Sage 100 mit DocuWare verbinden
Warenwirtschaft in Sage 100. Dokumente und Freigaben in DocuWare. Ein durchgängiger Prozess statt zwei getrennter Systeme.
Bestellungen, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen entstehen in der Sage 100. Lieferantenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zertifikate und weitere Dokumente erreichen das Unternehmen dagegen häufig per E-Mail, als PDF oder auf Papier. Mit einer Schnittstelle zwischen Sage 100 Warenwirtschaft und DocuWare DMS verbinden wir beide Welten.
Sage 100 bleibt das führende System für Ihre Warenwirtschaft. DocuWare übernimmt Dokumentenmanagement, Archivierung und dokumentenbezogene Workflows. Und Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr überlegen, in welchem System sie suchen müssen.
Sage 100 und DocuWare: ERP-Daten und Dokumente gehören zusammen
Ein Geschäftsvorgang besteht selten nur aus einem Datensatz. Zu einer Bestellung gehören beispielsweise:
- Die Bestellung aus Sage 100
- Die Auftragsbestätigung des Lieferanten
- Der Lieferschein
- Prüfzeugnisse oder Zertifikate
- Die Lieferantenrechnung
- Interne Freigaben
- Weitere Korrespondenz
In Sage 100 befindet sich der kaufmännische Vorgang. In DocuWare befinden sich die zugehörigen Dokumente. Die Schnittstelle verbindet beides miteinander. So wird aus zwei Anwendungen ein zusammenhängender digitaler Geschäftsprozess.
Was kann eine Sage-100-DocuWare-Schnittstelle leisten?
Eine Integration arbeitet nicht nur in eine Richtung.
Sage 100 → DocuWare
Dokumente, die in Sage 100 entstehen, werden automatisch an DocuWare übergeben und dort passend verschlagwortet. Zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und weitere individuelle Belege.
Informationen aus Sage 100 werden dabei direkt als DocuWare-Indexfelder mitgegeben. Das Dokument muss anschließend nicht noch einmal manuell abgelegt und verschlagwortet werden.
DocuWare → Sage 100
Ein eingehendes Dokument wird zunächst in DocuWare archiviert, ausgelesen und gegebenenfalls geprüft oder freigegeben. Anschließend werden die relevanten Informationen an die Sage 100 Warenwirtschaft übergeben.
Zum Beispiel für Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen sowie Waren- und Rechnungseingänge. Je nach Automatisierung werden vorhandene Sage-Vorgänge ergänzt oder neue Warenwirtschaftsbelege erzeugt.
Recherche aus Sage 100
Aus einem Vorgang in Sage 100 werden die dazugehörigen Dokumente gesucht und angezeigt. Beispielsweise:
- Kunde: Alle Kundendokumente
- Lieferant: Bestellungen, Rechnungen, Korrespondenz
- Bestellung: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung
- Artikel: Datenblätter, Zertifikate, Dokumentation
Der Anwender bleibt dabei in seinem gewohnten ERP-Kontext und erhält trotzdem Zugriff auf die relevanten Dokumente.
Vom Einkauf bis zur Lieferantenrechnung
Besonders groß ist das Automatisierungspotenzial im Einkauf. Ein möglicher Prozess:
Bestellung entsteht in Sage 100
Der Einkauf erstellt seine Bestellung wie gewohnt in der Sage 100 Warenwirtschaft. Sage kennt bereits Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Mengen, Preise, Liefertermine und Kostenstellen. Diese Informationen werden später für die automatische Zuordnung von Dokumenten verwendet.
Dokumente treffen ein
Der Lieferant sendet beispielsweise Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Zusätzlich können Prüfzeugnisse, Zertifikate, Datenblätter und technische Dokumentation eintreffen. Diese Unterlagen werden in DocuWare archiviert und klassifiziert.
Dokument und Bestellung werden verbunden
Die Schnittstelle stellt den Bezug zwischen Dokument und Warenwirtschaft her, beispielsweise über Bestellnummer, Lieferant, Artikelnummer, Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer. Damit wird aus einem beliebigen PDF ein Dokument, das eindeutig zu einem Sage-Vorgang gehört.
Prüfung und Freigabe in DocuWare
Dokumentenbezogene Prüf- und Freigabeprozesse finden in DocuWare statt. Bei einer Lieferantenrechnung sind dabei drei Fragen interessant: Was wurde bestellt? Was wurde geliefert? Was wird berechnet? Genau hier entsteht der Mehrwert einer tiefen Integration.
Übergabe an Sage 100
Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe werden Informationen wieder an Sage 100 übergeben. Je nach Prozess wird eine Bestellung weitergeführt, ein Wareneingang oder Rechnungseingang erzeugt oder ein vorhandener Vorgang ergänzt.
Wie viel Automatisierung darf es sein?
Welche Schritte vollständig automatisiert werden und an welchen Stellen ein Mitarbeiter bewusst entscheiden soll, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammen betrachten
Eine leistungsfähige Schnittstelle sollte nicht lediglich PDFs von einem System in das andere verschieben. Entscheidend ist der kaufmännische Zusammenhang zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnungseingang.
Ein Beispiel: Der Lieferant berechnet 10 Stück. Bestellt wurden 10 Stück. Geliefert wurden bisher aber nur 8 Stück. Die Informationen für diese Prüfung existieren in der Sage 100 Warenwirtschaft. Je nach Integrationsumfang können beispielsweise folgende Informationen für einen Abgleich herangezogen werden:
| Sage-100-Daten | Verwendung bei der Prüfung |
|---|---|
| Bestellnummer | Zuordnung zur Bestellung |
| Artikelnummer | Positionszuordnung |
| Bestellmenge | Sollmenge |
| Gelieferte Menge | Prüfung des Wareneingangs |
| Bereits berechnete Menge | Prüfung auf Mehrfachberechnung |
| Bestellpreis | Preisprüfung |
| Lieferant | Kreditorenzuordnung |
Dadurch wird aus Dokumentenarchivierung eine echte Prozessintegration zwischen ERP und DMS.
Sage 100 Warenwirtschaft und DocuWare im Lager
Die Verbindung zwischen ERP und DMS endet nicht im Büro. Gerade in Unternehmen mit eigener Lagerhaltung entstehen entlang des Warenflusses zahlreiche Informationen und Dokumente: Von der Bestellung über Wareneingang und Lager bis zu Lieferung und Rechnung.
Sage 100 verwaltet die kaufmännischen Daten und Warenbewegungen. DocuWare verwaltet die zugehörigen Dokumente. Durch die Verbindung beider Systeme kann ein Anwender aus dem kaufmännischen Vorgang heraus direkt auf die relevanten Unterlagen zugreifen.
Auch der Verkauf profitiert von der Integration
Nicht nur Eingangsrechnungen gehören in ein DMS. Auf der Verkaufsseite entsteht ein kompletter Belegfluss: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung.
Diese Dokumente entstehen bereits strukturiert in Sage 100. Sie anschließend noch einmal manuell in DocuWare hochzuladen und zu verschlagworten, wäre unnötige Doppelarbeit. Die Schnittstelle archiviert die Dokumente deshalb automatisch und gibt die passenden Sage-Informationen direkt mit.
Automatische Archivierung beim Erzeugen oder Versenden
Ein Mitarbeiter erstellt beispielsweise eine Rechnung in Sage 100 und versendet sie als PDF per E-Mail. Parallel dazu wird die Rechnung automatisch erzeugt, an DocuWare übertragen, mit Sage-Daten verschlagwortet, dem richtigen Kunden und Vorgang zugeordnet und im vorgesehenen Archiv abgelegt.
Für den Anwender entsteht kein zusätzlicher Arbeitsschritt.
Mehr als Rechnungen archivieren
Ein DMS wird besonders wertvoll, wenn nicht nur klassische Buchhaltungsbelege darin liegen. Rund um die Warenwirtschaft können beispielsweise folgende Dokumente mit Sage-Vorgängen verbunden werden:
Einkauf
Lieferantenangebote · Auftragsbestätigungen · Lieferscheine · Lieferantenrechnungen · Preislisten · Verträge
Verkauf
Kundenanfragen · Angebote · Auftragsbestätigungen · Lieferscheine · Rechnungen · Gutschriften
Artikel und Qualität
Datenblätter · Bedienungsanleitungen · Sicherheitsdatenblätter · Prüfberichte · Zertifikate · Kalibrierscheine · technische Zeichnungen
Kommunikation
E-Mails · Schriftverkehr · Reklamationen · Vereinbarungen
Damit entsteht nicht nur ein Rechnungsarchiv. Es entsteht eine digitale Dokumentenakte rund um Ihre Sage-100-Warenwirtschaft.
Dokumente direkt aus Sage 100 finden
Ein gutes DMS sollte nicht dazu führen, dass Mitarbeiter ständig zwischen Sage 100 und DocuWare wechseln müssen. Die Frage sollte nicht lauten: „In welchem Archiv liegt das Dokument?" Sondern: „Ich bin gerade in diesem Auftrag. Zeig mir alles, was dazu gehört."
Eine Integration kann deshalb die DocuWare-Recherche aus verschiedenen Sage-Kontexten ermöglichen:
Im Kundenstamm
Alle relevanten Dokumente zum Kunden.
Im Lieferantenstamm
Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Korrespondenz.
In der Einkaufsbelegerfassung
Dokumente zum aktuellen Einkaufsvorgang.
In der Verkaufsbelegerfassung
Unterlagen zum aktuellen Verkaufsauftrag.
Im Artikelstamm
Datenblätter, Zertifikate und Dokumente zum jeweiligen Artikel.
Sage 100 bleibt der Ausgangspunkt
Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter dort, wo sie zuhause sind. Die Dokumente kommen zum Vorgang, nicht umgekehrt.
Gute Verschlagwortung beginnt in Sage 100
Dokumentenmanagement funktioniert nur dann wirklich gut, wenn Dokumente eindeutig gefunden werden können. Viele der dafür benötigten Informationen existieren bereits in Sage 100. Statt Daten noch einmal einzugeben, werden sie direkt als Indexinformationen an DocuWare übertragen:
| Sage 100 | DocuWare |
|---|---|
| Kundennummer | Kunde |
| Lieferantennummer | Lieferant |
| Belegnummer | Belegnummer |
| Belegart | Dokumentart |
| Belegdatum | Datum |
| Vorgangsnummer | Vorgang |
| Artikelnummer | Artikel |
| Mandant | Unternehmen |
Welche Felder übertragen werden, richtet sich nach Ihrem Dokumenten- und Suchkonzept. Einmal in Sage vorhanden, sollten Daten nicht noch einmal abgetippt werden.
Welches System führt welche Information?
Eine saubere Integration benötigt klare Verantwortlichkeiten.
Sage 100 bleibt führend für
- Kunden und Lieferanten
- Artikel, Preise und Konditionen
- Bestellungen und Wareneingänge
- Lagerbewegungen
- Verkaufsaufträge
- Warenwirtschaftsbelege
DocuWare übernimmt insbesondere
- Dokumentenablage und Indexierung
- Dokumentensuche
- Dokumentenbezogene Freigaben
- Aufgaben und Workflows
- Berechtigungen
- Archivierung
Die Schnittstelle sorgt dafür, dass beide Systeme denselben Geschäftsvorgang abbilden.
Standard, wo er passt. Individuell, wo es notwendig ist.
Für Sage 100 und DocuWare existieren etablierte Integrationsmöglichkeiten. Das ist sinnvoll. Eine Individualentwicklung sollte nicht neu erfinden, was bereits zuverlässig gelöst ist.
Genauso wenig sollte ein Unternehmen allerdings seine Prozesse verbiegen, nur weil eine Standardschnittstelle an einer bestimmten Stelle endet.
Deshalb betrachten wir zuerst Ihren Prozess. Anschließend klären wir: Was deckt der Standard bereits ab? Was lässt sich konfigurieren? Wo ist eine individuelle Erweiterung sinnvoll?
Die Schnittstelle orientiert sich an Ihrem Prozess. Nicht Ihr Prozess an der Schnittstelle.
Individuelle Integrationslogik wird zum Beispiel notwendig bei
- Individuellen Sage-Belegarten und -Erweiterungen
- Eigenen Zusatzlösungen
- Individuellen DocuWare-Archiven und Indexierungsregeln
- Komplexen Einkaufsprozessen und Prüfregeln
- Zusätzlichen Freigabeschritten
- Automatischer Belegerzeugung
- Mehreren Sage-Mandanten
- Individuellen Artikel- oder Chargenprozessen
- Vorhandenen Fremdschnittstellen
Technische Umsetzung
Je nach Systemlandschaft kombinieren wir unterschiedliche Integrationsbausteine.
Sage-100-Integration
Zugriff auf die benötigten Warenwirtschaftsdaten und kontrollierte Ausführung der vorgesehenen Sage-Prozesse.
DocuWare-Integration
Ablage, Recherche, Indexierung und Verarbeitung von Dokumenten über die vorgesehenen DocuWare-Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten.
Individuelle Middleware
Bei komplexeren Prozessen übernimmt eine eigene Integrationsschicht die Kommunikation zwischen beiden Systemen. Datenmapping, Validierung, Statusverwaltung, Fehlerbehandlung, Wiederholungsmechanismen, Protokollierung, zeitgesteuerte Verarbeitung und Monitoring inklusive.
Dadurch bleibt die Integration nachvollziehbar, wartbar und erweiterbar.
Eine Schnittstelle muss Fehler aushalten können
Geschäftskritische Integrationen dürfen nicht davon ausgehen, dass immer alles funktioniert. Was passiert beispielsweise, wenn:
- DocuWare vorübergehend nicht erreichbar ist?
- Ein Pflichtfeld fehlt?
- Ein Dokument doppelt angeliefert wird?
- Eine Bestellnummer nicht gefunden wird?
- Ein Beleg bereits verarbeitet wurde?
- Ein Dokument keiner Bestellung eindeutig zugeordnet werden kann?
Solche Fälle gehören zur Integrationsarchitektur. Deshalb berücksichtigen wir bei individuellen Schnittstellen von Anfang an:
Eine Schnittstelle ist erst zuverlässig, wenn sich auch nachvollziehen lässt, was wann mit welchem Dokument passiert ist.
Automatische DocuWare-Archivierung mit Appontes Power Tools
Für bestimmte Anforderungen ist keine umfangreiche Individualentwicklung notwendig. Mit unseren Appontes Power Tools für Sage 100 können Sage-Belege automatisiert an ein Dokumentenmanagementsystem übergeben werden.
DocuWare kann dabei sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-System angebunden werden. Die Verarbeitung kann automatisiert im Hintergrund stattfinden.
Damit eignen sich die Power Tools beispielsweise für die automatische Archivierung großer Mengen von Sage-Ausgangsbelegen in DocuWare.
Sie legen zum Beispiel fest
- Welche Sage-Belege verarbeitet werden
- Wann die Verarbeitung erfolgt
- Wohin die Dokumente übertragen werden
- Nach welchen Kriterien Belege ausgewählt werden
Bestehende Sage-DocuWare-Schnittstelle erweitern
Sie setzen Sage 100 und DocuWare bereits ein? Dann muss nicht zwangsläufig alles ersetzt werden. Wir unterstützen auch bestehende Installationen. Zum Beispiel wenn:
- Belege nicht zuverlässig archiviert werden
- Indexinformationen fehlen
- Dokumente nicht eindeutig gefunden werden
- Zusätzliche Sage-Belegarten hinzukommen
- Weitere DocuWare-Archive angebunden werden sollen
- Workflows erweitert werden sollen
- Einkaufsprozesse stärker automatisiert werden sollen
- Individuelle Sage-Anpassungen berücksichtigt werden müssen
- Eine vorhandene Schnittstelle nicht mehr weiterentwickelt wird
Wir analysieren zunächst die bestehende Lösung. Anschließend entscheiden wir gemeinsam, ob Konfiguration, Erweiterung oder Neuimplementierung sinnvoll ist.
Besonders interessant für Handel und technische Unternehmen
Eine tiefe Verbindung von Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement ist besonders wertvoll, wenn zu einem Geschäftsvorgang zahlreiche zusätzliche Unterlagen gehören.
Technischer Großhandel
Bestellungen, Lieferdokumente, Datenblätter und Zertifikate gehören unmittelbar zum Warenwirtschaftsvorgang.
Sage 100 für technischen GroßhandelMaschinen-, Anlagen- und Gerätehandel
Angebote, Aufträge, technische Unterlagen, Dokumentationen und Serviceinformationen werden strukturiert zusammengeführt.
Sage 100 für Maschinen- und GerätehandelMess-, Labor- und Medizintechnik
Neben kaufmännischen Belegen spielen Zertifikate, Prüfunterlagen, Kalibrierscheine und gerätebezogene Dokumente eine wichtige Rolle.
Sage 100 für Mess-, Labor- und MedizintechnikService und Wartung
Kaufmännische Vorgänge werden mit Serviceberichten, Dokumentationen und weiteren Unterlagen verbunden.
Sage 100 für Service und WartungIhr Partner für Sage 100 und DocuWare
Wir kennen beide Seiten
Wir beschäftigen uns intensiv mit Sage 100 und DocuWare. Damit betrachten wir nicht nur das DMS und nicht nur das ERP, sondern vor allem den Prozess zwischen beiden Systemen.
Tiefe Sage-100-Kompetenz
Warenwirtschaft, Rechnungswesen, xRM, Datenbank und individuelle Entwicklung gehören zu unserem täglichen Geschäft. Dadurch verstehen wir nicht nur, wie ein Dokument archiviert wird, sondern auch, welcher kaufmännische Prozess in Sage 100 dahintersteht.
Eigene Softwareentwicklung
Wenn der Standard nicht ausreicht, müssen Sie keinen weiteren Entwicklungspartner hinzuziehen. Individuelle Ergänzungen und Schnittstellen entwickeln wir selbst.
Prozess statt Produktdemo
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Funktionen einzuschalten. Wir analysieren, welcher Ablauf in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, und automatisieren genau diesen.
So entsteht Ihre Sage-100-DocuWare-Integration
Dokumentenprozess verstehen
Welche Dokumente entstehen wo? Welche kommen von außen? Wer muss sie prüfen? Wo werden sie heute gesucht?
Sage-Prozess analysieren
Wir betrachten die zugehörigen Einkaufs-, Lager- und Verkaufsprozesse in Sage 100.
Systemgrenzen festlegen
Welche Informationen führt Sage 100? Welche Aufgaben übernimmt DocuWare?
Standardfunktionen bewerten
Wir prüfen, welche Anforderungen mit bestehenden Integrationsmöglichkeiten abgedeckt werden können.
Individuelle Ergänzungen definieren
Nur dort, wo der Standard nicht ausreicht, entwickeln wir zusätzliche Funktionen.
Umsetzung, Test und Betrieb
Die Integration wird eingerichtet, getestet und anhand realer Geschäftsprozesse validiert. Auch nach der Einführung bleiben wir mit Monitoring und Support Ihr Ansprechpartner.
Sage 100 Warenwirtschaft und DocuWare verbinden
Sie nutzen Sage 100 für Einkauf, Lager und Verkauf und DocuWare für Ihr Dokumentenmanagement? Dann verbinden wir ERP-Daten, Dokumente, Freigaben und Warenwirtschaftsprozesse zu einem durchgängigen digitalen Ablauf.
Appontes GmbH · Sage 100 · DocuWare · Warenwirtschaft · Schnittstellen · Individualentwicklung
Wir verbinden, was zusammengehört.