Ein Messebesucher nimmt ein Ersatzteil mit und zahlt bar. Ein Privatkunde bestellt einmal über die Website und meldet sich nie wieder. Der Hausmeisterservice stellt eine einzige Rechnung für die Reparatur des Rolltors. In jedem dieser Fälle steht die Frage im Raum, ob dafür wirklich ein vollständiger Kunde oder Lieferant im Stamm angelegt werden soll. Mit Kontokorrent, Zahlungskondition, Kreditlimit, Vertreter und all den Feldern, die für einen Geschäftspartner gedacht sind, mit dem man länger zu tun hat.
Die Sage 100 hat für genau diese Situation die Sonderfunktion Einmalvorgänge. Ein einziger Stammsatz dient als Sammelkunde, die eigentliche Anschrift wird erst im Beleg erfasst. In der Praxis nutzen das erstaunlich wenige Anwender, und wenn, dann oft ohne zu wissen, was hinten im Rechnungswesen und in den Auswertungen daraus wird. Dieser Beitrag zeigt Dir die Einrichtung, den Weg des Belegs bis zum Offenen Posten und vor allem die Frage, die vor der Entscheidung stehen sollte: Für welche Fälle lohnt sich das Modell, und was gibst Du dafür auf?
Was ein Einmalkunde technisch ist
Ein Einmalkunde ist ein ganz normaler Kunde im Kundenstamm, bei dem im Feld Vorlage der Wert Für Einmalvorgänge steht. Die Onlinehilfe spricht von der Sonderfunktion Einmalvorgänge, in den Masken heißt das Feld schlicht Vorlage. Er hat eine Kundennummer, einen Matchcode und ein Kontokorrent, aber bewusst keine Anschrift. Straße, Postleitzahl und Ort bleiben leer, weil sie bei jedem Beleg anders lauten und nichts vorbelegen sollen. Was Du hinterlegen kannst und solltest, sind die Vorgaben, die im Beleg als Vorschlag dienen: Steuergebiet, Preisliste, Zahlungskondition, Vertreter, Erlöscode.
Für Einmallieferanten gilt dasselbe im Lieferantenstamm. Das Feld Vorlage sitzt an derselben Stelle, der Ablauf im Einkauf ist spiegelbildlich. Im Folgenden beschreibe ich die Kundenseite, der Rest überträgt sich.
Das Gegenstück im selben Feld ist der Wert Für die Anlage neuer Kunden. Ein so markierter Kunde ist ein Musterkunde, dessen Bedingungen bei der Neuanlage eines echten Kunden übernommen werden. Sie erzeugt also weitere Stammsätze und ist jederzeit änderbar. Der Einmalkunde macht das Gegenteil: Er vermeidet neue Stammsätze und ist nach dem ersten Beleg nicht mehr umstellbar. Beides in einem Datensatz zu kombinieren geht nicht, das Feld kennt genau einen Wert.
Wann Einmalvorgänge sinnvoll sind und wann nicht
Die Entscheidung hängt weniger von der Sage-Technik ab als von Deinem Geschäft. Die Leitfrage lautet: Wirst Du zu diesem Geschäftspartner jemals eine Auskunft brauchen, die über den einzelnen Beleg hinausgeht? Wenn die Antwort nein ist, ist der Einmalkunde richtig.
| Geeignet für Einmalvorgänge | Besser als eigener Stammsatz |
|---|---|
| Laufkundschaft und Barverkauf, etwa am Werksverkauf, auf Messen oder im Ladenlokal | Jeder Kunde, der ein zweites Mal kauft oder bei dem Du das erwartest |
| Privatkunden, die einmalig über einen Shop oder ein Portal bestellen und keine Kundenbeziehung wollen | Kunden mit Preisliste, Rabattstaffel, Rahmenvertrag oder Kreditlimit |
| Gutschriften und Rückerstattungen an Personen, die sonst nie im System auftauchen | Kunden, deren Umsatz einem Vertreter zugerechnet oder provisioniert werden soll |
| Einmalige Fremdleistungen im Einkauf, zum Beispiel ein Handwerker, ein Caterer oder eine Auslagenerstattung an einen Mitarbeiter | Lieferanten mit Bestellvorschlag, Wiederbeschaffungszeit oder Rahmenabruf |
| Testmandanten und Schulungen, in denen niemand echte Stammdaten pflegen soll | Geschäftspartner im EU-Ausland, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sauber am Stamm hängen muss |
Die letzte Zeile verdient ein Wort mehr. Innergemeinschaftliche Lieferungen brauchen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers, und die Zusammenfassende Meldung wird je Nummer aufgebaut. Das lässt sich technisch auch über einen Einmalkunden abbilden, weil die Nummer im Beleg erfasst werden kann. Ich würde es trotzdem nicht empfehlen. Sobald eine Prüfung nachvollziehen will, an wen steuerfrei geliefert wurde, ist ein eigener Stammsatz mit geprüfter Nummer der deutlich stabilere Nachweis. Ähnlich sieht es bei Kunden aus, die per E-Rechnung beliefert werden wollen: Leitweg-ID, Bestellnummernpflicht und Zustellweg gehören an einen echten Kunden.
Faustregel aus Projekten: Ein Einmalkunde ist eine Aussage über die Zukunft, nicht über die Vergangenheit. Wer zum zweiten Mal bestellt, bekommt einen Stammsatz. Wer das konsequent macht, hat einen Kundenstamm, der nur Beziehungen enthält, und einen Einmalkunden, der wirklich nur Einmaliges sammelt.
Einmalkunde anlegen
Der Stammsatz entsteht wie jeder andere Kunde unter Stammdaten und Kunden. Vergib eine Nummer, die man sofort erkennt, zum Beispiel am Ende des Nummernkreises, und einen sprechenden Matchcode. Im Demomandanten ist das der Kunde D400000 mit dem Matchcode Diverse. Die Anschriftsfelder bleiben leer. In den Bedingungen stellst Du dann das Feld Vorlage auf Für Einmalvorgänge.
Zwei Dinge solltest Du dabei wissen. Erstens lässt sich das Feld Vorlage nur setzen und ändern, solange der Kunde noch nirgends verwendet wurde, weder in einem Beleg der Warenwirtschaft noch in einer Buchung des Rechnungswesens. Ein bestehender Kunde mit Historie kann also nicht nachträglich zum Einmalkunden werden. Zweitens braucht der Einmalkunde ein Kontokorrent, also eine Debitorennummer. Darauf landen später alle Buchungen, egal an wen die Rechnung ging.
Aus dem zweiten Punkt folgt eine Empfehlung: Lege nicht einen, sondern mehrere Einmalkunden an, wenn sich Deine Einmalgeschäfte in Gruppen mit unterschiedlichen Vorgaben teilen. Typisch sind ein Einmalkunde für Inland, einer für EU-Ausland und einer für Drittland, weil sich das Steuergebiet unterscheidet. Manche Unternehmen trennen zusätzlich Barverkauf und Rechnungskauf, weil der Barverkauf eine andere Zahlungskondition und ein anderes Erlöskonto bekommt. Jeder dieser Einmalkunden ist später ein eigenes Sammelkonto in der Buchhaltung und eine eigene Zeile in der Statistik, und genau das macht die Auswertung hinterher erträglicher.
Verkaufsbeleg an einen Einmalkunden erfassen
In der Belegerfassung wählst Du als Empfänger den Einmalkunden. Die Sage 100 füllt daraufhin die Vorgaben aus dem Stammsatz, Steuergebiet, Preisliste, Vertreter und Zahlungskondition. Die Anschriftsfelder sind leer und warten auf die Daten des tatsächlichen Käufers. Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land trägst Du direkt im Beleg ein.
Wichtig für das Verständnis: Alles, was Du hier eingibst, gehört zum Beleg und nur zum Beleg. Der Stammsatz bleibt unverändert, auch wenn Du das Steuergebiet oder die Preisliste im Beleg überschreibst. Beim nächsten Beleg an den Einmalkunden startest Du wieder mit den Vorgaben aus dem Stamm.
Tipp: Bei der Übergabe ins Rechnungswesen legt die Sage 100 für den Käufer eine Adresse im Adressenstamm an, dazu gleich mehr. Als Matchcode dieser Adresse verwendet sie standardmäßig den Matchcode des Einmalkunden. Das Ergebnis ist ein Adressenstamm voller Einträge, die alle Diverse heißen, und eine Offene-Posten-Liste, in der Du den Käufer nur über die Belegnummer findest.
Die Belegerfassung hat dafür das Feld Matchcode Einmalkunde, das im Standardlayout ausgeblendet ist. Über die Layoutanpassung ziehst Du es aus den ausgeblendeten Elementen in den Adressbereich, im Screenshot oben ist es bereits eingeblendet. Wer den Beleg erfasst, trägt dort den Namen des Käufers ein, und die Adresse im Rechnungswesen bekommt genau diesen Matchcode. Ein Muss ist das nicht, aber eine echte Vereinfachung für alle, die später mit den Offenen Posten arbeiten. Sprich mit dem Team ab, wie das Feld gefüllt wird, Firma und Ort oder Nachname und Vorname, immer in derselben Reihenfolge. Sonst steht dieselbe Person nach drei Käufen als drei unterschiedlich geschriebene Adressen im Stamm.
Was bei der Übergabe ins Rechnungswesen passiert
Solange der Beleg ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein ist, bleibt alles in der Warenwirtschaft. Interessant wird es mit der Rechnung, Sofortrechnung oder Direktrechnung, also mit jedem Beleg, der ins Rechnungswesen übergeben wird. Bei dieser Übergabe passieren drei Dinge gleichzeitig.
- Die Buchung landet auf dem Konto des Einmalkunden. Der Debitor des Sammelkunden bekommt den Umsatz, so wie bei jedem anderen Kunden auch. Sein Saldo ist die Summe aller offenen Einmalgeschäfte.
- Eine neue Adresse entsteht im Adressenstamm. Die im Beleg erfasste Anschrift wird als eigenständiger Datensatz unter Stammdaten und Adressen angelegt. Diese Adresse hat kein Kontokorrent und keine Belege in ihrer Sammelmappe. Sie ist eine reine Anschrift.
- Der Offene Posten wird an die Adresse gehängt. Der Offene Posten gehört buchhalterisch zum Konto des Einmalkunden, trägt aber den Verweis auf die neue Adresse. Über diese Adresse laufen Mahnwesen und Zahlungsverkehr, dort steht die Anschrift für den Mahnbrief und, wenn Du sie hinterlegst, die Bankverbindung für den Zahlungslauf.
Wer nachvollziehen will, welche Adresse zu welchem Einmalkunden gehört, findet die Verbindung im Adressenstamm über das Hamburgermenü unter Extras und Verwendungsnachweis. Dort zeigt die Sage 100 die Kundennummer, unter der die Adresse in Offenen Posten verwendet wird. Denselben Verwendungsnachweis kennst Du vielleicht schon von den abweichenden Lieferadressen, die auf dieselbe Weise als reine Anschriften gespeichert werden.
Sonderfall abweichender Rechnungsempfänger
Seit Version 9.0 verhält sich die Kombination aus Einmalkunde und abweichendem Rechnungsempfänger klar definiert. Geht eine Rechnung an einen echten Debitor, der als abweichenden Rechnungsempfänger einen Einmalkunden hat, wird bei der Übergabe die Adresse angelegt. Umgekehrt, also Beleg an den Einmalkunden mit einem bestehenden Debitor als abweichendem Rechnungsempfänger, wird kein Einmalvorgang erzeugt, sondern der bestehende Debitor gebucht. Das ist der Weg, wenn beispielsweise ein Händler für seinen Endkunden bestellt und selbst die Rechnung bekommt.
Deep Dive Wo die Sage 100 den Einmalkunden wirklich speichert
Für alle, die es genau wissen wollen: Die Sonderfunktion ist kein Merkmal des Kunden im Sinne der Adresse und auch kein Merkmal des Belegs. Sie hängt am Personenkonto. Ein Debitor wird in der Tabelle KHKKontokorrent über die Spalte KtoTyp als Konto für Einmalvorgänge markiert.
| KtoTyp | Bedeutung | Auswahl in der Maske |
|---|---|---|
| 0 | Standardkunde | Nein |
| 1 | Einmalkonto | Für Einmalvorgänge |
| 2 | Vorlage | Für die Anlage neuer Kunden |
Dazu muss KtoArt auf D stehen, es geht also um einen Debitor. Im Demomandanten ist das Konto D400000 mit dem Matchcode Diverse so markiert. Für Einmallieferanten gilt dasselbe mit KtoArt gleich K.
Die Engine liest genau dieses Feld. Ein Konto gilt als Einmalkonto, wenn KtoTyp den Wert 1 hat, im Quelltext der Engine ist die Eigenschaft als Personenkonto beschrieben, auf dem Einmalvorgänge gebucht werden. In der Maske erreichst Du die Spalte im Kundenstamm über das Register Kunde, Gruppe Bedingungen, unter dem Feldtitel Vorlage. Die Auswahlliste bietet die drei Werte aus der Tabelle. Sobald auf dem Konto einmal gebucht wurde, schaltet die Maske das Feld schreibgeschützt, deshalb lässt sich die Sonderfunktion nachträglich nicht mehr ändern.
In der Belegerfassung wird ein Auftraggeber mit KtoTyp gleich 1 von der Belegengine als Einmalkunde behandelt. Anschrift und Matchcode laufen dann belegbezogen. Am Verkaufsbelegkopf in KHKVKBelege stehen dafür zwei zusätzliche Felder: A0Einmalkunde als Kennzeichen und A0EinmalkundeAdrNr mit der Nummer der Adresse, die bei der Übergabe ins Rechnungswesen entsteht. Diese Adresse bekommt die Adresskategorie 11 für Einmalkunden, daran erkennst Du sie im Adressenstamm auch ohne Verwendungsnachweis.
Nicht verwechseln: Im Buchungsjournal gibt es ebenfalls eine Spalte KtoTyp. Dort bezeichnet sie die Kontoart der Buchungszeile, also Debitor, Kreditor oder Sachkonto, und hat mit dem Stammdatenkennzeichen aus KHKKontokorrent nichts zu tun.
Einmalkunden direkt in der Buchungserfassung
Der Einmalkunde funktioniert auch ohne Warenwirtschaft. Buchst Du im Rechnungswesen auf sein Konto, verlangt die Buchungserfassung zwingend eine Adresse zum Offenen Posten. Du kannst entweder eine neue Adresse anlegen oder eine bestehende aus dem Adressenstamm auswählen. Hier fragt die Sage 100 den Matchcode direkt ab, das Layoutthema aus der Warenwirtschaft stellt sich also nicht. Die Adresse ist anschließend im Detailbereich der Buchung und im Buchungsnachweis unter den Details des Offenen Postens sichtbar und dort auch änderbar.
Für Einmallieferanten ist das der häufigere Weg. Die Handwerkerrechnung wird nicht über eine Bestellung im Einkauf abgewickelt, sondern direkt gebucht. Denk daran, dass die Vorsteuer den Rechnungsaussteller braucht, und dass die Adresse zum Offenen Posten genau diese Angabe trägt. Für den Zahlungslauf hinterlegst Du die Bankverbindung an der Adresse, nicht am Sammelkonto.
Was Du an Auswertbarkeit verlierst
Jetzt zum Teil, den die Onlinehilfe nur mit einem Halbsatz erwähnt. Alle Statistiken der Sage 100 laufen über das Kontokorrent. Beim Einmalkunden ist das Kontokorrent der Sammelkunde, und der weiß nichts von den Menschen und Firmen dahinter. Konkret bedeutet das:
- Kundenstatistik und Umsatzauswertung. Der Umsatz erscheint als eine Zeile für den Einmalkunden. Eine Frage wie Was hat Firma Müller im letzten Jahr gekauft? beantwortet keine Standardauswertung, weil Firma Müller in der Statistik nicht existiert.
- Sammelmappe. Die Belege liegen in der Sammelmappe des Einmalkunden, nicht bei der Adresse. Wer im Adressenstamm die Adresse von Firma Müller öffnet, sieht dort keinen einzigen Beleg. Umgekehrt enthält die Sammelmappe des Einmalkunden nach zwei Jahren Betrieb tausende Belege an tausende Empfänger.
- Preis- und Belegehistorie. Die Funktionen, die beim Erfassen den letzten Preis oder die letzte Bestellung dieses Kunden anzeigen, beziehen sich auf den Sammelkunden. Der Vorschlag ist damit wertlos.
- Kreditlimit und Bonität. Ein Kreditlimit am Einmalkunden gilt für die Summe aller Einmalgeschäfte, nicht für den Einzelnen. Eine Kreditlimitprüfung ist damit praktisch abgeschaltet. Das ist auch der Grund, warum Einmalvorgänge fast immer Vorkasse, Barzahlung oder Kleinbeträge sind.
- Mahnhistorie. Mahnungen gehen zwar korrekt an die Adresse, die Mahnstufen und die Mahnhistorie hängen aber am Offenen Posten. Ob jemand schon beim letzten Kauf schlecht gezahlt hat, siehst Du nicht auf einen Blick.
- Saldenbestätigung und Kontoauszug. Ein Kontoauszug des Einmalkunden vermischt alle Käufer. Für eine Saldenbestätigung an einen einzelnen Käufer musst Du auf Ebene der Offenen Posten nach der Adresse filtern.
- Offene-Posten-Liste. In der Liste nach Kunden steht der Einmalkunde als Block, darin die einzelnen Posten mit der Kurzbezeichnung der Adresse als Matchcode. Das funktioniert, sofern das Feld Matchcode Einmalkunde gepflegt wurde. Ohne diese Pflege heißt jeder Posten gleich.
Dazu kommt ein Effekt, den man erst nach einer Weile bemerkt: Das Aufblähen verschwindet nicht, es verlagert sich. Jede Rechnung an einen Einmalkunden erzeugt eine Adresse im Adressenstamm. Statt tausend Debitoren hast Du nach einer Weile tausend Adressen ohne Kontokorrent, darunter Dubletten, wenn dieselbe Person mehrfach gekauft hat. Für die Buchhaltung ist das der geringere Ballast, weil diese Adressen keine Konten sind und in keiner Saldenliste auftauchen. Für ein Löschkonzept nach DSGVO ist es aber ein Posten, den Du im Blick behalten solltest, denn diese Adressen enthalten personenbezogene Daten und werden von niemandem gepflegt.
Wenn Du trotzdem wissen willst, wer gekauft hat
Die Anschrift des Käufers steht im Belegkopf, und Belege verschwinden nicht. Wer eine Auswertung nach Beleganschrift braucht, kommt mit einer Abfrage auf die Belegtabelle weiter. Welche Konten Einmalkunden sind, musst Du dabei nicht von Hand aufzählen, das Kennzeichen steht am Personenkonto in KHKKontokorrent, siehe Deep Dive weiter oben. Vereinfacht sieht das so aus:
SELECT b.A0Empfaenger, b.A0Name1, b.A0PLZ, b.A0Ort,
COUNT(*) AS Belege,
SUM(b.Nettobetrag) AS Nettoumsatz
FROM dbo.KHKVKBelege b
JOIN dbo.KHKKontokorrent k
ON k.Mandant = b.Mandant
AND k.Kto = b.A0Empfaenger
WHERE b.Mandant = 123
AND k.KtoArt = 'D'
AND k.KtoTyp = 1 -- Sonderfunktion Einmalvorgänge
AND b.Belegart IN ('Rechnung', 'Sofortrechnung')
AND b.Belegdatum >= '2026-01-01'
GROUP BY b.A0Empfaenger, b.A0Name1, b.A0PLZ, b.A0Ort
ORDER BY Nettoumsatz DESC;Das liefert eine Umsatzliste je Einmalkunde und Anschrift über alle Konten mit der Sonderfunktion. Wer lieber am Beleg filtert, nimmt statt des Joins das Kennzeichen A0Einmalkunde im Belegkopf. Das Ergebnis hat alle Schwächen, die eine Gruppierung nach freiem Text hat. Müller GmbH und Mueller GmbH sind zwei Zeilen. Auch Gutschriften und Stornos musst Du je nach Belegart getrennt behandeln. Als Kontrolle, ob sich hinter dem Einmalkunden längst Stammkunden verstecken, ist die Abfrage trotzdem Gold wert. Wer in dieser Liste mit drei oder mehr Belegen auftaucht, gehört in den Kundenstamm.
Aus der Einmaladresse einen Kunden machen
Der Wechsel ist einfacher als gedacht. Du öffnest die Adresse im Adressenstamm und legst im Register Kontokorrent eine Debitorennummer an. Ab diesem Moment ist die Adresse ein regulärer Kunde mit allen Bedingungen und einer eigenen Sammelmappe. Was nicht passiert: Die bisherigen Belege und Buchungen wandern nicht mit. Sie bleiben beim Einmalkunden und auf dessen Konto. Die Historie beginnt für den neuen Kunden also bei null, und die alten Rechnungen findest Du weiterhin nur über die Beleganschrift.
Das ist ein weiteres Argument für die Regel, beim zweiten Kauf umzustellen und nicht beim fünften. Je länger jemand als Einmalkunde geführt wird, desto mehr Historie liegt am Ende auf dem falschen Konto.
Fazit
Einmalkunden und Einmallieferanten sind ein sauberes Werkzeug gegen einen Kundenstamm, in dem die Hälfte der Einträge seit Jahren keinen Umsatz gemacht hat. Die Einrichtung dauert zehn Minuten, im Beleg ändert sich für die Erfassung wenig, und das Rechnungswesen kommt mit der Konstruktion gut zurecht, weil Mahnwesen und Zahlungsverkehr über die Adresse zum Offenen Posten laufen.
Der Preis ist die Auswertbarkeit. Alles, was die Sage 100 über einen Kunden weiß, weiß sie über das Kontokorrent, und beim Einmalkunden ist das Kontokorrent ein Sammelbecken. Wenn Du das Modell einführst, dann mit drei Entscheidungen im Gepäck: getrennte Einmalkunden für unterschiedliche Steuergebiete und Zahlungsarten, das Feld Matchcode Einmalkunde im Beleglayout und eine feste Regel, ab wann jemand einen eigenen Stammsatz bekommt.
Wenn Du Deinen Kundenstamm aufräumen willst oder unsicher bist, welche Kunden eigentlich Einmalgeschäfte sind, schauen wir gemeinsam in Deine Belegdaten. Die Abfrage oben ist ein guter Anfang.