Mahngebühren richtig buchen: Ohne Umsatzsteuer, ohne Skonto-Trick, mit sauberem Offenen Posten

Das Mahnwesen nimmt in vielen Buchhaltungen einen immer größeren Raum ein. Zahlungsziele werden ausgereizt, die Zahl der Mahnläufe steigt und mit ihnen stehen Mahngebühren und Verzugszinsen auf dem Papier. In der Praxis werden diese Beträge vom Kunden allerdings selten bezahlt, und Hand aufs Herz: Konsequent eingebucht werden sie bei den meisten auch nicht.

Spannend wird es in dem Moment, in dem ein Kunde die Mahngebühr tatsächlich überweist. Dann liegt plötzlich eine Überzahlung auf dem Offenen Posten und die Frage lautet: Wohin damit? Dieser Beitrag zeigt, warum Mahngebühren ohne Umsatzsteuer bleiben, welche verbreiteten Abkürzungen Dich bares Geld kosten und wie die saubere Variante über ein eigenes Konto und einen Offenen Posten aussieht, mit den passenden Konten in SKR03 und SKR04 und der Umsetzung im Sage 100 Rechnungswesen.

1. Die Einordnung: Mahngebühren sind echter Schadensersatz

Eine Mahngebühr ist kein Entgelt für eine Lieferung oder Leistung. Der Kunde bekommt für die Gebühr nichts, sie gleicht lediglich den Schaden aus, der Dir durch den Zahlungsverzug entsteht. Umsatzsteuerlich wird sie deshalb regelmäßig als echter Schadensersatz eingeordnet und ist damit nicht steuerbar. Das Gleiche gilt für Verzugszinsen.

Für die Praxis heißt das: Auf Mahngebühren wird keine Umsatzsteuer erhoben, keine ausgewiesen und keine abgeführt. Eine Mahnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer auf die Gebühr wäre sogar riskant, denn unrichtig ausgewiesene Steuer wird nach § 14c UStG geschuldet. Vorsicht bei der Abgrenzung: Pauschalen, hinter denen tatsächlich eine eigene Leistung steht, etwa vertraglich vereinbarte Bearbeitungs- oder Serviceleistungen, können anders zu beurteilen sein. Ob im Einzelfall echter Schadensersatz oder ein Leistungsentgelt vorliegt, hängt von den konkreten Umständen ab und sollte bei wesentlichen Beträgen steuerlich geprüft werden.

2. Die verbreitete Abkürzung: Mahngebühr als negativer Skonto

Eine häufig zu beobachtende Verfahrensweise geht so: Der Kunde überweist Rechnungsbetrag plus Mahngebühr, der Buchhalter gleicht den Offenen Posten aus und erfasst die Überzahlung kurzerhand als negativen Skonto. Der Zahlungsausgleich ist damit erledigt und der OP ist zu. Bequem, aber gleich doppelt teuer.

Erstens rechnet die Skontofunktion steuerlich: Skonto ist eine Entgeltminderung, die Erlöse und Umsatzsteuer korrigiert. Ein negativer Skonto wirkt entsprechend als Entgelterhöhung, erzeugt also zusätzliche Erlöse und zusätzliche Umsatzsteuer. Aus der nicht steuerbaren Mahngebühr von 10,00 EUR werden so 8,40 EUR Erlös und 1,60 EUR Umsatzsteuer, die Du ohne Not ans Finanzamt zahlst.

Zweitens ruinierst Du Dir die Auswertung: Wer Skontoerträge und Skontoaufwendungen analysieren will, findet in den Konten plötzlich Mahngebühren mit umgekehrtem Vorzeichen. Die Aussage, wie viel Skonto tatsächlich gewährt wurde, ist damit dahin.

3. Genauso problematisch: Ausziffern auf ein Erlöskonto

Die zweite Abkürzung sieht ähnlich aus. Beim Zahlungsausgleich wird die Überzahlung über die Auszifferung direkt auf ein Erlöskonto gebucht, oft auf das Konto der ursprünglichen Rechnung. Auch hier entsteht eine Erlösbuchung inklusive Umsatzsteuer, denn das Erlöskonto bringt seinen Steuerschlüssel mit. Das Ergebnis ist dasselbe wie beim negativen Skonto: Steuer auf einen Betrag, der nicht steuerbar ist, und verfälschte Erlöskonten obendrein.

4. Der saubere Weg: Eigenes Konto und Offener Posten für die Mahngebühr

Richtig läuft es über ein eigenes Ertragskonto ohne Steuerschlüssel. Dem Grunde nach ist die vereinnahmte Mahngebühr ein sonstiger betrieblicher Ertrag, kein Umsatzerlös. In den DATEV-Kontenrahmen bieten sich dafür zum Beispiel diese Konten an, alternativ legst Du ein eigenes Konto "Mahngebühren" im Bereich der sonstigen betrieblichen Erträge an:

Die konkrete Kontenwahl hängt von der Kontenzuordnung in Deinem Kontenrahmen ab. Entscheidend ist das Prinzip: Ein Konto ohne Umsatzsteuerfunktion, getrennt von Umsatzerlösen und getrennt vom Skonto.

Schritt 1: Mahngebühr vor der Zahlung einbuchen

Sobald die Mahnung mit Gebühr raus ist und Du die Gebühr tatsächlich fordern willst, buchst Du sie manuell auf den Debitor, ohne Umsatzsteuer. Unser Beispiel: Rechnung über 1.190,00 EUR brutto, dazu 10,00 EUR Mahngebühr.

SKR03:

Debitor                                   10,00 EUR
    an 8605 Sonstige Erträge
            betrieblich und regelmäßig    10,00 EUR

SKR04:

Debitor                                   10,00 EUR
    an 4835 Sonstige Erträge
            betrieblich und regelmäßig    10,00 EUR

Dabei hast Du zwei Varianten. Entweder erweiterst Du den vorhandenen Offenen Posten der Rechnung um die Gebühr, dann steht der OP anschließend auf 1.200,00 EUR. Oder Du baust mit der Buchung einen eigenen Offenen Posten nur für die Mahngebühr auf. Die zweite Variante hat in der Praxis Vorteile: Die Gebühr bleibt einzeln sichtbar, kann separat weitergemahnt oder gezielt ausgebucht werden und verfälscht nicht den Blick auf die eigentliche Forderung.

Schritt 2: Zahlung ausgleichen

Zahlt der Kunde 1.200,00 EUR, gleichst Du beim Zahlungseingang beide Offenen Posten aus, den Rechnungs-OP über 1.190,00 EUR und den Mahngebühren-OP über 10,00 EUR. Skontofelder bleiben leer.

SKR03:

1200 Bank                              1.200,00 EUR
    an Debitor                         1.200,00 EUR
    (Ausgleich Rechnung 1.190,00 und Mahngebühr 10,00)

SKR04:

1800 Bank                              1.200,00 EUR
    an Debitor                         1.200,00 EUR
    (Ausgleich Rechnung 1.190,00 und Mahngebühr 10,00)

Schritt 3: Wenn die Gebühr doch nicht kommt

Zahlt der Kunde nur die 1.190,00 EUR, gleichst Du den Rechnungs-OP aus und der Mahngebühren-OP bleibt stehen. Willst Du die Gebühr nicht weiterverfolgen, buchst Du den OP einfach wieder gegen dasselbe Ertragskonto aus. Eine Umsatzsteuerkorrektur ist nicht nötig, denn es war nie Umsatzsteuer enthalten. Genau das ist ein weiterer Vorteil der sauberen Variante.

5. Umsetzung im Sage 100 Rechnungswesen

• Mahnwesen nutzen: Sage 100 berechnet Mahngebühren und Verzugszinsen je Mahnstufe automatisch im Mahnlauf. Die Beträge auf der Mahnung sind aber zunächst nur Ausdruck, gebucht wird davon nichts. Ob Du sie einbuchst, entscheidest Du wie in Schritt 1 gezeigt.
• OP-Buchung ohne Steuercode: Die Buchung Debitor an Mahngebührenkonto erfasst Du in der Dialogbuchhaltung ohne Steuercode. Achte darauf, dass das Ertragskonto keine Steuerautomatik trägt, sonst rechnet Sage die Steuer wieder hinein.
• Zahlungseingang mit Mehrfachausgleich: Beim Zahlungseingang wählst Du beide Offenen Posten des Debitors aus und gleichst sie in einem Zug aus. Die Versuchung, die Differenz über das Skontofeld zu lösen, ist genau der Fehler aus Abschnitt 2.
• Auswertung: Ein eigenes Konto für Mahngebühren macht auf einen Blick sichtbar, was das Mahnwesen tatsächlich einbringt. Zusammen mit der OP-Liste siehst Du außerdem, welche Gebühren noch offen sind.

Wenn Du beim Kontieren nachschlagen willst, welche Konten es rund um sonstige Erträge und Zinsen gibt: Unsere kostenlosen Kontenrahmen-Tools für SKR04 und SKR03 durchsuchen beide Kontenrahmen direkt im Browser.

6. Häufige Fehler aus der Praxis

• Negativer Skonto: Die Überzahlung wandert ins Skontofeld und erzeugt ungewollt Erlöse und Umsatzsteuer.
• Ausziffern aufs Erlöskonto: Gleiches Ergebnis über einen anderen Weg, die Steuerautomatik des Erlöskontos schlägt zu.
• Umsatzsteuer auf der Mahnung ausgewiesen: Unrichtig ausgewiesene Steuer wird nach § 14c UStG geschuldet, auch wenn der Vorgang nicht steuerbar ist.
• Gebühr nie eingebucht, aber bezahlt: Ohne OP für die Mahngebühr steht die Zahlung als unklarer Überhang auf dem Debitor und wird irgendwann falsch ausgeziffert.
• Alles auf einem Sammelkonto: Mahngebühren, Verzugszinsen und echte Erlöse auf einem Konto machen jede Auswertung und jede Betriebsprüfung mühsamer als nötig.

7. Fazit

Mahngebühren sind schnell erklärt und trotzdem eine beliebte Fehlerquelle: Sie sind regelmäßig echter Schadensersatz, bleiben also ohne Umsatzsteuer, und gehören deshalb weder ins Skontofeld noch auf ein Erlöskonto mit Steuerautomatik. Mit einem eigenen Ertragskonto und einem eigenen Offenen Posten ist der Fall in zwei Buchungen sauber erledigt, inklusive einfacher Ausbuchung, falls der Kunde die Gebühr doch nicht zahlt. Das Sage 100 Rechnungswesen unterstützt jeden dieser Schritte, vom Mahnlauf über die OP-Verwaltung bis zum Mehrfachausgleich beim Zahlungseingang.

Du willst Dein Mahnwesen in Sage 100 vom Mahnvorschlag bis zur Verbuchung durchgängig aufsetzen? Dann sprich uns an, wir schauen gemeinsam auf Deinen Prozess.