Es gibt eine Sorte Sage-Installation, die uns immer wieder begegnet: Eine Office Line, die seit zehn oder fünfzehn Jahren zuverlässig ihren Dienst tut. Über die Jahre sind individuelle Belege dazugekommen, ein paar angepasste Masken, eine Schnittstelle zum Webshop, eine zweite zum Hochregallager. Alles läuft. Und genau deshalb hat niemand den Umstieg angepackt. Bis irgendetwas Druck macht: Der Server soll erneuert werden, die E-Rechnung steht im Haus, der langjährige Betreuer hat aufgehört oder der aktuelle Partner meldet sich nur noch bei der Rechnungsstellung. Dann kommt die Frage, die dieser Beitrag beantwortet: Was passiert beim Umstieg auf Sage 100 eigentlich mit all dem, was wir uns über die Jahre aufgebaut haben?
Gleiche Linie, neuer Name
Zuerst die wichtigste Einordnung, weil sie viele Sorgen relativiert: Office Line und Sage 100 sind keine zwei verschiedenen Produkte. Es ist dieselbe Produktlinie, die seit 1995 kontinuierlich weiterentwickelt wird. Gestartet ist sie beim deutschen Hersteller KHK auf Basis von Microsoft Access. 1997 übernahm Sage das Produkt, ab 2008 begann mit der "Office Line Evolution" der schrittweise Umbau auf das .NET-Framework. 2016 folgte mit Version 7.1 die Umbenennung in Sage 100, verbunden mit einer neuen Belegerfassung und dem AppDesigner als zentralem Anpassungswerkzeug. Heute steht die Linie bei Version 9.0, die von Sage laufend mit Service Packs weiterentwickelt wird.
Ein Umstieg von der Office Line auf Sage 100 ist deshalb kein Wechsel auf ein fremdes System, sondern ein Update innerhalb derselben Produktfamilie. Deine Datenbank, Deine Stammdaten, Deine Belege und Deine Historie werden dabei übernommen und nicht in ein neues System hinübermigriert. Je nach Ausgangsversion läuft das Update in mehreren Stufen, aber es bleibt ein Update.
Warum gerade jetzt Bewegung in das Thema kommt
Dass sich viele Unternehmen ausgerechnet jetzt mit dem Umstieg beschäftigen, hat handfeste Gründe, und die wichtigsten davon sind Termine:
- Für die alten Office-Line-Versionen liefert Sage seit dem 1. Juli 2022 keine Software-Aktualisierungen und keinen personalisierten Support mehr.
- Auch die Sage 100 Desktop, also das klassische Kauflizenz-Modell, ist seit dem 1. Januar 2025 im Extended Support: keine Updates, kein personalisierter Support. Neue Module oder zusätzliche User gibt es dafür schon seit Oktober 2023 nicht mehr, Erweiterungen setzen den Wechsel auf das Subscription-Modell Sage 100 Connected voraus.
- Die E-Rechnungspflicht ist seit 2025 Realität. Funktionen dafür bekommen nur aktuelle Versionen, alte Installationen bleiben außen vor.
- Neue Windows- und SQL-Server-Versionen werden nur noch für die aktuelle Sage 100 freigegeben. Wer den Server erneuern will oder muss, kommt an der Softwarefrage nicht vorbei.
Anders gesagt: Eine alte Office Line läuft nicht plötzlich schlechter. Aber jedes Infrastrukturthema, jede gesetzliche Änderung und jeder Erweiterungswunsch führt früher oder später auf denselben Punkt zu. Wer den Zeitpunkt selbst wählt, ist klar im Vorteil gegenüber dem, den ein Serverausfall oder eine Frist zum Handeln zwingt.
Was wird aus den Anpassungen?
Das ist die Frage, an der die meisten Umstiegsprojekte hängen, und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, womit die Anpassungen gebaut wurden. In gewachsenen Office-Line-Installationen finden sich typischerweise drei Sorten.
1. Anpassungen aus der Access-Welt
Die alte Office Line basierte im Frontend auf Microsoft Access. Entsprechend wurden Masken erweitert, Formulare verändert und Logik in VBA hinterlegt. Sage löst Access seit Jahren Schritt für Schritt ab. Seit Version 9.0.7 gibt es mit der Sage 100 Smart Edition einen Client, der komplett ohne Access auskommt und die Zukunft der Produktlinie darstellt. Access-basierte Anpassungen laufen im klassischen Client vielfach noch mit, haben aber ein absehbares Ende. Beim Umstieg gehören sie deshalb auf den Tisch: Was davon wird noch gebraucht, was kann der heutige Standard längst von allein und was bauen wir gezielt mit dem AppDesigner neu?
2. Anpassungen mit Bordmitteln
Benutzerfelder, angepasste Auskünfte, eigene Abfragen und Einstellungen überstehen ein Update in aller Regel gut, weil sie in der Datenbank und nicht im alten Frontend leben. Sie werden im Projekt geprüft und mitgenommen.
3. Individuell entwickelte Erweiterungen
Hier lohnt der genaueste Blick. Manche Erweiterung von damals ist heute Standardfunktion und kann ersatzlos entfallen. Manche läuft nach einer Anpassung an die aktuelle Version weiter. Und manche ist so geschäftskritisch und speziell, dass sie sauber auf die heutige Technik gehoben wird. Genau diese Bewertung ist der Kern einer guten Bestandsaufnahme: nicht alles blind nachbauen, sondern erst prüfen, was der Standard inzwischen abdeckt.
Was wird aus den Belegen?
Individuelle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen wurden in der Office Line über Jahre mit dem Access-basierten Print-AddIn angepasst. Dieses Kapitel ist abgeschlossen: Seit Version 8.1 gibt es das Print-AddIn nicht mehr, der Belegdruck wird seitdem über den AppDesigner angepasst.
Für den Umstieg heißt das konkret: Individuelle Beleglayouts aus der Access-Zeit werden einmalig im AppDesigner nachgebaut. Das ist planbarer Aufwand und zugleich eine gute Gelegenheit zum Aufräumen. In fast jedem Altsystem finden sich Beleg-Varianten, die seit Jahren niemand mehr druckt, und Sonderfälle, die längst keiner mehr erklären kann. Wer beim Umstieg nur das nachbaut, was wirklich im Einsatz ist, spart Geld und bekommt einen sauberen Stand für die E-Rechnung gleich mit.
Was wird aus den Schnittstellen?
Webshop, Lager, Versand, DATEV, Zeiterfassung: Gewachsene Installationen hängen selten allein im Raum. Bei Schnittstellen hilft die gleiche Sortierung wie bei den Anpassungen.
Zukaufte Zusatzlösungen von Sage-Partnern gibt es meist in versionskompatiblen Ständen für die aktuelle Sage 100. Hier ist zu klären, ob der Hersteller die Lösung noch pflegt und was das Update kostet. Direkte Datenbankzugriffe, etwa lesende SQL-Auswertungen, funktionieren oft weiter, weil das Datenmodell der Produktlinie über die Versionen hinweg erstaunlich stabil geblieben ist. Verlassen sollte man sich darauf trotzdem nicht ungeprüft, gerade schreibende Zugriffe gehören auf den Prüfstand. Eigenentwickelte Schnittstellen aus der COM- und VBA-Zeit schließlich werden bewertet und bei Bedarf auf die heute unterstützten Wege gehoben. Das ist unser Tagesgeschäft, und häufig wird die Schnittstelle dabei nicht nur kompatibel, sondern auch robuster als vorher.
Kauflizenz oder Subscription?
Eine Frage stellt sich beim Umstieg automatisch mit: das Lizenzmodell. Die klassische Kauflizenz (Sage 100 Desktop) wird von Sage nicht mehr ausgebaut, Erweiterungen und aktuelle Updates gibt es im Subscription-Modell Sage 100 Connected. Für die Kalkulation heißt das: Statt Kaufpreis plus Wartungsvertrag gibt es eine monatliche Nutzungsgebühr. Ob und wann sich der Wechsel für Dich rechnet, hängt von Modulumfang, Userzahl und Planungshorizont ab. Das rechnen wir im Erstgespräch transparent durch, bevor irgendetwas unterschrieben wird.
Wie wir so einen Umstieg angehen
Kein Umstiegsprojekt beginnt bei uns mit einem Installationsmedium. Es beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Version läuft, welche Module, welche Anpassungen, welche Schnittstellen, wie steht es um Datenbank und Performance? Daraus entsteht eine Liste mit drei Spalten: läuft einfach mit, muss angefasst werden, kann weg. Erst dann wird geplant.
Das eigentliche Update proben wir in einer Testumgebung mit einer Kopie Deiner Datenbank. Dort zeigt sich, ob der Updatepfad sauber durchläuft, welche Anpassungen sich wie verhalten und wie die nachgebauten Belege aussehen. Deine Anwender testen ihre echten Abläufe am Testsystem, bevor der Stichtag festgelegt wird. So wird aus dem gefürchteten Großprojekt eine Abfolge kontrollierter Schritte, und das Tagesgeschäft läuft nebenher weiter.
Übrigens: Für den Umstieg musst Du nicht bei Deinem bisherigen Partner bleiben. Die Betreuung einer Sage-Installation lässt sich formlos auf einen anderen zertifizierten Partner übertragen, Lizenzen und Daten bleiben davon unberührt. Wie das abläuft, steht in unserem Beitrag zum Sage 100 Betreuungswechsel.
Fazit
Der Umstieg von der Office Line auf Sage 100 ist kein Sprung ins Ungewisse, sondern ein Update innerhalb derselben Produktlinie, mit Deinen Daten und Deiner Historie. Die eigentliche Arbeit steckt nicht im Update selbst, sondern in der ehrlichen Bewertung der gewachsenen Anpassungen, Belege und Schnittstellen. Genau dafür braucht es einen Partner, der sowohl die alte Access-Welt als auch die heutige Sage-100-Technik kennt und der auch entwickeln kann, wenn eine Speziallösung mitgenommen werden muss.
Wie eine modern aufgestellte Sage 100 im Handel aussieht, zeigen wir übrigens auf unseren Branchenseiten für den technischen Großhandel und den Maschinen-, Anlagen- und Gerätehandel mit Service. Und wenn bei Dir eine gewachsene Office Line oder eine ältere Sage 100 läuft und Du wissen willst, wo Du stehst: Meld Dich einfach. Die Bestandsaufnahme ist der einfachste erste Schritt.