EDI & E-Procurement mit Sage 100 verbinden
Ihr Kunde bestellt elektronisch. Der Auftrag entsteht automatisch in Sage 100.
Wir verbinden strukturierte Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen mit der Sage 100 Warenwirtschaft – technisch zuverlässig und fachlich passend zu Ihrem Prozess.
Wenn aus einer Bestellung noch jemand einen Auftrag machen muss
PDF öffnen, Kunden und Artikel suchen, Mengen, Preise, Lieferadresse und Bestellnummer übertragen: Was bei zehn Bestellungen noch tragbar wirkt, wird bei 500 oder 5.000 Belegen zum Prozessrisiko.
System → strukturierte Daten → System
EDI steht für Electronic Data Interchange. Ein Geschäftsdokument wird nicht für einen Menschen erzeugt, der es wieder abtippt, sondern vom nächsten System maschinell verarbeitet.
Sage 100 wird Teil des elektronischen Geschäftsprozesses
Die Integrationsschicht übersetzt nicht nur Formate. Sie ordnet Geschäftspartner und Artikel zu, validiert Inhalte, wendet Regeln an und macht Fehler sichtbar.
Eine Schnittstelle ist mehr als ein Formatkonverter
„EDIFACT lesen“ bedeutet noch nicht, dass der richtige Auftrag entsteht. Die eigentliche Integrationsarbeit beginnt beim Mapping von Geschäftspartner, Artikel, Mengeneinheit, Preis, Adresse und Belegart. Eine GLN kann Partner und Standorte dabei eindeutig identifizieren.
Vollautomatisch – aber nicht unkontrolliert
Nur eindeutig validierte Bestellungen laufen automatisch durch. Sonderfälle landen gezielt bei einem Mitarbeiter, anstatt unbemerkt falsche Belege zu erzeugen.
- Kunde, Artikel und Adresse eindeutig
- Preisabweichung innerhalb der Toleranz
- Menge plausibel und Pflichtdaten vollständig
- unbekannter Artikel oder Standort
- ungewöhnliche Menge oder Preisabweichung
- fehlende Pflichtinformation
Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung elektronisch zurücksenden
Die Rechnung entsteht weiterhin aus dem kaufmännischen Sage-Prozess. Die Integration erzeugt daraus das vom Empfänger benötigte strukturierte Dokument.
ORDRSPBestätigungAuftragsnummer · Menge · TerminDESADVLieferavisVersand · Positionen · ReferenzINVOICRechnungBeträge · Steuern · Zahlung
EDI funktioniert ebenso im Einkauf: Eine Sage-Bestellung kann elektronisch an den Lieferanten gehen; Bestätigung, Lieferavis und Rechnung fließen strukturiert zurück.
Coupa und cXML mit Sage 100 verbinden
Wenn ein Großkunde künftig ausschließlich über Coupa bestellt und Rechnungen empfängt, verhindert die E-Procurement-Integration doppelte Pflege im Kundenportal und in Sage 100.
PunchOut: Der Katalog bleibt beim Lieferanten
EDIFACT, cXML, openTRANS oder API?
Kein Format ist pauschal „das beste“. Relevant ist das Verfahren, das Geschäftspartner, Plattform und Prozess zuverlässig unterstützen.
Etablierter Nachrichtenaustausch mit großen Kunden, Verbänden und industriellen Partnern.
Bestell-, Bestätigungs-, Rechnungs- und PunchOut-Prozesse für Beschaffungsplattformen.
XML-basierte Geschäftsdokumente, unter anderem relevant für ITscope-Prozesse.
Geeignet, wenn Partner oder Plattform eigene Schnittstellen bereitstellen.
Der EDI-Provider muss nicht Appontes sein
Spezialisierte Provider und etablierte Konverter haben ihre Berechtigung. Unser Schwerpunkt ist die Frage, wie aus ihrer Nachricht der richtige, belastbare Sage-100-Prozess wird.
Wenn Konverter oder Konnektor Format, Partner und Prozess bereits passend abbilden.
- schnellerer Einstieg
- etablierte Formatpflege
- klarer Funktionsumfang
Wenn besondere Sage-Erweiterungen, Mappings, Preisregeln, Belegarten, Plattformen oder Fehlerprozesse hinzukommen.
- bestehende Middleware weiterverwenden
- mehrere Partner über ein Modell anbinden
- Geschäftslogik exakt abbilden
Technisch erfolgreich ist noch lange nicht fachlich richtig
Belegart, Lieferadresse, Preis, Mengeneinheit und externe Referenz entscheiden darüber, ob ein übertragener Datensatz im Tagesgeschäft wirklich stimmt.
Abhängig von Kunde, Bestellart, Standort oder Geschäftsbereich.
Externe Standortkennung eindeutig mit Zentrale, Werk, Außenlager oder Baustelle verbinden.
Aus 10 BOX werden nur dann 200 Stück, wenn die Umrechnung bewusst definiert ist.
Übermittelten Vertragspreis mit Sage-Preisfindung und vereinbarter Toleranz vergleichen.
Kunde, PO-Nummer und technische Message-ID gegen bereits verarbeitete Belege prüfen.
Externe Bestellung, Sage-Auftrag und ausgehende Antworten dauerhaft verbinden.
Fehlerqueue, Logging und Monitoring gehören zum Prozess
Eine Integration ist nicht schlecht, weil ein Datensatz einen Fehler verursacht. Schlecht ist sie, wenn niemand davon erfährt oder eine Bestellung verloren geht. Idempotenz schützt zusätzlich vor doppelten Sage-Belegen.
Partner: Muster AG
Status: FEHLER
Grund: Artikel CUSTOMER-X817 unbekannt
Sage-Beleg: noch nicht erzeugt
Format und Transport sind zwei verschiedene Entscheidungen
EDIFACT kann über einen Provider kommen, XML über SFTP und cXML per HTTPS. Die Architektur richtet sich nach Gegenstelle, Volumen, Aktualität und Betriebsanforderung.
Nicht für jeden Kunden eine neue Schnittstelle bauen
Partner unterscheiden sich primär durch Format, Identifikatoren, Mapping, Geschäftsregeln und Übertragungsweg. Die allgemeine Sage-Logik bleibt wiederverwendbar.
Größten EDI-Kunden anbinden und Bestellungen als Sage-Auftrag übernehmen.
Auftragsnummern, Mengen, Preise und Termine bestätigen.
Lieferungen strukturiert ankündigen.
Rechnungen elektronisch übertragen.
Das bewährte Modell um neue Mappings und Formate erweitern.
Wo sich EDI und E-Procurement besonders lohnen
Je mehr wiederkehrende Belege, Positionen und Partneranforderungen bestehen, desto größer ist der Nutzen eines strukturierten Austauschs.
Viele Positionen, Kundenartikelnummern, Rahmenverträge und elektronische Rückmeldungen.
Branchenlösung ansehen →Maschinen & GeräteProjektpreise, Liefertermine, Standorte und industrielle Beschaffungsprozesse.
Branchenlösung ansehen →Mess-, Labor- & MedizintechnikKliniken, Labore, öffentliche Einrichtungen und Einkaufsgemeinschaften anbinden.
Branchenlösung ansehen →IT-HandelITscope und openTRANS für Produktauswahl und Beschaffungsautomatisierung kombinieren.
ITscope-Integration ansehen →EDI ergänzt ITscope, DocuWare und bestehende Lösungen
Ein strukturierter Datenaustausch ersetzt nicht die kaufmännische Belegakte. Er kann mit Beschaffungsplattform, Sage-Prozess und Dokumentenarchiv zu einer durchgängigen Landschaft werden.
Eine bereits vorhandene EDI-Lösung wird zuerst analysiert. Weiterverwenden, erweitern oder modernisieren ist oft sinnvoller als reflexartig neu zu entwickeln.
Sage-Prozess, Integrationslogik und Betrieb aus einer Hand
Kunden, Artikel, Preise, Konditionen, Lieferadressen, Belege, Einkauf, Verkauf und Lager.
APIs, XML, JSON, Datenbanken, Mapping, Hintergrunddienste, Logging und Monitoring.
Geeignete Provider und Konverter werden integriert, nicht unnötig ersetzt.
Besondere Validierung, Preislogik, Belegprozesse oder Plattformen dort ergänzen, wo nötig.
Queue, Retry, Status, Protokoll und Verantwortlichkeit gehören zur Lösung.
Nicht nur valide XML, sondern Bestellung → Sage-Auftrag → Lieferung → Rechnung.
Vom ersten Geschäftspartner zum überwachten Betrieb
Partner, Belegvolumen, Nachrichtentypen und Rückwege aufnehmen.
Belegarten, Pflichtdaten und Verantwortlichkeiten festlegen.
Partner, Artikel, Einheiten, Adressen, Preise und Konditionen zuordnen.
Toleranzen, Freigaben, Dubletten und Sonderfälle definieren.
Provider, Standardkonnektor, Middleware, API oder Datei einordnen.
Queue, Retry, Benachrichtigung und Zuständigkeit festlegen.
Mit realen Artikeln, Adressen, Preisen und Bestellungen prüfen.
Geschäftspartner kontrolliert umstellen und Referenzen überwachen.
Verfügbarkeit, Durchsatz, Fehler und offene Vorgänge sichtbar halten.
Weitere Nachrichten und Partner auf derselben Grundlage ergänzen.
EDI und E-Procurement mit Sage 100 verbinden
Sie übernehmen Bestellungen noch aus PDF, E-Mail oder Kundenportalen? Wir prüfen, welcher Teil Ihres Belegprozesses zuverlässig automatisiert werden kann.