Sanktionslisten prüfen: Kunden und Lieferanten in Minuten gegen die EU-Liste abgleichen

Es gibt Pflichten, die viele mittelständische Unternehmen mit Banken verbinden und nicht mit sich selbst. Der Abgleich von Geschäftspartnern gegen Sanktionslisten gehört dazu. Tatsächlich richtet sich das EU-Sanktionsrecht an jeden. Wer einer sanktionierten Person oder Organisation Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellt, verstößt dagegen, unabhängig davon, ob er eine Bank ist oder ein Handwerksbetrieb mit dreißig Mitarbeitern.

Die gute Nachricht: Ein erster Abgleich ist keine Raketentechnik. Die EU stellt eine konsolidierte Liste der sanktionierten Personen, Gruppen und Organisationen bereit. Genau dagegen kannst Du Deine Kunden und Lieferanten prüfen. Damit das schnell geht und Du nicht erst eine Software einführen musst, haben wir einen Sanktionslisten-Schnellcheck gebaut, der direkt im Browser läuft.

1. Warum das jeden betrifft, nicht nur Banken

Sanktionen sind in den vergangenen Jahren spürbar in den Alltag normaler Unternehmen gerückt. Wer im Ausland einkauft, mit neuen Lieferanten startet oder Zahlungen ins Ausland auslöst, sollte wissen, mit wem er es zu tun hat. Ein Treffer muss dabei nicht offensichtlich sein. Firmen tauchen unter Tochtergesellschaften auf, Personen unter verschiedenen Schreibweisen, und eine sanktionierte Partei steht selten mit dem Namen in der Liste, den Du gerade in Deinem Beleg vor Dir hast.

Der Sinn eines Abgleichs ist deshalb nicht, jeden Geschäftspartner unter Generalverdacht zu stellen. Es geht darum, die wenigen auffälligen Fälle früh zu erkennen, bevor eine Zahlung rausgeht. Genau dafür ist ein Schnellcheck da: Er ersetzt keine Compliance-Abteilung, aber er verschafft Dir in Minuten einen ersten belastbaren Eindruck.

2. Was der Schnellcheck macht

Das Tool gleicht Namen und Firmen gegen die EU-Konsolidierte-Liste der Finanzsanktionen ab. Diese Liste wird von der Europäischen Kommission bereitgestellt und im Hintergrund automatisch aktuell gehalten. Welcher Listenstand gerade geprüft wird, siehst Du direkt im Tool angezeigt, damit Du weißt, worauf Deine Prüfung beruht.

Zu jedem möglichen Treffer bekommst Du nicht nur ein Ja oder Nein, sondern die Details, die Du für die weitere Prüfung brauchst: Den Namen aus der Liste, bekannte Aliasnamen, soweit vorhanden das Land und das Geburtsdatum, das zugrunde liegende EU-Programm und die Referenznummer des Eintrags. So kannst Du selbst beurteilen, ob der Treffer zu Deinem Geschäftspartner passt oder nur eine zufällige Namensähnlichkeit ist.

3. Einzelner Name oder ganze Liste aus Sage 100

Für die schnelle Frage zwischendurch gibst Du einfach einen Namen oder eine Firma ein, optional dazu das Land und bei Personen das Geburtsjahr. Das reicht, um einen neuen Geschäftspartner vor dem ersten Auftrag kurz gegenzuprüfen.

Interessanter für die Buchhaltung ist die Listenprüfung. Du exportierst Deine Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner aus Sage 100 als CSV und lädst die Datei hoch. Das Tool erkennt die typischen Spalten eines Sage-Exports automatisch, also Kto, Matchcode, Name1, Name2, Strasse, PLZ, Ort und Land, und prüft jede Zeile. Am Ende steht eine Übersicht in der Art: So viele Datensätze geprüft, so viele sind manuell zu prüfen. Die auffälligen Zeilen kannst Du als CSV exportieren oder als PDF ausdrucken und an die Kollegen weitergeben, die den Fall final beurteilen.

4. Warum ein Score und kein einfaches Ja oder Nein

Ein reiner Textvergleich reicht bei Namen nicht aus. Menschen und Firmen tauchen in verschiedenen Schreibweisen auf, mit Umlauten oder ohne, mit oder ohne Rechtsform, transkribiert aus anderen Alphabeten. Deshalb arbeitet der Check mit einem unscharfen Abgleich. Namen werden normalisiert, Rechtsformen wie GmbH, AG oder Ltd werden herausgerechnet, und es wird tokenweise verglichen.

Der entscheidende Kniff dabei: Seltene, kennzeichnende Namensbestandteile zählen stärker als Allerweltswörter. Dass zwei Firmen beide das Wort Trading oder Bank im Namen tragen, ist kein Treffer. Dass ein ungewöhnlicher Eigenname übereinstimmt, dagegen schon. So bekommst Du eine überschaubare Zahl echter Prüffälle statt einer Flut von Fehlalarmen. Das Ergebnis ist ein Score mit klarer Einordnung, von unauffällig über möglicher Treffer bis Treffer prüfen. Behandle einen Treffer immer als Hinweis, nicht als gesichertes Urteil.

5. Alles bleibt lokal im Browser

Kunden- und Lieferantenlisten sind sensible Daten. Deshalb war uns von Anfang an wichtig, dass diese Daten Dein Gerät nicht verlassen. Der Ablauf ist bewusst umgedreht: Nicht Deine Liste wandert zu einem Server, sondern die Sanktionsliste wird einmal in Deinen Browser geladen. Der komplette Abgleich passiert danach lokal auf Deinem Rechner. Es wird nichts hochgeladen, nichts gespeichert und nichts zum Training verwendet. Du kannst den Check also bedenkenlos mit echten Stammdaten nutzen.

6. Wo die Grenzen liegen

Eine ehrliche Einordnung gehört dazu. Der Schnellcheck prüft derzeit gegen die EU-Konsolidierte-Liste. UN-, UK- und US-Listen wie die OFAC-Liste sind nicht enthalten. Er ist eine Plausibilitätsprüfung und kein rechtssicherer Nachweis. Bei stark abweichenden Schreibweisen kann ein tatsächlicher Treffer durchrutschen, und umgekehrt bleibt jeder angezeigte Treffer ein Prüffall, kein bestätigtes Ergebnis. Für die verbindliche Beurteilung zählt die amtliche Liste im Einzelfall, im Zweifel gemeinsam mit fachkundiger Beratung.

Für den ersten Eindruck und die regelmäßige Selbstkontrolle ist das Werkzeug aber genau richtig. Probier es einfach aus: Sanktionslisten-Schnellcheck öffnen. Und wenn aus der gelegentlichen manuellen Prüfung eine feste Routine werden soll, lässt sich das automatisieren. Wir können Deine Kunden und Lieferanten aus Sage 100 regelmäßig gegen die aktuellen Listen prüfen und auffällige Treffer sauber protokollieren, damit Du im Ernstfall nachweisen kannst, dass Du hingeschaut hast. Melde Dich, wenn Du das aufsetzen möchtest.