Beleg und alle daraus aufgebauten Folgebelege, wird aber nicht in die Stammdaten zurückgeschrieben. Aus dem Belegkopf wandert der Code automatisch in die Artikelpositionen, und zwar unabhängig davon, was beim Artikel selbst hinterlegt ist. Änderst Du den Code im Kopf nachträglich, fragt das Programm, ob die Änderung auch für die bereits erfassten Positionen gelten soll.

Schritt 3: Mandantengrundlagen im Rechnungswesen prüfen

Wechsel jetzt ins Rechnungswesen, in den Bereich Schnittstelle Warenwirtschaft der Mandanten-Grundlagen. Hier entscheidest Du, ob fehlende Sachkonten bei der Übergabe automatisch angelegt werden sollen.

Steht die Einstellung auf Ja und es gibt zu einem genutzten Erlöscode noch kein passendes Konto, legt Sage 100 dieses bei der Übergabe selbst an. Als Vorlage dient das beim Steuercode hinterlegte Vorlagenkonto. Das ist bequem, hat aber eine Kehrseite: Ein einmal bebuchtes Konto lässt sich nicht mehr löschen.

Schritt 4: Position des Codes in den Festkonten festlegen

Jetzt kommt das Herzstück. Damit der Code tatsächlich in die Kontonummer eingesetzt wird, passt Du im Rechnungswesen die Festkonten für die Umsatzsteuer an. Für jeden Steuercode kannst Du getrennt hinterlegen, an welcher Stelle der Kontonummer der Erlöscode steht. Du wählst die entsprechende Zeile und legst die Position über den Button Code fest.

Sage 100 zeigt Dir dabei anhand der hinterlegten Ausgangskontonummer die möglichen Stellen an. Frei wählbare Positionen werden mit einem x markiert. Du bestimmst also genau, wo der Code sitzt:

Basiskonto:        44xx0
Erlöscode 10  →    44100   (Eigenprodukte)
Erlöscode 20  →    44200   (Handelsware)

Aus unserer Projektpraxis haben sich ein paar Faustregeln bewährt:

• Kläre vorab die Anzahl der Stellen und plane künftige Anforderungen gleich mit ein. Ein zu eng gewählter Rahmen rächt sich später.
• Wähle als Basiskonto eines, das die Erlöscodes auch wirklich aufnehmen kann, ohne dass Du dabei in einen fremden Kontenbereich rutschst.
• Erweitere bei Bedarf Deinen Sachkontenrahmen, damit eine saubere Trennung möglich ist und die Konten sprechend bleiben.
• Hast Du einen zweistelligen Bereich reserviert, aber nur einen einstelligen Code vergeben, füllt Sage 100 linksbündig mit einer Null auf. Aus der 1 wird dann 01.

Schritt 5: Buchungen übergeben

Die eigentliche Übergabe läuft wie gewohnt, entweder über den Übergabelauf oder sofort beim Speichern eines Rechnungsbelegs. Beide Wege beherrschen die Übergabe mit Erlöscodes ohne Einschränkung. Wenn Du die Grundlagen sauber eingerichtet hast, musst Du im laufenden Betrieb gar nichts mehr tun. Die Codes hängen an den Belegen, und die Aufteilung auf die Konten passiert im Hintergrund.

Typische Stolpersteine

Aus unseren Sage 100 Projekten kennen wir ein paar Fehlerbilder, die immer wieder auftauchen:

• Der Stellenrahmen für den Code wird zu knapp geplant. Kommt später eine Sparte hinzu, passt sie nicht mehr in das Schema, und es entsteht Flickwerk.
• Die automatische Kontenanlage steht auf Ja, ohne dass es jemand weiß. Über die Zeit füllt sich der Kontenrahmen mit Konten, die niemand bewusst angelegt hat.
• Codes werden nur beim Artikel gepflegt, der Belegkopf überschreibt sie aber. Wer das Zusammenspiel von Kopf und Position nicht kennt, wundert sich über die Buchungen.
• Erlöskonten und Steuercodes passen nicht zusammen. Achte darauf, dass das Basiskonto je Steuercode zum tatsächlichen Steuersatz der Position passt.

Fazit

Erlöscodes sind in Sage 100 ein kleiner Eingriff mit großer Wirkung. Einmal durchdacht eingerichtet, sortieren sie Deine Umsätze bei jeder Buchungsübergabe automatisch auf die richtigen Konten. Das Ergebnis ist eine BWA, die Dir wirklich etwas sagt, eine nachvollziehbare Umsatzsteuer und eine Buchhaltung, die nichts mehr von Hand nachsortieren muss. Der Aufwand liegt fast vollständig in der Planung: Welche Sparten willst Du sehen, wie viele Stellen brauchst Du, welcher Kontenrahmen trägt das Schema?

Du willst Deine Erlöse endlich differenziert auswerten oder bist Dir bei der Stellenlogik im Kontenrahmen unsicher? Dann lass uns gemeinsam einen Blick auf Deinen Mandanten werfen.