Die E-Rechnung sorgt im Mittelstand für viele Fragen und ein bisschen Unruhe. Muss ich jetzt alles umstellen? Reicht mein PDF nicht mehr? Ab wann gilt was? Die gute Nachricht: Wenn Du Sage 100 einsetzt, bist Du technisch gut aufgestellt. Wichtig ist vor allem, die Fristen zu kennen und früh genug zu handeln statt kurz vor Toresschluss. Dieser Beitrag bringt Ordnung in das Thema.

Kurz vorab: Dieser Beitrag ist eine fachliche Orientierung, keine Steuerberatung. Die Einordnung Deines konkreten Falls (etwa Umsatzgrenzen oder Ausnahmen) gehört mit Deiner Steuerberatung abgestimmt. Die genannten Regelungen folgen den offiziellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen (Stand 2026).

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Das ist der wichtigste Punkt, an dem die meisten Missverständnisse hängen. Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, das Du per Mail verschickst. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass sie sich automatisch weiterverarbeiten lässt.

Ein klassisches PDF gilt damit umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Zwei Formate erfüllen sie und sind in Deutschland gebräuchlich:

XRechnung: eine reine XML-Datei. Maschinenlesbar, für das Auge ohne Hilfsmittel sperrig. Sie ist im Behördenumfeld (B2G) verbreitet.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein Hybrid. Eine sichtbare PDF, in die die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten im Hintergrund.

Hinweis am Rande: Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen an eine vollwertige E-Rechnung nicht. Welches Profil das richtige ist, klären wir bei der Einrichtung mit Dir.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen Empfangen und Versenden.

Empfangen: Gilt bereits seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern bereits Pflicht. Die Hürde ist niedrig: Für den Empfang genügt im Zweifel schon ein E-Mail-Postfach. Spannender ist die Frage, was danach mit der Rechnung passiert, dazu unten mehr.

Versenden: Kommt gestaffelt 2027 und 2028

Beim Versand gibt es Übergangsfristen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten:

Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (zum Beispiel PDF oder Papier) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen im B2B grundsätzlich E-Rechnungen versenden. Maßgeblich ist der Umsatz aus 2026.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Rechnungen, unabhängig vom Umsatz.

Die wichtigste Zahl ist die 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Liegst Du 2026 darüber, musst Du ab 2027 versenden können. Liegst Du darunter, hast Du bis Ende 2027 Zeit. Empfangen können musst Du aber in beiden Fällen schon heute.

Für wen gilt es, und welche Ausnahmen gibt es?

Die Pflicht betrifft den inländischen B2B-Bereich, also Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Mehrere Fälle sind ausgenommen und brauchen keine E-Rechnung:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Rechnungen von Kleinunternehmern (diese müssen E-Rechnungen aber empfangen können)
Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
Fahrausweise
bestimmte steuerfreie Umsätze nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG

Ein Sonderfall mit Vorlauf ist der öffentliche Sektor. Wer an Behörden fakturiert (B2G), kennt die XRechnung oft schon länger. Wenn Du also bereits an öffentliche Auftraggeber lieferst, ist ein Teil der Arbeit vermutlich schon getan.

Was heißt das konkret für Dich, jetzt?

Auch wenn Dein Versand-Stichtag erst 2027 oder 2028 kommt, gibt es zwei Dinge, die Du nicht aufschieben solltest.

Erstens den Empfang sauber regeln. Empfangen können reicht technisch mit einem Postfach, aber eine E-Rechnung, die im Mailpostfach versandet, hilft niemandem. Sinnvoll ist ein Prozess, der die strukturierten Daten direkt in die Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernimmt und revisionssicher ablegt.

Zweitens den Versand frühzeitig vorbereiten. Wer wartet, bis die Frist drückt, macht sich unnötigen Stress. Die Umstellung ist gut planbar, wenn man sie rechtzeitig angeht: Format festlegen, Stammdaten prüfen, Testrechnungen mit wichtigen Kunden austauschen.

E-Rechnung in Sage 100

Hier kommt die Entlastung: Sage 100 bringt die E-Rechnung bereits mit. In den aktuellen Versionen (integriert seit Version 9.0.8) deckt Sage 100 den gesamten Weg ab, vom Erstellen über den Versand und Empfang bis zur Archivierung, und zwar in beiden Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

ZUGFeRD: Sage 100 erzeugt die gewohnte PDF und bettet die XML-Daten darin ein. Du hast also weiterhin einen lesbaren Beleg.
XRechnung: Sage 100 erstellt die XML-Datei, zur besseren Lesbarkeit lässt sich zusätzlich eine PDF-Sichtkopie ausgeben.
Empfang: Eingehende E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich einlesen und weiterverarbeiten.

Damit das im Alltag rundläuft, lohnt sich ein Blick auf ein paar Details: Läuft Deine Sage 100 auf einer aktuellen Version? Sind die nötigen Stammdaten gepflegt, etwa Käuferreferenz oder bei Behörden die Leitweg-ID? Über welchen Weg sollen die Rechnungen raus und rein? Genau bei diesen Punkten unterstützen wir Dich als Sage-Partner, von der Version bis zum eingespielten Prozess.

Aufbewahrung nicht vergessen

Mit dem Format ändert sich auch die Archivierung. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Es genügt also nicht, nur einen Ausdruck oder eine PDF-Sichtkopie abzulegen. Die XML-Daten müssen erhalten und unverändert bleiben. Ein revisionssicheres Archiv, zum Beispiel über DocuWare in Verbindung mit Sage 100, löst das sauber.

Typische Stolperfallen

PDF mit E-Rechnung verwechseln. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Das fällt spätestens auf, wenn der Empfänger die Daten erwartet.
Den Empfang unterschätzen. Empfangen können ist seit 2025 Pflicht. Wer eingehende E-Rechnungen nur im Postfach sammelt, verschenkt den eigentlichen Vorteil und riskiert Lücken in der Ablage.
Zu spät anfangen. Die Umstellung ist kein Hexenwerk, aber unter Zeitdruck wird aus einer Routine schnell ein Risiko.
Archivierung halbherzig lösen. Nur die PDF aufzubewahren reicht nicht, der strukturierte Teil muss im Original erhalten bleiben.

Fazit

Die E-Rechnung ist weniger dramatisch, als sie zunächst klingt, aber sie kommt verbindlich. Empfangen musst Du schon heute können, beim Versand entscheidet Deine Umsatzgröße über den Stichtag 2027 oder 2028. Wer Sage 100 nutzt, hat das Werkzeug bereits im Haus, XRechnung und ZUGFeRD sind integriert. Der Schlüssel ist, die Umstellung jetzt geordnet anzugehen statt später unter Druck.

Du willst wissen, ob Deine Sage 100 bereit ist und wie der Empfangs- und Versandprozess bei Dir konkret aussehen sollte? Dann lass uns das gemeinsam durchgehen.

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E-Rechnung in Sage 100: Was bis 2027 und 2028 auf den Mittelstand zukommt