Warum SharePoint kein DMS ersetzt

Die Frage kommt in fast jedem Projekt, in dem es um Belegarchivierung geht, und sie kommt meistens vom IT-Leiter: „Wir haben doch Microsoft 365. Können wir das nicht einfach mit SharePoint machen?" Die Frage ist völlig berechtigt. Die Lizenz ist bezahlt, die Plattform steht, das Team kennt sie. Noch ein System daneben zu stellen, kostet Geld und Nerven.

Trotzdem lautet meine Antwort in den meisten Fällen nein. Nicht, weil SharePoint schlecht wäre. Sondern weil die Frage an der falschen Stelle ansetzt.

Zwei Werkzeuge mit entgegengesetztem Ziel

SharePoint ist dafür gebaut, dass mehrere Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Es soll offen sein, veränderbar, geteilt, kommentiert. Der Erfolg eines SharePoint-Dokuments bemisst sich daran, wie leicht es sich bearbeiten lässt.

Ein Archiv will das genaue Gegenteil. Eine abgelegte Eingangsrechnung soll sich nicht mehr ändern lassen, von niemandem, auch nicht vom Geschäftsführer, auch nicht aus Versehen. Sie soll in acht Jahren noch auffindbar sein, in derselben Form, mit nachvollziehbarer Historie.

Das sind keine zwei Stufen derselben Sache. Das sind gegenläufige Anforderungen. Ein Werkzeug, das beides gleich gut kann, müsste gleichzeitig maximal offen und maximal geschlossen sein. Genau deshalb fängt die Diskussion meistens falsch an: Sie dreht sich um Speicherplatz, obwohl es um Lebenszyklus geht.

Was technisch geht, und was es kostet

Jetzt der faire Teil, denn das Argument „SharePoint kann keine Unveränderbarkeit" ist falsch und wird trotzdem ständig vorgetragen.

Mit Microsoft Purview lassen sich Aufbewahrungsbezeichnungen vergeben, die ein Dokument zum Datensatz erklären. Es lässt sich dann nicht mehr bearbeiten oder löschen. Als regulatorischer Datensatz geht es noch weiter: Die Bezeichnung lässt sich nicht mehr entfernen, und selbst ein globaler Administrator kann die Sperre nicht aufheben. Technisch ist das echte Unveränderbarkeit.

Die Einschränkung steckt woanders. Die interessanten Funktionen, also automatische Vergabe anhand von Inhalten, Prüfung vor der Vernichtung, regulatorische Datensätze, hängen an Microsoft 365 E5 oder einem Purview-Zusatz. Und sie sind kein Schalter, sondern ein Konfigurationsprojekt: Bezeichnungen entwerfen, Richtlinien zuordnen, Geltungsbereiche abgrenzen, testen.

Damit verschiebt sich die Frage von „geht das" zu „wer pflegt das acht Jahre lang". Das ist eine andere Frage, und sie wird selten gestellt. Bei einem Archivsystem ist Revisionssicherheit die Voreinstellung. Bei SharePoint ist sie Dein Bauwerk. Eine falsch gesetzte Richtlinie sieht genauso aus wie eine richtig gesetzte, bis jemand sie prüft.

Die Lücke, die niemand einplant

Hier wird es konkret, und das ist das Argument, das ich für das stärkste halte, weil Du es in Deinem eigenen Tenant in fünf Minuten nachsehen kannst.

Die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit. Du musst nicht nur das Dokument vorhalten, sondern auch belegen können, was damit passiert ist. Diesen Nachweis führt in Microsoft 365 das Überwachungsprotokoll. Und das hat eine Haltbarkeit:

Dem gegenüber stehen die Aufbewahrungsfristen. Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren, vorher waren es zehn. Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Inventare bleibt es bei zehn Jahren.

Auf einem Business-Premium-Tenant hast Du damit das Dokument acht Jahre und seine Historie 180 Tage. Das Dokument liegt noch da, aber ab Tag 181 kannst Du nicht mehr nachweisen, wer wann was damit gemacht hat. Ob das im Einzelfall genügt, hängt vom konkreten Sachverhalt ab und gehört mit dem Steuerberater besprochen. Aber es ist eine Lücke, die in keinem der Angebote auftaucht, die ich bisher gesehen habe, und sie fällt erst auf, wenn jemand fragt.

Der Unterschied, den Du täglich merkst

Das Rechtliche ist das eine. Im Alltag entscheidet etwas anderes, und zwar die Frage, woher die Suchbegriffe kommen.

Wenn ein Kunde anruft und nach einer Rechnung von vor drei Jahren fragt, willst Du nach Kreditor, Belegnummer, Auftrag oder Betrag suchen. Ein Dokumentenmanagement, das an der Sage 100 hängt, hat diese Werte bereits. Sie kommen beim Archivieren aus dem Beleg mit, niemand tippt sie ab. Die Verbindung zwischen Beleg und Buchung entsteht automatisch.

In SharePoint sind das Metadatenspalten. Spalten, die jemand füllen muss. Und Erfahrungswert aus Projekten: Was Menschen von Hand pflegen müssen, wird in den ersten Wochen gepflegt und danach nicht mehr. Volltextsuche ist kein Ersatz dafür, denn sie findet Wörter, keine Zusammenhänge. „Alle offenen Rechnungen dieses Kreditors aus 2024" ist keine Volltextfrage.

Dazu kommt die ganze Strecke davor, die in der SharePoint-Diskussion meist einfach übersprungen wird: Scannen, Texterkennung, Rechnungsdaten auslesen, gegen die Bestellung prüfen, in den Freigabelauf geben. Das ist nicht SharePoints Aufgabe, und es ist auch nicht unfair, das festzustellen. Es war nie dafür gedacht.

Wann SharePoint die richtige Antwort ist

Damit das hier kein Rundumschlag wird: Es gibt eine Menge Dokumente, für die SharePoint das bessere Werkzeug ist. Verträge, solange noch verhandelt wird. Projektunterlagen, Konzepte, Präsentationen, Handbücher, alles, woran mehrere Leute arbeiten und was sich noch ändern soll. Dafür ein Archivsystem zu nehmen, wäre genauso falsch herum gedacht.

Wir schreiben mit unseren eigenen Werkzeugen selbst nach SharePoint, wenn das der passende Ablageort ist. Die Frage ist nie „SharePoint oder DMS", sondern welche Art von Dokument gerade vor Dir liegt.

Fazit

Der Fehler ist nicht, SharePoint einzusetzen. Der Fehler ist, ein Werkzeug für zwei Aufgaben zu nehmen, die sich widersprechen, und die Differenz später mit Konfigurationsaufwand und Lizenzen auszugleichen.

Wenn Du trotzdem den SharePoint-Weg gehen willst, dann geh ihn bewusst. Rechne die Lizenzstufe ein, die Du tatsächlich brauchst, nicht die, die Du schon hast. Plane die Verfahrensdokumentation ein, die Du für Dein selbstgebautes Verfahren ohnehin schreiben musst. Und sieh Dir vorher an, wie lange Dein Überwachungsprotokoll aufgehoben wird. Wenn die Rechnung danach noch aufgeht, ist es eine vertretbare Entscheidung.

In den Projekten, die ich gesehen habe, ging sie meistens nicht auf.

Unsicher, was bei Dir sinnvoll ist?

Wir schauen uns an, welche Dokumente bei Dir tatsächlich anfallen, welche davon aufbewahrungspflichtig sind und was Deine vorhandene Microsoft-Umgebung davon abdeckt. Wenn SharePoint reicht, sagen wir das auch. Einen ersten Eindruck zum Stand Deiner Sage-100-Umgebung bekommst Du vorab mit unserem GoBD-Selbstcheck.