Sage 100, xRM und Praxedo für Service und Wartung
Vom Servicefall bis zur Rechnung. Vom Innendienst bis zum Techniker vor Ort.
Technischer Service funktioniert dann gut, wenn alle Beteiligten dieselben Informationen haben. Der Innendienst kennt den Kunden und die installierte Anlage. Die Disposition weiß, welcher Techniker verfügbar ist. Der Techniker hat Auftrag, Gerätedaten und Dokumentation mobil dabei. Seine Rückmeldung fließt mit Zeiten, Material, Fotos und Servicebericht zurück in den Prozess. Mit Sage 100, xRM und Praxedo verbinden wir kaufmännische Prozesse, Kundenservice und mobilen Außendienst zu einer durchgängigen Serviceorganisation.
Service darf nicht zwischen Telefon, Excel, Papier und ERP verloren gehen
Ein Kunde meldet eine Störung. Der Innendienst nimmt den Vorgang auf. Die Disposition sucht einen geeigneten Techniker. Dieser benötigt Informationen zur Anlage, zum Fehlerbild und zur bisherigen Historie. Vor Ort entstehen weitere Daten:
- Arbeits- und Fahrtzeiten
- Verwendete Ersatzteile
- Fotos und Messwerte
- Ausgefüllte Checklisten
- Unterschrift des Kunden
- Servicebericht
- Hinweise für einen Folgeeinsatz
- Empfehlungen an den Vertrieb
Sind diese Informationen über Telefon, E-Mail, Excel, Papierberichte und verschiedene Anwendungen verteilt, entsteht unnötiger Aufwand. Informationen werden doppelt erfasst, gehen verloren oder kommen zu spät in der Abrechnung an.
Der Servicebericht darf nicht das Ende eines Prozesses sein, der anschließend wieder manuell ins ERP übertragen werden muss.
Vom Anruf bis zur Rechnung. Ohne Medienbruch.
Ein Serviceprozess. Drei starke Bausteine.
Sage 100
Das kaufmännische Fundament: Kunden · Artikel · Ersatzteile · Lager · Belege · Einkauf · Rechnungen · Rechnungswesen
Sage 100 xRM
Die Service- und Beziehungsebene: Kunden · Ansprechpartner · Servicevorgänge · Objekte · Historie · Projekte · SLAs
Praxedo
Die Field-Service-Plattform: Einsatzplanung · Disposition · mobile Techniker · Formulare · Fotos · Offline-Arbeit
Appontes verbindet diese Welten mit einem Connector zur Sage 100.
Wissen, für wen und woran Sie arbeiten
Ein Servicevorgang ist mehr als ein einzelnes Ticket. Für eine gute Kundenbetreuung muss der Innendienst schnell erkennen können: Wer ist der Kunde, welches Gerät ist betroffen, welche früheren Servicefälle gab es und welche Vereinbarungen gelten?
Das Sage 100 xRM ergänzt die ERP-Daten um genau diesen Beziehungs- und Servicekontext:
- Service- und Ticketmanagement
- Zuordnung zu Kunden und Objekten
- Aktivitäten, Kommunikation und Wiedervorlagen
- Servicehistorie je Kunde und Gerät
- SLA-Regeln und Eskalationen
- Vorlagen und standardisierte Abläufe
- Projekt- und Vertriebsinformationen im selben Kundenkontext
Service, Vertrieb und Warenwirtschaft arbeiten nicht mit voneinander getrennten Kundendaten.
Anlage A-10023
So könnte Ihre Geräte- und Serviceakte aussehen
Der Techniker braucht den Auftrag dort, wo er arbeitet
Im Außendienst hilft die beste ERP-Maske wenig, wenn der Techniker vor einer Anlage steht. Praxedo ist eine cloudbasierte Field-Service-Management-Lösung für die digitale Einsatzabwicklung und mobile Servicetechniker. Damit lässt sich der operative Außendienst strukturiert organisieren, von der Einsatzplanung bis zur Rückmeldung:
- Digitale Einsatzplanung und Disposition
- Mobile Arbeitsaufträge mit allen Auftragsinformationen
- Digitale Formulare und Checklisten
- Fotos, Anhänge und Serviceberichte
- Unterschrift des Kunden direkt auf dem Gerät
- Rückmeldungen aus dem Außendienst
Online arbeiten ist gut. Offline arbeiten können ist besser.
Technischer Service findet nicht immer dort statt, wo stabiles Mobilfunknetz vorhanden ist. In Hallen, Technikräumen, Kellern oder abgelegenen Anlagen ist eine offlinefähige mobile Lösung entscheidend. Praxedo Mobile ist für solche Szenarien ausgelegt und synchronisiert die Daten, sobald die Verbindung wieder steht.
Auftrag, Gerätedaten und Dokumentation direkt beim Einsatz. Die Information entsteht dort, wo die Arbeit passiert.
Praxedo und Sage 100 sollen miteinander arbeiten. Nicht nebeneinander.
Eine Field-Service-Lösung wird erst dann wirklich interessant, wenn der Außendienst nicht zur nächsten Dateninsel wird. Deshalb bieten wir Praxedo mit Connector zur Sage 100 und zum xRM an. Das Ziel: Informationen, die bereits in Sage 100 vorhanden sind, werden nicht erneut in einer zweiten Anwendung gepflegt. Und was der Techniker vor Ort erfasst, muss nicht anschließend manuell übertragen werden.
Von Sage 100 und xRM zu Praxedo:
- Kunden und Ansprechpartner
- Geräte und Objekte
- Artikel und Techniker
- Serviceaufträge und Einsatzinformationen
Von Praxedo zurück:
- Einsatzstatus und Zeiten
- Serviceberichte und Formulardaten
- Fotos und Anhänge
- Verwendete Materialien und Rückmeldungen des Technikers
Der Connector schafft die technische Grundlage für den Datenaustausch. Welche Daten tatsächlich synchronisiert werden, definieren wir im Projekt anhand Ihres Serviceprozesses und Ihrer Daten.
Sage 100
Warenwirtschaft · Rechnungswesen · Artikel
Sage 100 xRM
Kunde · Objekt · Service · SLA
Praxedo
Disposition · Mobile Techniker · Berichte
Stammdaten und Einsätze fließen nach Praxedo, Rückmeldungen zur kaufmännischen Weiterverarbeitung zurück in die Sage 100.
Den richtigen Techniker zum richtigen Einsatz
Disposition ist häufig der Engpass im technischen Kundendienst. Die zentrale Frage lautet nicht nur, wer morgen noch Zeit hat, sondern:
- Wer ist verfügbar und hat die notwendige Qualifikation?
- Wo befindet sich der Techniker gerade?
- Wie dringend ist der Auftrag und welche Zusage wurde dem Kunden gegeben?
- Welche weiteren Einsätze liegen in der Nähe?
- Welche Informationen und Ersatzteile benötigt der Techniker?
Praxedo unterstützt die digitale Planung und Zuweisung von Außendiensteinsätzen, inklusive Termin- und Tourenoptimierung. Der Disponent sieht, was heute passiert, und kann bei einer dringenden Störung schnell umplanen.
Vereinfachte Darstellung einer Einsatzplanung
Der Bericht ist fertig, wenn der Techniker fertig ist
Alle Informationen dabei
Ein mobiler Serviceauftrag stellt dem Techniker die Informationen bereit, die er für seinen Einsatz benötigt: Kunde und Einsatzort, Ansprechpartner, Beschreibung der Störung, betroffene Anlage, Historie, Arbeitsanweisungen, Dokumente und vorherige Einsatzberichte.
Während und nach dem Einsatz erfasst der Techniker seine Rückmeldung direkt digital. Keine Zettelwirtschaft, kein Abtippen im Büro.
Papier verursacht doppelten Aufwand
Beim Papierbericht füllt der Techniker aus, der Kunde unterschreibt, der Bericht fährt zurück ins Büro, wird gelesen, übertragen, abgerechnet und archiviert. Ein digitaler Prozess verkürzt diese Kette deutlich: Die Rückmeldung steht sofort für Servicehistorie und kaufmännische Weiterverarbeitung bereit.
Mögliche Inhalte eines digitalen Serviceberichts:
Gute Wartung beginnt, bevor das Telefon klingelt
Technischer Kundendienst besteht nicht nur aus Störungen. Bei wiederkehrenden Wartungen muss klar sein: Welche Anlage ist wann fällig, was muss geprüft werden, welche Checkliste gilt, welche Qualifikation benötigt der Techniker und was wurde bei der letzten Wartung festgestellt? Mit einer strukturierten Kombination aus Sage 100, xRM und Praxedo lassen sich wiederkehrende Service- und Wartungsprozesse digital organisieren.
Qualität darf nicht davon abhängen, wer gerade vor Ort ist
Gerade bei Wartung, Prüfung und Instandhaltung sind standardisierte Abläufe entscheidend. Digitale Formulare und Checklisten führen Techniker strukturiert durch den Einsatz: Sichtprüfung, Sicherheitsprüfung, Messwerte, Pflichtfelder, Zustandsbewertung, Fotodokumentation, Abweichungen und Folgeempfehlungen.
Aus Erfahrungswissen wird ein reproduzierbarer Prozess
Damit lassen sich Abläufe nicht nur digitalisieren, sondern auch vereinheitlichen. Neue Techniker arbeiten von Anfang an nach denselben Standards, und der Kunde erhält eine nachvollziehbare Dokumentation seiner Anlage.
Aus geleisteter Arbeit muss ein kaufmännischer Vorgang werden
Viele Serviceeinsätze lösen unmittelbar Warenbewegungen aus. Ein Ersatzteil wird aus dem Lager entnommen, beim Kunden verbaut, nachbestellt und berechnet. Genau hier ist die Verbindung zur Sage-100-Warenwirtschaft besonders wertvoll.
Ein Serviceeinsatz ist betriebswirtschaftlich erst abgeschlossen, wenn die erbrachten Leistungen korrekt weiterverarbeitet wurden. Dazu gehören Arbeitszeit, Fahrtzeit, Anfahrtspauschalen, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial, Zuschläge und Vertragsleistungen. Sage 100 bildet mit Warenwirtschaft und Rechnungswesen die kaufmännische Basis.
Unser Ziel ist ein Prozess, bei dem Informationen aus dem Außendienst nicht erneut abgetippt werden müssen, bevor sie kaufmännisch genutzt werden können.
SLA, Reaktionszeiten und Eskalationen
Je nach Geschäftsmodell gibt es Kunden mit zugesagten Reaktionszeiten, Lösungszeiten, Servicezeiten und Prioritäten. Das xRM unterstützt Service- und Supportprozesse mit SLA- und Eskalationslogiken. Ein Beispiel:
Das schafft Transparenz, bevor ein vereinbartes Servicelevel verletzt wird. Der Innendienst sieht kritische Vorgänge rechtzeitig und kann reagieren, statt hinterher zu erklären.
Der Techniker sieht Chancen, die der Vertrieb nie sieht
Servicetechniker sind häufig die Mitarbeiter mit dem engsten Kontakt zur installierten Basis beim Kunden. Vor Ort sehen sie veraltete Anlagen, wiederkehrende Probleme, Modernisierungsbedarf, zusätzliche Geräte und Bedarf für Wartungsverträge.
Mit dem xRM lassen sich Kundenbeziehung, Service und Vertriebsprozess miteinander verbinden. Ein Hinweis aus dem Einsatz wird zur dokumentierten Verkaufschance, statt in einem Papierbericht zu verschwinden.
- Hinweis des Technikers im Servicebericht
- Aktivität oder Verkaufschance im xRM
- Wiedervorlage für den Vertrieb
- Angebot aus der Sage 100
- Folgegeschäft mit vollständiger Historie
Sage 100, xRM und Praxedo in der Praxis
Die Mohn GmbH ist Spezialist für Hygienetechnik in der Lebensmittelproduktion: Projektierung, Fertigung und Service aus einer Hand, mit rund 50 Mitarbeitenden. Sage 100 ist dort seit 25 Jahren im Einsatz. Für den Service arbeitet das Unternehmen heute mit einer durchgängigen Lösung aus Sage 100, Sage 100 xRM und Praxedo: Berichte, Daten und Kundenfotos der Monteure werden digital und zentral abgelegt und stehen den Mitarbeitern anschließend zur Verfügung.
Geschäftsführer David Mohn beschreibt im Sage-Blog die Ausgangslage so: „Früher war es fast unmöglich, alte Informationen oder Wartungsberichte schnell zu finden.“ Heute zieht er eine klare Bilanz. Sage hat die Lösung als Erfolgsgeschichte veröffentlicht und nennt Appontes darin als begleitenden Sage Business Partner.
„Wir sparen jede Woche fünf bis sieben Stunden, weil wir nicht mehr nach Informationen suchen müssen.“
David Mohn, Geschäftsführer der Mohn GmbH, in der Sage-Erfolgsgeschichte und im Sage-Blog
Passt Sage 100 mit Praxedo zu Ihrem Service?
Besonders interessant ist die Kombination, wenn:
- Sie einen technischen Innen- und Außendienst haben
- Ihre Techniker regelmäßig beim Kunden arbeiten
- Sie Maschinen, Geräte oder technische Anlagen betreuen
- Wartungen wiederkehrend geplant werden müssen
- Serviceberichte heute noch auf Papier oder als PDF entstehen
- Disposition viel Zeit kostet
- Techniker auch ohne zuverlässige Internetverbindung arbeiten müssen
- Fotos, Checklisten und Unterschriften zum Einsatz gehören
- Ersatzteile im Service benötigt und abgerechnet werden
- Sie Sage 100 bereits einsetzen
- Sie xRM für Kunden- und Serviceprozesse nutzen oder nutzen möchten
- Sie Außendienst und ERP enger miteinander verbinden möchten
Für serviceintensive Unternehmen gemacht
Maschinen- und Anlagenbau
Inbetriebnahme, Wartung, Reparatur und Ersatzteile bei installierten Maschinen.
Maschinen- und Gerätehandel
Service nach dem Verkauf, Wartungsverträge und Ersatzteilgeschäft.
Medizintechnik
Wartung und technischer Service an Geräten beim Kunden.
Labor- und Messtechnik
Gerätehistorie, Prüfungen, Kalibrierung, Wartung und Reparatur.
Gebäudetechnik
Technische Anlagen, wiederkehrende Wartung und mobiler Kundendienst.
Energie- und Umwelttechnik
Dezentral installierte Anlagen mit regelmäßigem Außendienst.
Förder- und Betriebstechnik
Wartung, Störung und Instandhaltung technisch komplexer Systeme.
Sicherheitstechnik
Wiederkehrende Prüf- und Wartungsprozesse mit dokumentierten Checklisten.
Nicht Software einführen. Serviceprozess verbessern.
Wir starten nicht mit der Frage, welche Praxedo-Funktion Sie aktivieren möchten. Sondern mit der Frage, wie Ihr Service heute funktioniert.
1. Prozessaufnahme
Wir betrachten Annahme des Servicefalls, Serviceobjekte, Wartungsplanung, Disposition, Außendienst, Material, Rückmeldung, Abrechnung und Auswertungen.
2. Zielprozess
Gemeinsam definieren wir, welche Arbeit künftig in Sage 100, im xRM und in Praxedo stattfindet.
3. Datenfluss & Konfiguration
Wir legen fest, welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden, und richten xRM, Praxedo und den Connector entsprechend ein.
4. Mobile Formulare
Serviceberichte und Checklisten werden auf Ihre tatsächlichen Einsätze abgestimmt.
5. Pilotbetrieb
Zunächst testen ausgewählte Techniker reale Einsätze. So erkennen wir früh, was in der Praxis angepasst werden muss.
6. Rollout & Weiterentwicklung
Nach erfolgreichem Pilot erfolgt die Einführung für den gesamten Service. Danach bleiben wir Ansprechpartner für Support und neue Anforderungen.
Ihr Serviceprozess endet nicht bei Sage und Praxedo
Je nach Unternehmen sind weitere Systeme beteiligt: Dokumentenmanagement wie DocuWare, Microsoft 365, Kundenportale, IoT-Plattformen, Monitoring, Herstellerportale, Ersatzteilkataloge, Zeiterfassung oder BI und Reporting. Appontes entwickelt individuelle Integrationen, wenn der Standardprozess nicht ausreicht.
Wir verbinden, was zusammengehört.
Sage 100 ist schon da? Dann muss der Service nicht neu anfangen.
Viele Unternehmen nutzen Sage 100 beziehungsweise früher die Sage Office Line seit Jahren erfolgreich für Warenwirtschaft und Rechnungswesen. Der technische Kundendienst arbeitet daneben jedoch teilweise noch mit Excel, Outlook, Papier, eigenständigen Ticketlösungen oder selbstgebauten Access-Datenbanken. Hier muss nicht das ERP ersetzt werden. Oft ist der bessere Weg, die bestehende Sage-100-Landschaft gezielt um xRM und Praxedo zu erweitern.
Wir analysieren dabei bestehende Kundenstammdaten, Artikel, Geräteinformationen, xRM-Strukturen, Zusatzlösungen, individuelle Entwicklungen und Schnittstellen und entwickeln daraus einen sauberen Integrationsweg. Wenn Sie mit Ihrem bisherigen Partner unzufrieden sind: Der Betreuungswechsel ist einfacher als gedacht.
Service, ERP und Entwicklung aus einem Team
Wir verstehen Sage 100
Warenwirtschaft und Rechnungswesen gehören für uns zum Serviceprozess dazu.
Wir kennen das xRM von innen
Ein Teil unseres Teams hat das Sage 100 xRM selbst mitentwickelt und bei Kunden eingeführt.
Wir kennen Praxedo
Praxedo gehört zu unserem Lösungsportfolio für Field Service Management.
Wir haben die Verbindung
Mit dem Connector verbinden wir Sage 100, xRM und Praxedo und passen den Datenaustausch an Ihren Prozess an.
Wir können entwickeln
Zusätzliche Schnittstellen und individuelle Anforderungen setzen wir selbst um.
Wir betrachten den Gesamtprozess
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Module zu verkaufen, sondern ein Serviceprozess, der im Alltag funktioniert.
Thomas Falkner
War von 2014 bis 2018 Entwicklungsleiter des Sage 100 xRM und hat die Lösung über Jahre mitgestaltet.
Jan Amann
Hat das xRM als Projektleiter bei Kunden eingeführt und im Support betreut. Heute Ihr Ansprechpartner bei Appontes.
Wie digital ist Ihr Service wirklich?
Ein digitaler Serviceprozess ist mehr als ein Servicebericht auf dem Tablet. Er beginnt beim Kunden, führt über Disposition und Außendienst und endet erst, wenn Rückmeldung, Material, Dokumentation und Abrechnung sauber verarbeitet sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sage 100, xRM und Praxedo dabei zusammenspielen.
Appontes GmbH · Sage 100 · xRM · Praxedo · Connector · Entwicklung