Rechnungsersetzende Gutschrift im Einkauf: Self-Billing in Sage 100

Normalerweise ist die Rollenverteilung im Einkauf klar: Dein Lieferant erbringt die Leistung und schickt Dir dafür eine Rechnung, die Du prüfst und bezahlst. Beim Gutschriftverfahren drehst Du genau diesen Ablauf um. Du bekommst weiterhin die Ware oder Leistung, aber die Abrechnung erstellst Du selbst und schickst sie an Deinen Lieferanten. Diese rechnungsersetzende Gutschrift tritt steuerlich an die Stelle der Eingangsrechnung. In Sage 100 steht Dir dafür eine eigene Belegart zur Verfügung.

In diesem Beitrag schauen wir uns zuerst an, was eine rechnungsersetzende Gutschrift überhaupt ist und warum sie sich betriebswirtschaftlich lohnen kann. Danach gehen wir die steuerlichen Spielregeln durch und zeigen Dir, welche Einstellungen Du in Sage 100 vornimmst und wie der Beleg am Ende im Rechnungswesen ankommt.

Was eine rechnungsersetzende Gutschrift ist, und was sie nicht ist

Das Wort Gutschrift ist im Alltag doppelt belegt, und genau hier entsteht die häufigste Verwechslung. Gemeint ist hier nicht die kaufmännische Gutschrift, mit der ein Lieferant eine zu hohe Rechnung korrigiert oder eine Rücksendung erstattet. Diese Korrektur ist eigentlich eine Rechnungsberichtigung und mindert ein bestehendes Entgelt.

Die rechnungsersetzende Gutschrift ist etwas völlig anderes. Sie ist eine vollwertige Abrechnung über eine Leistung, nur dass nicht der leistende Unternehmer abrechnet, sondern Du als Leistungsempfänger. Im Umsatzsteuerrecht ist das die Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG, international als Self-Billing bekannt. Weil sie an die Stelle der Rechnung tritt, muss sie auch alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen. Die Steuer, die Du darin ausweist, schuldet weiterhin Dein Lieferant, und für Dich ist sie die Grundlage des Vorsteuerabzugs.

Der betriebswirtschaftliche Hintergrund: Wer die Daten hat, rechnet ab

Auf den ersten Blick klingt es nach Mehrarbeit, die Rechnung des Lieferanten selbst zu schreiben. Der Sinn erschließt sich, wenn man fragt, wer eigentlich die besseren Daten für die Abrechnung hat. In vielen Konstellationen ist das der Einkäufer, nicht der Verkäufer.

Denk an einen Lohnfertiger, der nach gefertigten Stückzahlen abgerechnet wird, die in Deinem System erfasst sind. Oder an Provisionen, deren Höhe sich aus Deinen Umsätzen ergibt. Oder an Mengen und Qualitäten, die erst bei der Wareneingangsprüfung feststehen. In all diesen Fällen kennst Du die abrechnungsrelevanten Zahlen früher und genauer als Dein Lieferant. Lässt Du ihn die Rechnung schreiben, beginnt ein Abgleich mit Rückfragen und Korrekturen. Rechnest Du selbst ab, entfällt diese Schleife.

Daraus ergeben sich die typischen Vorteile des Verfahrens:

• Du bestimmst den Zeitpunkt der Abrechnung und kannst sie an Deine Wareneingänge oder Abrechnungsläufe koppeln.
• Format, Aufbau und Kontierung folgen Deinen Vorgaben, alle Belege sehen gleich aus und lassen sich einheitlich verarbeiten.
• Die Durchlaufzeiten sinken, weil der Umweg über Rechnungsstellung, Prüfung und Klärung beim Lieferanten entfällt.
• Dein Lieferant wird spürbar entlastet, gerade wenn er viele kleinteilige Positionen sonst manuell fakturieren müsste.

Verbreitet ist das Gutschriftverfahren deshalb dort, wo der Abnehmer den Takt vorgibt: Bei Provisions- und Lizenzabrechnungen, in der Lohnfertigung, in Einkaufsgenossenschaften und in eingespielten Lieferbeziehungen mit festen Konditionen, etwa im Handel oder in der Zulieferindustrie. Der gemeinsame Nenner ist immer derselbe: Die Information für die Abrechnung liegt auf der Einkaufsseite.

Die Spielregeln: Eine Gutschrift ist eine Rechnung mit Umkehrung

Weil die rechnungsersetzende Gutschrift steuerlich die Rechnung ersetzt, gelten für sie strenge Anforderungen. Ein paar Punkte solltest Du kennen, bevor Du das Verfahren aufsetzt:

• Vorherige Vereinbarung. Du und Dein Lieferant müsst vor der Abrechnung vereinbaren, dass per Gutschrift abgerechnet wird. Ohne diese Abrede ist das Verfahren nicht zulässig.
• Pflichtangabe Gutschrift. Seit 2013 muss der Beleg ausdrücklich das Wort Gutschrift tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Fehlt die Angabe, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
• Alle Rechnungspflichtangaben. Die Gutschrift braucht dieselben Angaben wie eine Rechnung, darunter die Steuernummer oder USt-IdNr Deines Lieferanten als leistendem Unternehmer, nicht Deine eigene.
• Widerspruchsrecht. Dein Lieferant kann der Gutschrift widersprechen. Tut er das, verliert das Dokument die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG). Damit fällt auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug weg.
• E-Rechnungspflicht. Da die Gutschrift eine Rechnung ersetzt, gelten auch die Vorgaben zur E-Rechnung im B2B-Bereich entsprechend. Wie eine E-Rechnung aufgebaut ist, zeigen wir im Beitrag zur E-Rechnung in Sage 100.

Schritt 1: Die Belegart im Einkauf einrichten

In Sage 100 erstellst Du eine rechnungsersetzende Gutschrift über die Belegart Gutschriftverfahren im Einkauf. Das ist ein Initialbeleg, den Du auch ganz ohne Vorbeleg erfassen kannst. Du musst also nicht zwingend einen Wareneingang oder eine Bestellung vorliegen haben, um abzurechnen.

Die Nummernkreise dieser Belegart sind an den Rechnungseingang gekoppelt. Einen eigenen Nummernkreis musst Du dafür nicht anlegen. Willst Du das Gutschriftverfahren dagegen als Folgebeleg aus einem Wareneingang oder einer Bestellung heraus aufrufen, passt Du den Belegworkflow im Bereich Einkauf entsprechend an.

Schritt 2: Druckprozesse und Sage DMS

Damit die Gutschrift auch sauber gedruckt und versendet wird, legst Du die Druckprozesse für die neue Belegart unter Administration und Druckprozesse fest. In der Praxis hat es sich bewährt, sich dabei am vorhandenen Druckprozess des Rechnungseingangs zu orientieren. So bleibt der Aufbau vertraut und Du musst das Rad nicht neu erfinden.

Setzt Du Sage DMS ein, lohnt ein zusätzlicher Blick in den Administrator der Sage 100. Prüfe dort die Einstellungen zur Belegart und triff bei Bedarf eine passende Zuordnung, damit die Gutschriften auch im Dokumentenmanagement an der richtigen Stelle landen.

Schritt 3: Auswirkungen im Einkaufsvorgang

Im laufenden Vorgang verhält sich die rechnungsersetzende Gutschrift wie eine Eingangsrechnung. Über die Mandantengrundlagen legst Du fest, wodurch ein Einkaufsvorgang als erfüllt gilt, wahlweise mit dem Wareneingang oder mit der Eingangsrechnung. Hast Du die Vorgangserfüllung auf Rechnungseingang gestellt, erfüllt auch das Gutschriftverfahren den Vorgang.

In der Schnellauskunft zu einem Vorgang taucht das Gutschriftverfahren folgerichtig im Bereich Berechnet auf. Du siehst also auf einen Blick, dass der Vorgang abgerechnet ist, genau wie bei einer klassischen Eingangsrechnung.

Schritt 4: Buchungsübergabe ins Rechnungswesen

Bei der Übergabe ins Rechnungswesen wird die rechnungsersetzende Gutschrift einer Eingangsrechnung gleichgesetzt. Es entsteht der gewohnte Buchungssatz Wareneingang an Kreditor, abhängig von Deinen Einstellungen im Rechnungswesen. Die Steuer wird wie bei einer Eingangsrechnung behandelt.

Auch bei den Details gibt es keine Sonderlogik: Wareneingangscode, Buchungstext und Steuereinstellungen sind deckungsgleich mit denen einer Eingangsrechnung im Einkauf. Wenn Du also mit Wareneingangscodes arbeitest, um Aufwände differenziert zu verbuchen, greift dieselbe Mechanik, die wir im Beitrag zur Buchungsübergabe mit Erlöscodes beschrieben haben. Für die Buchhaltung ändert sich im Tagesgeschäft also nichts, der Beleg fügt sich nahtlos ein.

Typische Stolpersteine

Aus der Projektpraxis kennen wir ein paar Punkte, an denen es beim Gutschriftverfahren hakt:

• Die Vereinbarung mit dem Lieferanten fehlt oder ist nicht dokumentiert. Ohne sie steht das ganze Verfahren auf wackeligem Grund.
• Auf dem Beleg fehlt das Wort Gutschrift oder es steht die eigene statt der Lieferanten-USt-IdNr darauf. Beides gefährdet den Vorsteuerabzug.
• Die Vorgangserfüllung in den Mandantengrundlagen steht auf Wareneingang. Dann erfüllt die Gutschrift den Vorgang nicht so, wie erwartet.
• Der Druckprozess für die neue Belegart wurde vergessen, sodass die Gutschrift zwar erfasst, aber nicht sauber ausgegeben werden kann.

Fazit

Die rechnungsersetzende Gutschrift ist mehr als eine technische Spielerei. Sie verlagert die Abrechnung dorthin, wo die besseren Daten liegen, und spart auf beiden Seiten Zeit und Rückfragen. Sage 100 bildet das Verfahren als eigene Belegart sauber ab, von der Erfassung im Einkauf über die Vorgangserfüllung bis zur Buchungsübergabe, die der Eingangsrechnung gleicht. Der eigentliche Aufwand liegt weniger in der Technik als in den Rahmenbedingungen: Die Vereinbarung mit dem Lieferanten, die korrekten Pflichtangaben und eine mit der Steuerberatung abgestimmte steuerliche Behandlung.

Du überlegst, das Gutschriftverfahren in Deinem Einkauf einzuführen, oder willst die Belegart in Sage 100 sauber aufsetzen? Dann lass uns gemeinsam einen Blick auf Deine Prozesse werfen.