Saldenvortrag in der Sage 100: Sauber ins neue Geschäftsjahr starten

Mit jedem Jahreswechsel tauchen in der Buchhaltung dieselben Fragen auf: Wann übernehme ich die Salden ins neue Geschäftsjahr, und was muss ich dabei beachten? Die gute Nachricht vorweg: Ist Dein Sage 100 Rechnungswesen richtig eingerichtet, kann beim Saldenvortrag kaum etwas schiefgehen. An ein paar Stellen kannst Du Dir die Arbeit aber deutlich erleichtern. In diesem Beitrag gehen wir den kompletten Ablauf durch.

Drei Grundsätze vorab

• Der Saldenvortrag setzt voraus, dass das neue Geschäftsjahr bereits angelegt ist. Fehlt es, bietet Dir die Sage 100 beim Aufruf direkt an, es anzulegen.
• Du kannst den Saldenvortrag beliebig oft wiederholen, solange im Folgejahr mindestens eine Periode offen ist. Bei jedem weiteren Lauf werden nur die Differenzen als neue Buchungen übergeben, nichts wird doppelt vorgetragen.
• Offene Posten wandern nicht per Saldenvortrag ins neue Jahr. Sie sind im Gegensatz zum Kontokorrent ohnehin jahresübergreifend und brauchen keine Übernahme.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Jede Buchhaltung hat hier ihre eigenen Gewohnheiten, und die Sage 100 lässt Dir alle Freiheiten: Ein Saldenvortrag ist zu jedem Zeitpunkt möglich. Bewährt hat sich die erste Übergabe direkt zum Wechsel des Geschäftsjahres. Auch wenn im alten Jahr noch gebucht wird, stehen damit die wesentlichen Buchhaltungsdaten schon im neuen Jahr zur Verfügung. Gerade Kontokorrent- und Finanzkonten solltest Du gleich zum Jahresbeginn vortragen, damit Kontenblätter und Auswertungen von Anfang an stimmen. Spätere Läufe gleichen dann nur noch die Differenzen aus.

Die Saldenvortragskonten

Als Gegenkonten für die Vortragsbuchungen dienen eigene Sachkonten. Diese hinterlegst Du in den Grundlagen unter Festkonten Diverse im Register Diverse. Dort gibt es getrennte Konten für Sachkonten, Debitoren, Kreditoren und Statistikkonten. Einmal sauber eingerichtet, musst Du hier in der Regel nie wieder ran.

Der Dialog Jahresabschluss/Saldovortrag

Den eigentlichen Vortrag startest Du im alten Geschäftsjahr über den Menüpunkt Jahresabschluss/Saldovortrag. Im Dialog legst Du zunächst die Buchungsangaben fest:

• Buchungsdatum: Hier empfiehlt sich der erste Tag des neuen Geschäftsjahres. Kontenblätter sind nach Buchungsdatum sortiert, mit diesem Datum beginnt jedes Kontenblatt sauber mit dem Saldenvortrag. Das macht die Auswertungen deutlich besser lesbar.
• Buchungsperiode: Die Sage 100 schlägt die erste Periode des neuen Geschäftsjahres vor. Dabei kannst Du es in aller Regel belassen.
• Belegnummer: Sie wird für alle Vortragsbuchungen gemeinsam vergeben. Der Saldenvortrag funktioniert auch ohne Belegnummer, mit einer eindeutigen Nummer findest Du die Buchungen später aber leichter wieder.

Welche Bereiche überträgst Du?

Im nächsten Schritt wählst Du aus, welche Bereiche vorgetragen werden: Kunden, Lieferanten, Anlagen, Statistikkonten, Kostenstellen/Kostenarten, Kostenträger/Kostenarten und Bilanzkonten. Die Auswahl hängt vom Zeitpunkt ab und lässt sich bei jedem Lauf neu treffen. Kunden, Lieferanten und Anlagen gehören möglichst früh ins neue Jahr, den Rest kannst Du auch später nachziehen.

Für die Bilanzkonten gibt es zwei zusätzliche Eingrenzungen: Mit dem Kennzeichen Nur Finanz-/Kassenkonten überträgst Du aus der Menge der Bilanzkonten zunächst nur Bank und Kasse. Und mit Nur Konten mit Abstimmkennzeichen beschränkst Du den Vortrag auf Bilanzkonten, die das Abstimmkennzeichen (Akz) tragen.

Die Optionen zu Kostenstellen/Kostenarten und Kostenträger/Kostenarten beziehen sich auf die Teilnahme der Saldenvortragskonten an der Kostenrechnung. Nehmen Deine Vortragskonten an der Kostenrechnung teil, werden bei aktivierter Option auch diese Werte übernommen.

Mit OK startet die Übernahme und die Salden stehen im neuen Geschäftsjahr bereit.

Was dabei im Hintergrund passiert

Der Saldenvortrag legt in der Buchungserfassung des neuen Geschäftsjahres eine eigene Sitzung mit der Bezeichnung Automatischer Saldovortrag an. Die Buchungen darin sind bereits verarbeitet. Bearbeiten kannst Du sie nicht, löschen dagegen schon. Beachte dabei: Gelöschte Vortragsbuchungen werden beim nächsten Saldenvortrag wieder übernommen, die Salden gehen also nicht verloren.

Manuelle Saldenvorträge

Beim Start mit einem neuen Mandanten führt kein Weg an manuellen Saldenvorträgen vorbei. Bank-, Kassen- und Anlagenbestände sowie die offenen Posten Deiner Kunden und Lieferanten erfasst Du dann als normale Buchungen gegen die Saldenvortragskonten. Bei Debitoren und Kreditoren gehört zu jeder Position auch die Anlage des offenen Postens mit OP-Nummer, OP-Datum und Betrag, denn aus dem OP-Datum ermittelt die Sage 100 die Fälligkeit für Skonto und Mahnwesen.

Praktisch dabei: Die Sage 100 berücksichtigt manuelle Vorträge beim automatischen Saldenvortrag. Stößt Du nach manuellen Buchungen den automatischen Lauf an, werden nur die Differenzen übertragen. Doppelte Werte landen nicht im neuen Geschäftsjahr.

Praxistipp: Nur eine Vortragsbuchung pro Konto

Eine Frage aus unserem Support: Wie kann man während des Jahres laufend Saldenvorträge fahren und trotzdem nach der Bilanzierung nur eine einzige Vortragsbuchung pro Konto auf dem Kontenblatt haben?

Die Antwort ist einfacher als gedacht. Sobald die Bilanz fertig ist, löschst Du die Sitzungen des automatischen Saldenvortrags im neuen Jahr und stößt den Saldenvortrag aus dem alten Geschäftsjahr noch einmal an. Ein einziger Lauf über die endgültigen Salden, und jedes Konto beginnt mit genau einer Vortragsbuchung.

Fazit

Der Saldenvortrag in der Sage 100 ist unkompliziert, wenn man die Mechanik einmal verstanden hat: früh und ruhig mehrfach vortragen, die Differenzlogik arbeiten lassen und nach der Bilanzierung mit einem letzten Lauf aufräumen. So startet jedes Kontenblatt sauber ins neue Jahr.

Du hast Fragen zum Jahresabschluss in Deiner Sage 100 oder möchtest Deine Buchhaltungsprozesse insgesamt auf den Prüfstand stellen? Dann sprich uns an.