Sage 100 für Mess-, Labor- und Medizintechnik
Das Gerät beim Kunden. Die Informationen bei Ihnen.
Messgeräte, Laboranlagen und Medizintechnik werden nicht einfach nur verkauft. Vor dem Auftrag stehen Beratung, technische Klärung und häufig mehrere Ansprechpartner. Nach der Lieferung folgen Installation, Einweisung, Wartung, Kalibrierung, Verbrauchsmaterial und langfristiger Service. Mit Sage 100 und dem integrierten xRM verbinden Sie Vertrieb, Warenwirtschaft, Gerätebezug, Service und Rechnungswesen zu einem durchgängigen Prozess.
Ein Gerät ist mehr als eine Artikelnummer
Ein Laborgerät wird angeboten, bestellt und geliefert. Damit ist der Prozess aber nicht abgeschlossen. Im Laufe seines Lebens entstehen viele weitere Informationen:
- Welcher Kunde hat das Gerät gekauft und an welchem Standort steht es?
- Welche Seriennummer und welche Konfiguration wurden ausgeliefert?
- Wann wurde das Gerät installiert und wer ist vor Ort Ansprechpartner?
- Welche Wartungen wurden durchgeführt?
- Wann ist die nächste Prüfung oder Kalibrierung fällig?
- Welche Servicefälle gab es und welche Ersatzteile wurden verbaut?
- Gibt es einen Wartungs- oder Servicevertrag?
- Welche Dokumente und Zertifikate gehören zum Gerät?
- Welche Belege gehören zur Kundenbeziehung?
- Welche Folgeangebote und welches Folgegeschäft bestehen?
Wenn diese Informationen über Sage, Excel, Outlook, Netzlaufwerke und separate Serviceanwendungen verteilt sind, fehlt der gemeinsame Zusammenhang.
Die entscheidende Frage lautet nicht nur: Was haben wir verkauft? Sondern: Was steht heute bei welchem Kunden und was ist seitdem damit passiert?
Vom Interessenten bis zur installierten Gerätebasis
xRM
Interessent · Ansprechpartner · Verkaufschance · Aktivitäten · Projekte · Service
Warenwirtschaft
Artikel · Seriennummer · Charge · Einkauf · Lager · Lieferung · Ersatzteile
Geräteprozess
Standort · Gerät · Wartung · Kalibrierung · Reparatur · Historie
Rechnungswesen
Rechnung · Offene Posten · Zahlung · Kosten · Auswertung
Der Mehrwert entsteht dadurch, dass diese Informationen nicht als getrennte Datenwelten behandelt werden. Der Vertrieb kennt den Kunden. Die Warenwirtschaft kennt das Gerät. Der Service kennt die Historie. Das Rechnungswesen kennt die kaufmännische Seite.
Unser Ziel: Alle Beteiligten arbeiten mit einem gemeinsamen Zusammenhang.
Komplexe Geräte brauchen mehr als eine Angebotsnummer
Im Mess-, Labor- und Medizintechnikhandel beginnt die Kundenbeziehung häufig lange vor dem Auftrag. An einer Investitionsentscheidung können Laborleitung, technischer Einkauf, Fachanwender, Medizintechnik, IT, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung beteiligt sein.
Mit dem Sage 100 xRM lassen sich Vertriebsinformationen direkt im Kontext der bestehenden ERP-Daten organisieren:
- Interessenten und Ansprechpartner erfassen, Rollen strukturieren
- Aktivitäten dokumentieren und Wiedervorlagen organisieren
- Verkaufschancen transparent nachverfolgen
- Angebote in den Kontext der Verkaufschance stellen
- Projekte begleiten und technische Informationen verfügbar machen
- Folgegeschäft bei Verbrauchsmaterial und Service erkennen
Kein separates CRM neben dem ERP
Das xRM ist in die Sage-100-Welt integriert. Dadurch entsteht keine zusätzliche Dateninsel, in der Kunden- und Vertriebsinformationen vom kaufmännischen System getrennt werden. Der Vertrieb sieht nicht nur einen Kontakt, sondern die gesamte Geschäftsbeziehung.
Musterlabor GmbH
So könnte Ihre Kunden- und Geräteakte aussehen
Wissen, welches Gerät wo steht
Klassisches CRM denkt in Kunden und Ansprechpartnern. Im technischen Gerätegeschäft ist die Realität vielschichtiger: Ein Kunde hat Standorte. Standorte haben Geräte. Geräte haben eine Geschichte aus Lieferung, Installation, Wartungen, Kalibrierungen, Servicefällen und Dokumenten.
Je nach Prozess kann rund um Sage 100 und xRM eine strukturierte Geräte- oder Anlagenakte aufgebaut werden. Denkbare Informationen:
Wichtig zu wissen: Wir konzipieren gemeinsam, welche Geräteinformationen Sie benötigen und wie diese mit Sage 100, xRM und bei Bedarf individuellen Erweiterungen sinnvoll abgebildet werden.
Seriennummern und Chargen: Vom Wareneingang bis zum Kunden
Seriennummern für Geräte
Gerade bei hochwertigen technischen Geräten ist nicht nur relevant, welcher Artikel verkauft wurde. Entscheidend ist häufig, welches konkrete Gerät ausgeliefert wurde.
Die Sage 100 Warenwirtschaft unterstützt Seriennummern. Damit entsteht eine Grundlage, um einzelne Geräte den kaufmännischen Warenbewegungen zuzuordnen und mit der Geräte- und Servicehistorie zu verbinden.
Chargen für Verbrauchsmaterial
Bei Verbrauchsmaterialien, Reagenzien und anderen chargenbezogenen Artikeln kann zusätzlich die Chargenverwaltung relevant werden. Je nach Sortiment sind dabei wichtig:
- Charge beziehungsweise Lot vom Wareneingang bis zur Lieferung
- Lagerbestand je Charge
- Verfallsinformationen
- Dokumentation und Rückverfolgung
Wichtig: Eine ERP-Chargenverwaltung ist nicht automatisch gleichbedeutend mit der vollständigen Erfüllung regulatorischer Anforderungen. Der konkrete Prozess muss separat bewertet werden.
Regulatorische Anforderungen bewusst mitdenken
Für Medizinprodukte gelten besondere Anforderungen an Identifikation und Rückverfolgbarkeit. Das europäische UDI-System dient der eindeutigen Identifikation von Medizinprodukten und soll die Rückverfolgbarkeit verbessern.
Für Unternehmen im Medizintechnikhandel kann deshalb wichtig sein, welche Produkt-, UDI-, Seriennummern- oder Chargeninformationen im ERP-Prozess benötigt werden.
Wir versprechen keine MDR-Konformität per ERP-Modul. Die Software muss sich in Ihren Regulatory-Prozess einfügen, nicht umgekehrt.
Unser Ansatz: Wir prüfen gemeinsam,
- welche Informationen in Sage 100 benötigt werden
- welche Daten vom Hersteller kommen
- welche Identifikatoren gespeichert werden sollen
- welche Dokumente dazugehören
- welche Schnittstellen zu Hersteller- oder Fachsystemen notwendig sind
- wo individuelle Felder oder Erweiterungen sinnvoll sind
Hochwertige Geräte, Zubehör und Verbrauchsmaterial in einer Warenwirtschaft
Zum Sortiment gehören häufig Geräte, Zubehör, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Reagenzien und Serviceleistungen. Die Sage 100 Warenwirtschaft bildet die klassischen Prozesse von Einkauf, Verkauf und Lager ab und verbindet sie mit Seriennummern und Chargen.
Einkauf
Geräte und Komponenten bei Herstellern und Lieferanten beschaffen und Liefertermine im Blick behalten.
Verkauf
Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung durchgängig bearbeiten, auch bei erklärungsbedürftigen Konfigurationen.
Lager
Bestände und Warenbewegungen für Geräte, Zubehör und Verbrauchsmaterial transparent halten.
Ersatzteile
Material für Service- und Reparaturprozesse mit der Warenwirtschaft verbinden, von der Bestandsprüfung bis zur Abrechnung.
Produktinformationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden
Technische Produkte bringen umfangreiche Stammdaten mit: Herstellerartikelnummern, technische Merkmale, Zubehör, Ersatzteile, Dokumente, Preise, Verfügbarkeiten und Identifikatoren.
Je nach Hersteller und Datenquelle kann ein automatisierter Datenaustausch manuellen Aufwand deutlich reduzieren. Appontes entwickelt Schnittstellen und Importprozesse, um externe Produkt- und Lieferantendaten in die Sage-100-Landschaft einzubinden.
Ein zuverlässiger Service verkauft das nächste Gerät mit
Bei Investitionsgütern entscheidet die Qualität des Services häufig darüber, ob ein Kunde langfristig bleibt. Mit dem Sage 100 xRM können Service- und Supportprozesse mit Kunden- und ERP-Informationen verbunden werden:
- Servicefall erfassen und dem betroffenen Gerät zuordnen
- Kunden-, Ansprechpartner- und Gerätehistorie sehen
- Aktivitäten dokumentieren und Zuständigkeiten organisieren
- Ersatzteile in den Servicevorgang einbeziehen
- Leistungen kaufmännisch weiterverarbeiten
- Folgegeschäft erkennen
Wiederkehrende Vorgänge planbar machen
Je nach Gerät und Geschäftsmodell gehören dazu Wartung, Kalibrierung, Prüfung, Sicherheitsüberprüfung, Inspektion, Verschleißteilwechsel sowie Software- und Firmware-Arbeiten.
Aus Gerät und Intervall ergibt sich die Fälligkeit. Daraus entsteht der Serviceauftrag beim Kunden, die Durchführung wird protokolliert und der nächste Termin ist bereits geplant.
Wenn Ihr Service mobil wird
Für Unternehmen mit mehreren Servicetechnikern und Außendiensteinsätzen kann zusätzlich eine spezialisierte Field-Service-Lösung sinnvoll sein.
Für solche Anforderungen führt Sage im AppCenter Praxedo für Sage 100, eine cloudbasierte Field-Service-Lösung mit webbasierter Disposition und offlinefähiger App für Servicetechniker:
- Einsatzplanung und Disposition
- Digitale Arbeitsaufträge mit Checklisten, Fotos und Unterschrift
- Serviceberichte und Rückmeldungen direkt vor Ort
- Offlinefähige App für iOS und Android
Sage 100 und xRM bilden die kaufmännische und kundenbezogene Basis. Praxedo ergänzt bei gehobenen Anforderungen den mobilen Außendienst. Der Konnektor setzt auf dem Sage 100 xRM auf, also genau auf dem Modul, das wir aus der Produktentwicklung kennen.
Wie das Zusammenspiel im technischen Kundendienst konkret aussieht, zeigt unsere Seite Sage 100 für Service und Wartung.
Sage 100
Warenwirtschaft · Rechnungswesen
xRM
Kunde · Gerät · Service
Field Service
z. B. Praxedo · Disposition · Mobile Techniker
Der Praxedo-Konnektor setzt auf dem Sage 100 xRM auf und ist ohne Programmierung konfigurierbar.
Nicht jedes Gerät beim Kunden wurde verkauft
Leih-, Demo- und Ersatzgeräte
Teststellungen, Vorführgeräte, Leihgeräte und Austauschgeräte gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Dadurch entstehen zusätzliche Fragen:
- Wem gehört das Gerät und wo befindet es sich?
- Wer nutzt es aktuell, seit wann und bis wann?
- Welche Seriennummer wurde ausgegeben?
- Welches Gerät ersetzt es?
- Muss es geprüft oder gewartet werden?
Solche Abläufe sind ein gutes Beispiel für Prozesse, bei denen xRM und individuelle Erweiterungen einen Mehrwert gegenüber einer reinen Warenwirtschaft schaffen.
Serviceverträge
Service- und Wartungsverträge schaffen planbare Leistungen und langfristige Kundenbindung. Zum Vertrag können unter anderem gehören:
- Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist
- Enthaltene Geräte und Leistungen
- Reaktionszeiten
- Wartungsintervalle
- Abrechnung und Ansprechpartner
Wichtig dabei: Der Vertrag sollte nicht unabhängig von den Geräten und Servicevorgängen betrachtet werden, für die er gilt.
Zu einem technischen Gerät gehören viele Dokumente
Je nach Produkt entstehen Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, technische Spezifikationen, Bedienungsanleitungen, Installationsprotokolle, Einweisungsnachweise, Serviceberichte, Kalibrierzertifikate, Prüfberichte und Konformitätsunterlagen.
Diese Informationen sollten nicht in persönlichen Outlook-Postfächern oder auf Netzlaufwerken verschwinden, sondern strukturiert zum Kunden und zum Gerät gehören.
Gemeinsam mit Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare lässt sich Sage 100 zu einer zentralen Informationslandschaft erweitern.
Ihre Gerätewelt endet nicht am ERP
Händler und Serviceunternehmen für Mess-, Labor- und Medizintechnik arbeiten häufig mit zahlreichen weiteren Systemen, von Herstellerdaten über Kundenportale bis zu regulatorischen Fachsystemen. Wir verbinden Sage 100 mit den Anwendungen, die für Ihre Prozesse notwendig sind.
Hersteller- & Produktdaten
Webshops & Kundenportale
EDI & E-Procurement
Dokumentenmanagement
Field Service
Regulatorische Fachsysteme
Reporting & BI
Schnittstelle fehlt?
Dann entwickeln wir sie.
Standard, wo er passt. Individuell, wo Ihre Prozesse es brauchen.
Gerade in Mess-, Labor- und Medizintechnik gibt es Anforderungen, die kein Standard-ERP vollständig vorhersehen kann. Wir versuchen nicht, solche Prozesse mit Gewalt in den Standard zu pressen.
Zuerst prüfen wir, was Sage 100 und xRM bereits sinnvoll abbilden. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, wo eine individuelle Erweiterung wirklich Nutzen bringt.
Bei Appontes sitzen Prozessberatung und Entwicklung an einem Tisch.
- Spezielle Geräteakten und zusätzliche Identifikatoren
- UDI-bezogene Informationen
- Individuelle Serviceprozesse und Kalibrierungsdaten
- Leih- und Demogeräteverwaltung
- Schnittstellen zu Herstellern und Fachsystemen
- Kundenspezifische Dokumentation
- Auswertungen, Dashboards und Portale
- Automatisierte Workflows
Sage 100 können viele. Beim xRM gehen wir tiefer.
Wir kennen das Sage 100 xRM nicht nur aus Kundenprojekten. Wir haben daran mitgearbeitet. Diese Erfahrung hilft uns besonders in Branchen, in denen Beziehungen komplexer sind als Kunde, Ansprechpartner und Angebot. Mess-, Labor- und Medizintechnik gehört genau dazu.
Thomas Falkner
War von 2014 bis 2018 Entwicklungsleiter des Sage 100 xRM und hat die Lösung über Jahre mitgestaltet.
Jan Amann
Hat das xRM als Projektleiter bei Kunden eingeführt und im Support betreut. Heute Ihr Ansprechpartner bei Appontes.
Typische Teilbranchen
Labortechnik
Analysegeräte, Laborgeräte, Verbrauchsmaterial und Service.
Messtechnik
Messgeräte, Prüfgeräte, Kalibrierung und technische Dienstleistungen.
Medizintechnik
Medizinische Geräte, Zubehör, Service und Dokumentation.
In-vitro-Diagnostik
Analyse- und Diagnostiksysteme sowie zugehöriges Verbrauchsmaterial.
Mikroskopie
Geräte, Zubehör, Optik, Wartung und Service.
Prüf- & Analysetechnik
Geräte mit wiederkehrenden Prüf-, Wartungs- oder Kalibrierprozessen.
Dental- & Praxistechnik
Technische Geräte mit Installation, Wartung und Service.
Forschungsausstattung
Erklärungsbedürftige Investitionsgüter für Forschungseinrichtungen und Labore.
Passt Sage 100 zu Ihrem Unternehmen?
Sage 100 ist für Sie besonders interessant, wenn:
- Sie Mess-, Labor- oder Medizintechnik im B2B-Geschäft vertreiben
- Ihre Produkte technisch erklärungsbedürftig sind
- Der Vertriebsprozess mehrere Ansprechpartner und längere Entscheidungswege umfasst
- Sie Seriennummern oder Chargen benötigen
- Sie wissen möchten, welche Geräte bei welchem Kunden und Standort stehen
- Service, Wartung oder Kalibrierung Teil Ihres Geschäftsmodells sind
- Ersatzteile und Verbrauchsmaterial verkauft werden
- Sie langfristige Service- und Kundenbeziehungen pflegen
- Dokumente strukturiert zum Kunden oder Gerät gehören sollen
- Sie Hersteller-, DMS-, Service- oder andere Systeme anbinden müssen
- Ihre Prozesse teilweise über einen ERP-Standard hinausgehen
- Ihre heutige Systemlandschaft aus Sage, Excel, Outlook und Insellösungen besteht
Sie arbeiten bereits mit Sage oder Office Line?
Gerade spezialisierte technische Händler arbeiten häufig seit vielen Jahren mit Sage. Über die Zeit sind individuelle Belege, eigene Artikelstrukturen, Zusatzlösungen, Schnittstellen und viel Spezialwissen entstanden. Eine Modernisierung sollte deshalb nicht bei null beginnen.
Wir analysieren Ihre bestehende Sage-100- beziehungsweise Office-Line-Umgebung und betrachten dabei Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Seriennummern und Chargen, xRM, Zusatzlösungen, individuelle Entwicklung, Schnittstellen, Serviceprozesse und Datenqualität. Bewährte Prozesse verstehen, bevor man sie verändert. Wenn Sie mit Ihrem bisherigen Partner unzufrieden sind: Der Betreuungswechsel ist einfacher als gedacht.
Ihr Sage-Partner für anspruchsvolle technische Prozesse
Wir verstehen Sage 100
Warenwirtschaft und Rechnungswesen bilden die kaufmännische Basis.
Wir kennen xRM von innen
Aus Produktentwicklung, Projektleitung und Support, nicht nur aus der Anwendung.
Wir verstehen Service
Gerätegeschäft endet für uns nicht mit dem Lieferschein.
Wir entwickeln selbst
Wenn Standard und Konfiguration nicht ausreichen, setzen wir Prozesse und Schnittstellen individuell um.
Wir verbinden Systeme
DMS, Hersteller, Portale und Fachanwendungen lassen sich in die Prozesslandschaft einbinden.
Ehrliche Empfehlungen
Wir verkaufen nicht automatisch mehr Software, sondern prüfen zuerst, was Ihr Prozess tatsächlich benötigt.
So entsteht Ihre Sage-100-Lösung
1. Prozesse verstehen
Vertrieb, Einkauf, Lager, Geräte, Seriennummern und Chargen, Standorte, Service, Wartung, Kalibrierung, Dokumente und Rechnungswesen.
2. Datenmodell festlegen
Welche Informationen gehören zu Kunde, Ansprechpartner, Standort, Artikel, Gerät, Servicefall, Vertrag und Dokument?
3. Standard prüfen
Wir klären, was Sage 100 und xRM bereits sinnvoll abbilden. Erweiterungen definieren wir nur dort, wo der Standard nicht ausreicht.
4. Systeme verbinden
Schnittstellen zu den notwendigen Drittanwendungen, von Herstellerdaten bis zum Dokumentenmanagement.
5. Mit Anwendern testen
Der Prozess muss im täglichen Betrieb funktionieren. Wir testen entlang realer Abläufe und schulen Ihre Mitarbeiter.
6. Weiterentwickeln
Nach dem Start begleiten wir Support, Optimierung und neue Anforderungen.
Wissen Sie nicht nur, was Sie verkauft haben, sondern auch, was beim Kunden steht?
Vom ersten Interessenten über Angebot und Lieferung bis zu Seriennummer, Standort, Wartung und Service: Wir zeigen Ihnen, wie Sage 100 und xRM Ihre kaufmännischen und technischen Informationen miteinander verbinden können.
Appontes GmbH · Sage 100 · xRM · Service · Schnittstellen · Entwicklung