Bei der Abstimmung vor der Umsatzsteuervoranmeldung fällt es auf: Auf dem Vorsteuerkonto steht ein Betrag, der nicht ganz zu dem passt, was sich rechnerisch aus den Nettobeträgen und den Steuersätzen ergeben müsste. Ein paar Cent hier, ein paar Euro da. Woher kommen solche Abweichungen? Und wie findest Du die Buchungen, die dahinterstecken, ohne das komplette Buchungsjournal durchzugehen?
Die gute Nachricht: Die Sage 100 bringt für genau diese Frage eine eigene Auswertung mit. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie der Steuerbetrag beim Buchen überhaupt entsteht, warum er ganz bewusst abweichen darf und wie Du Dir anschließend alle Abweichungen gesammelt anzeigen lassen kannst.
Wichtig vorweg: Dieser Beitrag erklärt die technische Seite in der Sage 100. Er ist keine steuerliche Beratung. Ob und in welchen Fällen ein abweichender Vorsteuerbetrag bei Dir zulässig ist und wie Ihr mit Differenzen umgeht, klärst Du mit Deiner Steuerberatung. Für die Umsatzsteuer auf Ausgangsseite ist das manuelle Überschreiben des Steuerbetrags nicht gedacht.
Wie der Steuerbetrag beim Buchen entsteht
In der Buchungserfassung des Rechnungswesens läuft im Hintergrund eine klare Kette ab. Am Sachkonto ist ein Steuercode hinterlegt. Aus dem Steuercode ergibt sich zum einen der Steuersatz, also zum Beispiel 19 oder 7 Prozent. Zum anderen ermittelt die Sage 100 über die Festkonten für die Vorsteuer, auf welches Vorsteuerkonto der Steueranteil gebucht wird.
Den rechnerischen Steuerbetrag trägt die Sage 100 dabei als Vorschlagswert in das Feld Steuerbetrag ein. Buchst Du eine Eingangsrechnung über 1.000 Euro netto mit Steuercode für 19 Prozent Vorsteuer, stehen dort also 190 Euro.
Der Steuerbetrag ist nur ein Vorschlag
Das Feld Steuerbetrag ist nicht schreibgeschützt. Du kannst den Vorschlag überschreiben, und genau dann wird der von Dir eingegebene Betrag auf das Vorsteuerkonto gebucht. Das ist kein Versehen der Software, sondern für einige Alltagsfälle ausgesprochen praktisch:
- Rundungsdifferenzen aus der Rechnung. Die Eingangsrechnung weist centgenau einen minimal anderen Steuerbetrag aus, als sich aus Deiner Buchung ergibt, etwa weil der Lieferant positionsweise gerundet hat. Du buchst den Betrag, der auf der Rechnung steht.
- Belege mit steuerfreien Nebenkosten. In einer Rechnung stecken kleinere Posten ohne Vorsteuer. Statt den Beleg auf mehrere Buchungen aufzuteilen, korrigierst Du den Steuerbetrag auf den tatsächlich ausgewiesenen Wert.
- Reisekosten und ähnliche Sammelbelege. Auch hier weicht der ausgewiesene Steuerbetrag häufig vom glatten Rechenwert ab.
Im Buchungsnachweis siehst Du anschließend, dass auf dem Vorsteuerkonto tatsächlich der manuell eingegebene Betrag gelandet ist und nicht der rechnerische Wert aus dem Steuercode.
Brauchst Du für jeden Vorsteuersatz ein eigenes Konto?
An dieser Stelle kommt in Projekten regelmäßig die Frage auf, ob für jeden Vorsteuersatz ein eigenes Sachkonto nötig ist. Für die Umsatzsteuervoranmeldung lautet die Antwort: Nein. Die Position in der Voranmeldung ergibt sich aus dem Kennzeichen des Steuercodes, nicht aus dem Sachkonto. Mehrere Vorsteuerkonten mit demselben Kennzeichen werden dort ohnehin zusammen ausgewertet.
Für die Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft kann eine Trennung nach Konten trotzdem sinnvoll sein. Und ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: Wenn bei Euch eigene Auswertungen auf Sachkontenbasis existieren, die Steuer aus dem Kontensaldo zurückrechnen, können überschriebene Steuerbeträge dort zu anderen Ergebnissen führen. Diese Verfahrensweise stimmst Du deshalb am besten mit Deiner Steuerberatung und dem Controlling ab.
Differenzen systematisch finden: Das Steuerdifferenzjournal
Einzeln betrachtet ist jede überschriebene Buchung gewollt. In Summe möchtest Du vor der Voranmeldung trotzdem wissen, wo die gebuchte Steuer vom rechnerischen Wert abweicht. Dafür bringt die Sage 100 das Steuerdifferenzjournal mit. Du erreichst es über das Umsatzsteuerjournal, das im Hauptmenü des Rechnungswesens im Bereich Umsatzsteuer liegt.
Beim Aufruf wählst Du die Buchungsperiode, stellst Steuerdifferenzjournal auf Ja und gibst unter ab Beträgen von einen Schwellenwert an. Nur Buchungen, deren Differenz diesen Betrag erreicht, erscheinen in der Liste. So blendest Du reine Centrundungen aus und konzentrierst Dich auf die Fälle, die eine Erklärung brauchen.
Das Ergebnis ist das Vorsteuerdifferenzjournal, eine Gegenüberstellung je Buchung: Neben dem Nettobetrag siehst Du den tatsächlich gebuchten Steuerbetrag, die rechnerisch aus dem Steuercode berechnete Steuer und die Differenz zwischen beiden. In unserem Beispiel stehen den gebuchten 198,99 Euro berechnete 190,00 Euro gegenüber, die Differenz von 8,99 Euro wird direkt ausgewiesen. Damit hast Du in wenigen Minuten die vollständige Liste aller Abweichungen und kannst jede einzelne gezielt nachvollziehen, statt Konten Zeile für Zeile abzugleichen.
So bindest Du die Auswertung in Deine Routine ein
- Vor jeder Voranmeldung laufen lassen. Der Lauf kostet kaum Zeit und liefert Dir die Erklärung für jede Abweichung, bevor die Steuerberatung danach fragt.
- Schwellenwert bewusst wählen. Ein kleiner Wert wie 5 Cent zeigt fast alles, ein größerer Wert nur die wirklich erklärungsbedürftigen Fälle. Sinnvoll ist oft ein zweistufiges Vorgehen: Erst grob prüfen, bei Auffälligkeiten mit kleinerem Schwellenwert wiederholen.
- Differenzen dokumentieren. Ein kurzer Vermerk zur Buchung, warum der Steuerbetrag überschrieben wurde, spart bei der nächsten Betriebsprüfung Diskussionen.
Fazit
Vorsteuerdifferenzen sind in der Sage 100 kein Fehlerbild, sondern meist die Folge einer bewussten Eingabe: Der vorgeschlagene Steuerbetrag wurde überschrieben, weil die Rechnung es so ausweist. Wichtig ist nur, dass diese Abweichungen nicht unbemerkt bleiben. Mit dem Steuerdifferenzjournal holst Du sie Dir gesammelt auf den Bildschirm und behältst die Hoheit über Deine Voranmeldung.
Du möchtest Deine Buchungsprozesse in der Sage 100 einmal grundsätzlich aufräumen oder hast wiederkehrende Differenzen, deren Ursache unklar ist? Dann lass uns darüber sprechen.