Salesforce mit Sage 100 verbinden
Vertrieb in Salesforce. Auftragsabwicklung in Sage 100. Eine Schnittstelle, die beide Welten zuverlässig verbindet.
Salesforce und Sage 100 erfüllen in vielen Unternehmen unterschiedliche, aber eng miteinander verzahnte Aufgaben: Während Vertrieb und Kundenmanagement in Salesforce stattfinden, liegen Artikel, Preise, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen und weitere kaufmännische Prozesse in der Sage 100. Ohne eine saubere Integration entstehen doppelte Datenpflege, Medienbrüche und Fehler.
Appontes entwickelt individuelle Schnittstellen zwischen Salesforce und Sage 100, abgestimmt auf Ihre Prozesse, Datenstrukturen und Verantwortlichkeiten.
Salesforce und Sage 100: Zwei starke Systeme, ein durchgängiger Prozess
Ein Vertriebsmitarbeiter legt in Salesforce eine Opportunity an. Kunde, Ansprechpartner und Verkaufschance sind dort bereits vollständig gepflegt. Spätestens wenn daraus ein Angebot oder Auftrag wird, werden jedoch Daten aus der Sage 100 benötigt:
- Ist der Kunde bereits angelegt?
- Welche Kundennummer besitzt er?
- Welche Artikel stehen zur Verfügung?
- Welche Preise und Konditionen gelten?
- Welche Lieferfähigkeit besteht?
- Wurde das Angebot bereits zum Auftrag?
- Ist die Ware geliefert?
- Wurde die Rechnung gestellt?
- Wie ist der aktuelle Auftragsstatus?
Ohne Integration müssen Informationen zwischen beiden Systemen manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden. Eine Salesforce-Sage-100-Schnittstelle macht daraus einen zusammenhängenden digitalen Prozess.
Welche Daten können zwischen Salesforce und Sage 100 übertragen werden?
Welche Informationen synchronisiert werden, hängt von Ihrem Geschäftsprozess ab. Typische Objekte sind beispielsweise:
| Salesforce | Sage 100 |
|---|---|
| Accounts | Kunden / Debitoren |
| Contacts | Ansprechpartner |
| Products | Artikel |
| Price Books / Prices | Preise und Konditionen |
| Opportunities | Verkaufschancen |
| Quotes | Angebote |
| Orders | Verkaufsaufträge |
| Order Status | Beleg- und Lieferstatus |
| Invoices | Rechnungen |
| Customer Information | Kundenstammdaten |
Dabei muss nicht jeder Datensatz in beide Richtungen übertragen werden. Entscheidend ist vielmehr: Welches System ist für welche Information führend?
Genau diese Frage klären wir gemeinsam mit Ihnen, bevor die technische Umsetzung beginnt.
Von der Salesforce Opportunity zum Auftrag in Sage 100
Lead und Verkaufschance in Salesforce
Der Vertrieb arbeitet vollständig in Salesforce und pflegt dort Kunden, Ansprechpartner und Opportunities.
Kundenprüfung in Sage 100
Die Schnittstelle prüft, ob zum Salesforce Account bereits ein Kunde in der Sage 100 existiert. Besteht noch kein Kunde, kann dieser abhängig vom vereinbarten Prozess automatisch oder kontrolliert angelegt werden.
Artikel und Preise aus Sage 100
Artikelstammdaten, Preise oder kundenspezifische Konditionen können aus der Sage 100 nach Salesforce übertragen werden. Der Vertrieb arbeitet damit mit den kaufmännisch gültigen Daten aus dem ERP-System.
Opportunity wird zum Auftrag
Erreicht die Verkaufschance einen definierten Status, können die relevanten Daten an Sage 100 übergeben werden. Dort entsteht beispielsweise die Belegkette vom Angebot über die Auftragsbestätigung und Lieferung bis zur Rechnung.
Status zurück nach Salesforce
Der Vertrieb muss nicht ständig in Sage 100 nachsehen. Statusinformationen können wieder nach Salesforce übertragen werden. Damit sieht der Vertrieb den aktuellen kaufmännischen Stand direkt im CRM.
Keine Standardschnittstelle um jeden Preis
Unternehmen unterscheiden sich. Deshalb halten wir wenig davon, komplexe Geschäftsprozesse zwanghaft in eine starre Standardschnittstelle zu pressen. Bei einer Salesforce-Sage-100-Integration müssen unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Welches System führt den Kundenstamm?
- Wo werden neue Kunden angelegt?
- Wie werden Dubletten erkannt?
- Wo entstehen Artikel und Preise?
- Welche Preise benötigt Salesforce?
- Wie werden kundenspezifische Konditionen behandelt?
- Wann wird aus einer Opportunity ein Sage-Beleg?
- Welcher Sage-Beleg soll entstehen?
- Wie werden Änderungen nach der Übergabe behandelt?
- Was geschieht bei Storno oder Ablehnung?
- Welche Daten dürfen nachträglich geändert werden?
- Wie werden Fehler und Konflikte behandelt?
Wir entwickeln die Schnittstelle passend zum Prozess. Nicht den Prozess passend zur Schnittstelle.
Technische Umsetzung
Je nach Systemlandschaft und Anforderungen können unterschiedliche Integrationsarchitekturen sinnvoll sein. Typischerweise kombinieren wir:
Salesforce APIs
Salesforce stellt Schnittstellen für den strukturierten Zugriff auf CRM-Daten und Prozesse bereit. Darüber können beispielsweise Accounts, Contacts, Opportunities oder Produkte gelesen und aktualisiert werden.
Sage 100 Schnittstellen
Für die Integration mit Sage 100 werden abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall die vorgesehenen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten der Sage 100 eingesetzt und bei Bedarf um individuelle Komponenten ergänzt.
Individuelle Middleware
Bei komplexeren Integrationen entwickeln wir eine eigene Integrationsschicht, die den Datenaustausch steuert, überwacht und nachvollziehbar macht.
Was die Integrationsschicht übernimmt
Eine eigene Middleware sorgt dafür, dass die Integration nicht nur funktional ist, sondern auch wartbar und nachvollziehbar bleibt. Sie übernimmt beispielsweise:
- Datenmapping und Transformation unterschiedlicher Datenmodelle
- Validierung und Synchronisation
- Statusverwaltung
- Protokollierung und Fehlerbehandlung
- Wiederholungsmechanismen
- Monitoring
Synchronisation statt Datenchaos
Eine gute Schnittstelle besteht nicht nur daraus, Datensätze von A nach B zu kopieren. Besonders wichtig sind Mechanismen für:
Eindeutige Zuordnung
Salesforce- und Sage-Datensätze müssen dauerhaft miteinander verknüpft werden. Beispielsweise die Salesforce Account ID mit der Sage Kundennummer.
Delta-Synchronisation
Im laufenden Betrieb sollten möglichst nur neue oder geänderte Informationen verarbeitet werden.
Konfliktbehandlung
Was passiert, wenn ein Kunde gleichzeitig in beiden Systemen verändert wurde? Solche Fälle brauchen klare Regeln.
Fehlerbehandlung
Ein temporärer Verbindungsfehler darf nicht dazu führen, dass Datensätze dauerhaft verloren gehen.
Protokollierung
Es muss nachvollziehbar sein, welcher Datensatz wann übertragen wurde, welche Änderungen vorgenommen wurden und ob Fehler aufgetreten sind.
Monitoring
Gerade geschäftskritische Integrationen sollten überwacht werden. Denn eine Schnittstelle ist nur dann zuverlässig, wenn Probleme erkannt werden, bevor Anwender sie bemerken.
Bestehende Salesforce-Sage-100-Schnittstelle ablösen oder erweitern
Nicht immer beginnen wir auf der grünen Wiese. Wir unterstützen auch, wenn bereits eine Schnittstelle vorhanden ist und beispielsweise:
- Synchronisationen sporadisch ausfallen
- Datensätze doppelt entstehen
- Fehler nicht nachvollziehbar sind
- die Lösung nicht mehr weiterentwickelt wird
- neue Salesforce-Prozesse hinzukommen
- Sage-100-Prozesse geändert wurden
- das Datenmapping angepasst werden muss
- Performanceprobleme auftreten
- Monitoring fehlt
- der ursprüngliche Entwickler nicht mehr verfügbar ist
Wir analysieren bestehende Integrationen und bewerten, ob eine Weiterentwicklung, technische Modernisierung oder Neuimplementierung sinnvoller ist.
Salesforce und Sage 100 mit xRM kombinieren
Nicht jedes Unternehmen möchte sämtliche CRM-Prozesse vollständig in Salesforce abbilden. Gerade bei Sage 100 kann deshalb auch eine Kombination aus Salesforce, Sage 100 und Sage 100 xRM sinnvoll sein.
Beispielsweise kann Salesforce das zentrale Vertriebs-CRM bleiben, während ERP-nahe Prozesse, Servicevorgänge oder interne Informationen im Sage 100 xRM abgebildet werden.
Welche Architektur sinnvoll ist, hängt von Ihren Prozessen und der Rolle der einzelnen Systeme ab.
Besondere xRM-Erfahrung
Appontes verfügt über besondere Erfahrung im Sage 100 xRM und kann deshalb auch solche hybriden Szenarien fachlich und technisch bewerten.
Mehr zum Sage 100 xRMTypische Einsatzszenarien
Eine Salesforce-Sage-100-Integration eignet sich insbesondere für Unternehmen, bei denen Vertrieb und ERP eng zusammenarbeiten. Zum Beispiel:
Technischer Großhandel
Salesforce unterstützt Vertrieb und Opportunitymanagement, während Sage 100 Artikel, Preise, Lager, Beschaffung und Auftragsabwicklung steuert.
Sage 100 für technischen GroßhandelMaschinen-, Anlagen- und Gerätehandel
Komplexe Verkaufschancen entstehen in Salesforce und werden nach Auftragserteilung strukturiert in Sage 100 weitergeführt.
Sage 100 für Maschinen- und GerätehandelMess-, Labor- und Medizintechnik
Vertriebsinformationen aus Salesforce werden mit kaufmännischen Daten, Artikelinformationen und Auftragsprozessen aus Sage 100 verbunden.
Sage 100 für Mess-, Labor- und MedizintechnikServiceorientierte Unternehmen
Vertrieb, Kundenkommunikation, Auftragsabwicklung und Serviceprozesse werden systemübergreifend miteinander verknüpft.
Sage 100 für Service und WartungIhr Partner für die Salesforce-Sage-100-Integration
Sage 100 ist für uns kein Fremdsystem
Wir arbeiten tief in der Sage 100. Von Warenwirtschaft und Rechnungswesen über xRM bis zur individuellen Entwicklung. Dadurch betrachten wir eine Salesforce-Integration nicht nur aus API-Sicht. Wir verstehen auch die Prozesse, die anschließend innerhalb der Sage 100 ausgelöst werden.
Erfahrung mit komplexen Integrationen
Appontes konzipiert und entwickelt individuelle Schnittstellen zwischen Unternehmensanwendungen. Dazu gehören auch Integrationen zwischen Salesforce und Sage 100 mit unterschiedlichen Datenobjekten und Geschäftsprozessen.
Entwicklung und Prozessberatung aus einer Hand
Eine Schnittstelle ist selten ausschließlich ein Entwicklungsprojekt. Deshalb verbinden wir ERP-Beratung, Prozessverständnis, Softwareentwicklung und Schnittstellenkompetenz.
Direkte Ansprechpartner
Bei uns sprechen Sie mit den Personen, die Ihre Anforderungen verstehen, die Architektur konzipieren und die Umsetzung begleiten.
So entsteht Ihre Salesforce-Sage-100-Schnittstelle
Prozesse verstehen
Wir betrachten zunächst den tatsächlichen Geschäftsprozess. Nicht „Welche Felder sollen synchronisiert werden?", sondern „Was soll vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung passieren?"
Systemführerschaft festlegen
Gemeinsam definieren wir, welches System welche Daten führt.
Datenmapping erstellen
Salesforce-Objekte und Sage-100-Strukturen werden einander eindeutig zugeordnet.
Integrationsarchitektur festlegen
Wir entscheiden, wie Daten synchronisiert, überwacht und verarbeitet werden.
Umsetzung
Die Schnittstelle wird implementiert und zunächst kontrolliert getestet.
Monitoring und Betrieb
Fehlerprotokollierung und Überwachung werden von Beginn an berücksichtigt.
Bereits Salesforce und Sage 100 im Einsatz?
Dann müssen Sie nicht Ihre gesamte Systemlandschaft verändern. Oft fehlt lediglich die Verbindung zwischen beiden Systemen. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen:
- Welche Daten werden heute doppelt gepflegt?
- Wo entstehen Medienbrüche?
- Welche Prozesse können automatisiert werden?
- Welches System sollte welche Daten führen?
- Welche Informationen benötigt der Vertrieb aus Sage?
- Welche Informationen benötigt das ERP aus Salesforce?
Salesforce und Sage 100 verbinden
Sie nutzen Salesforce im Vertrieb und Sage 100 für Ihre kaufmännischen Prozesse? Dann sorgen wir dafür, dass aus zwei Systemen ein durchgängiger Geschäftsprozess entsteht.
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Wir verbinden, was zusammengehört.