Jeden Monat dieselbe Miete buchen, dieselbe Leasingrate erfassen, dieselbe Versicherungsprämie verarbeiten. Klingt nach Routine? Ist es auch. Und genau deshalb solltest Du Dir diese Arbeit nicht mehr manuell machen. Das Rechnungswesen der Sage 100 bringt eine Funktion mit, die genau dafür gedacht ist: wiederkehrende Buchungen. Einmal angelegt, laufen sie Periode für Periode automatisch mit. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du das Ganze einrichtest.
Wofür eignet sich die Funktion?
Überall dort, wo identische oder nahezu identische Buchungssätze regelmäßig anfallen. Typische Beispiele:
- Büromiete, Kfz-Leasing, Versicherungsbeiträge, Wartungsverträge, Telekommunikationskosten
- Mieteinnahmen aus Untervermietung, regelmäßige Lizenzgebühren, wiederkehrende Dienstleistungsabrechnungen
- Monatliche Rückstellungen und periodengerechte Abgrenzungsbuchungen
Der Clou: Selbst wenn diese Posten längst per Lastschrift oder Dauerauftrag über Dein Bankkonto laufen, sorgen die wiederkehrenden Buchungen dafür, dass Deine Buchhaltung jederzeit den vollständigen Überblick über alle Forderungen und Verbindlichkeiten zeigt, unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsfluss.
Was bringt Dir das konkret?
Buchungen mit gleichbleibendem Inhalt müssen nicht mehr jeden Monat neu eingegeben werden. Du legst sie einmalig an und übernimmst sie danach per Klick. Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Tippfehler bei Konten, Beträgen und Kostenstellen.
Alle periodischen Forderungen und Verbindlichkeiten sind lückenlos dokumentiert und jederzeit sichtbar. Über das Ablaufdatum kannst Du Leasing- und Mietverträge exakt abbilden: Läuft der Vertrag aus, endet auch die Buchung automatisch. Und falls sich Beträge oder Konditionen ändern, passt Du die bestehende Vorlage einfach an, ohne dass bereits gebuchte Perioden betroffen sind.
So richtest Du eine wiederkehrende Buchung ein
1. Vorlage-Buchung erfassen
Gib die Buchung ganz normal in der Buchungserfassung ein, ob im Dialog- oder im Stapelmodus spielt keine Rolle. Achte auf einen aussagekräftigen Buchungstext, denn dieser wird in alle Folgebuchungen übernommen. Ein Text wie Büromiete Rotensteiner Str. ist deutlich hilfreicher als nur Miete.
2. Als wiederkehrende Buchung definieren
Markiere die erfasste Buchung und wähle über das Kontextmenü den Punkt Buchung → Wiederkehrende Buchung. Im Definitionsdialog stellst Du folgende Dinge ein:
- Beginn und Ende des Zeitraums. Für das Ende stehen alle angelegten Geschäfts- und Planungsjahre zur Verfügung, die Du in den Mandanten-Grundlagen unter Buchungsperioden konfigurierst.
- Den Rhythmus: monatlich, zweimonatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
- Ein Gruppenkennzeichen, um verschiedene Buchungsgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten übernehmen zu können. Zum Beispiel Mieten am Monatsanfang und Versicherungen zur Monatsmitte.
- Die Option Verwendung sperren, um die Übernahme vorübergehend zu unterbinden, ohne die Buchung löschen zu müssen.
3. Die richtigen Optionen setzen
Im Bereich Optionen stecken ein paar Einstellungen, die in der Praxis den Unterschied machen:
Beim Buchungsbetrag hast Du die Wahl zwischen einem festen Wert und dem Betrag aus der letzten Buchung. Unser Tipp: Wähle Betrag aus der letzten Buchung, wenn sich der Betrag gelegentlich ändert, zum Beispiel bei indexierten Mietverträgen. Du passt dann einfach die letzte erzeugte Buchung an und alle Folgebuchungen übernehmen den neuen Wert automatisch.
Bei der Belegnummer und der OP-Nummer kannst Du Platzhalter verwenden. Aus der Eingabe MIETE_[Periode]_[Jahr] wird automatisch MIETE_03_2026. Gerade bei der OP-Nummer ist das wichtig, um Eindeutigkeit sicherzustellen.
Aktiviere außerdem die Option Belegdatum aktualisieren. Andernfalls tragen alle erzeugten Buchungen das Datum der ursprünglichen Anlage, was in der Auswertung für Verwirrung sorgen kann.
4. Buchungen übernehmen
Unter Buchungserfassung → Wiederkehrende Buchungen findest Du das zentrale Verwaltungstool. Hier siehst Du alle angelegten Gruppen, die zugehörigen Buchungen und eine komplette Historie, also welche Buchungen bereits übernommen wurden und welche noch ausstehen.
Die Übernahme startest Du ebenfalls von hier. Du kannst einzelne Gruppen oder alle gleichzeitig übernehmen und dabei festlegen, ob die Buchungen sofort verarbeitet oder in einen Stapel gestellt werden sollen. Die Sage 100 prüft automatisch, ob für die gewählte Periode bereits eine Übernahme stattgefunden hat. Eine versehentliche Doppelbuchung ist damit ausgeschlossen.
Die zeitversetzte Übernahme (automatische Ausführung zu einem bestimmten Zeitpunkt) steht ausschließlich in der Enterprise-Version der Sage 100 zur Verfügung.
Aufräumen nicht vergessen
Läuft ein Vertrag aus oder wird gekündigt, löschst Du die wiederkehrende Buchung einfach. Dabei werden nur die zukünftigen Wiederholungen entfernt. Alle bereits gebuchten Perioden bleiben in der Buchhaltung bestehen.
Fazit
Wiederkehrende Buchungen gehören zu den am meisten unterschätzten Funktionen im Sage 100 Rechnungswesen. In vielen Unternehmen, die wir beraten, werden monatliche Standardbuchungen nach wie vor manuell erfasst. Die Umstellung dauert je nach Anzahl der Buchungen ein bis zwei Stunden und spart danach jeden Monat spürbar Zeit.
Du möchtest Unterstützung bei der Einrichtung oder Deine Sage 100 Buchhaltung insgesamt effizienter gestalten? Dann sprich uns an.