E-Rechnung schnell prüfen: XRechnung und ZUGFeRD direkt im Browser kontrollieren

Seit die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zur Pflicht geworden ist, landen strukturierte Rechnungen im Posteingang, die man nicht mehr einfach mit dem Auge prüfen kann. Eine XRechnung ist reines XML, und auch bei ZUGFeRD steckt die eigentliche Rechnung als XML im PDF. Die Frage, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und ob die Summen stimmen, lässt sich am Beleg selbst kaum beantworten.

Genau dafür haben wir ein kleines Werkzeug gebaut. Du lädst die XML hoch oder fügst sie ein, und der E-Rechnungs-Prüfer zeigt Dir die Rechnung lesbar an, prüft die wichtigsten Punkte und sagt Dir, wo etwas fehlt. Die Hintergründe zur E-Rechnung selbst haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben, hier geht es um die schnelle Kontrolle im Alltag.

1. Warum eine schnelle Prüfung im Alltag hilft

Die typischen Stolpersteine sind selten exotisch. Mal fehlt die Leitweg-ID, die bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Pflicht ist. Mal passt das Rechnungsdatum vom Format nicht, mal fehlt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, und manchmal gehen schlicht die Summen nicht auf. Solche Punkte fallen im XML kaum auf, sorgen aber später für Rückfragen oder eine abgelehnte Rechnung.

Wenn Du einen Beleg vor der Weitergabe oder vor dem Import in Sage 100 kurz gegenprüfst, fängst Du diese Fehler früh ab. Das spart Nachfragen und vermeidet, dass eine unvollständige Rechnung erst im Workflow auffällt.

2. Was das Tool prüft

Der Prüfer erkennt zunächst das Format. Unterstützt werden XRechnung im UBL- und im CII-Format sowie die CII-XML von ZUGFeRD und Factur-X. Danach schaut er sich die wesentlichen Inhalte an:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währung,
• Verkäufer und Käufer samt Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Leitweg-ID beziehungsweise Käuferreferenz,
• Anzahl der Positionen und den ausgewiesenen Steuerbetrag,
• und die Rechensumme, also ob Brutto gleich Netto plus Steuer ist.

Das Ergebnis ist eine Prüfliste mit klaren Symbolen für in Ordnung, Hinweis und Fehler, dazu ein kurzes Gesamturteil. So siehst Du auf einen Blick, ob der Beleg sauber ist oder wo Du genauer hinschauen solltest.

3. Lesbare Übersicht statt XML

Neben der Prüfliste stellt das Tool die Rechnung lesbar dar: Nummer, Datum, Beteiligte, Beträge in Netto, Steuer und Brutto. Du musst Dich also nicht durch verschachtelte Tags arbeiten, sondern siehst die wichtigen Werte aufbereitet. Das hilft auch dann, wenn Du einfach nur schnell wissen willst, was in einer eingegangenen Datei eigentlich drinsteht.

4. Kopfdaten korrigieren

Manchmal stimmt fast alles, nur eine Kleinigkeit im Kopf passt nicht. Für solche Fälle kannst Du Rechnungsnummer, Datum und Leitweg-ID direkt anpassen und die korrigierte XML wieder herunterladen. Bewusst beschränkt sich das auf einzelne vorhandene Kopffelder, damit die Struktur der Datei gültig bleibt. Beträge und Positionen rührt das Tool nicht an.

5. Läuft lokal, nichts wird hochgeladen

Rechnungen sind sensible Daten. Deshalb läuft die gesamte Prüfung ausschließlich in Deinem Browser. Die XML wird lokal eingelesen und ausgewertet, es werden keine Daten an einen Server übertragen oder gespeichert. Du kannst das Tool also bedenkenlos mit echten Belegen nutzen.

6. Wo die Grenzen liegen

Eine ehrliche Einordnung gehört dazu. Das Werkzeug ersetzt keine zertifizierte Validierung gegen den vollständigen Regelsatz der EN 16931 und der XRechnung. Es deckt Format, Pflichtfelder und die wichtigsten Summen ab, nicht jede einzelne Geschäftsregel. Bei ZUGFeRD oder Factur-X liegt die Rechnungs-XML eingebettet im PDF. Du kannst die PDF deshalb direkt hochladen, das Tool liest die enthaltene XML automatisch aus und prüft sie wie eine reine XRechnung. Auch das passiert vollständig lokal im Browser.

Probier es einfach aus: E-Rechnung prüfen. Wenn Dir eine Prüfung fehlt oder Du die Anbindung an Deinen Rechnungseingang in Sage 100 sauber aufsetzen willst, melde Dich. Genau aus solchen Anforderungen entstehen unsere Werkzeuge.