Die Mohn GmbH entwickelt und fertigt Hygienetechnik für die Lebensmittelindustrie. Rund 50 Mitarbeitende arbeiten in Projektierung, Fertigung und Service. Dabei sind die Anforderungen vielfältig: Aus einem Kundenprojekt wird eine Anlage. Aus einer Anlage werden Wartungen und Serviceeinsätze. Aus einem Serviceeinsatz entstehen Berichte, Fotos, Prüfungen und am Ende eine Rechnung.
Informationen zu Kunden, Anlagen und Serviceeinsätzen müssen deshalb jederzeit verfügbar sein. Genau hier beginnt für viele Unternehmen die Herausforderung, so auch bei Mohn: Dokumente und Wartungsberichte waren zwar vorhanden, aber oft nur schwer auffindbar. Informationen gingen in manuellen Abläufen verloren oder waren über verschiedene Kanäle verteilt.
- Dokumente und Wartungsberichte nur mit erheblichem Aufwand auffindbar
- Viele Abläufe manuell organisiert
- Informationen über verschiedene Ablagen verteilt
- Alle relevanten Informationen werden zentral erfasst
- Daten stehen systemübergreifend zur Verfügung
- Workflows übernehmen wiederkehrende Schritte
Früher war es fast unmöglich, alte Informationen oder Wartungsberichte schnell zu finden.
Eine zentrale Datenbasis für das gesamte Unternehmen
„Wie können wir mit unserem bestehenden System, der Sage 100, besser arbeiten?“
Mit dieser Frage fing es an. Gemeinsam mit Mohn hat Appontes die bestehenden Abläufe betrachtet und dort angesetzt, wo im Alltag unnötige Arbeit entstand. Sage 100 blieb die kaufmännische Basis. Mit Sage 100 xRM wurden Kunden, Anlagen, Dokumente und Vorgänge stärker miteinander verbunden. Und mit Praxedo wurde der Service dorthin gebracht, wo er tatsächlich stattfindet: zu den Technikern vor Ort.
Gemeinsam mit Appontes hat Mohn die bestehende Sage-100-Umgebung um Sage 100 xRM und die Field-Service-Lösung Praxedo erweitert. So entstand eine durchgängige digitale Prozesslandschaft, die Vertrieb, Fertigung und Service miteinander verbindet.
Alle relevanten Informationen werden zentral erfasst und stehen den Mitarbeitenden systemübergreifend zur Verfügung. Angebote, Aufträge, Dokumente, Kundeninformationen und Serviceberichte greifen ineinander. Individuelle Anpassungen und automatisierte Workflows bilden dabei die Abläufe von Mohn gezielt ab.
Alle Daten laufen bei uns zusammen, vom Vertrieb über die Fertigung bis zum Service.
Automatisierung, die im Alltag spürbar entlastet
Ein wesentlicher Teil der Lösung sind automatisierte Prozesse. Bedienungsanleitungen werden beispielsweise automatisch an Kunden versendet. Weitere Workflows unterstützen die Bearbeitung und Nachverfolgung von Vorgängen, bis hin zu Erinnerungen und Eskalationen, damit wichtige Aufgaben nicht im Tagesgeschäft untergehen.
Das reduziert manuelle Arbeitsschritte, schafft Transparenz und hilft, Fehlerquellen zu verringern. Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, bei denen persönliche Betreuung und Fachwissen gefragt sind.
Sage 100 gibt uns die Transparenz, die wir im Alltag brauchen, und spart uns jede Woche 5 bis 7 Stunden Zeit.
Praxedo: Digitaler Service, auch offline
Mit Praxedo werden Serviceeinsätze digital geplant, dokumentiert und nachbereitet. Techniker haben die relevanten Kundeninformationen, Dokumente und Auftragsdaten mobil verfügbar. Prüfberichte und Fotos lassen sich direkt vor Ort erfassen und zentral weiterverarbeiten.
Besonders wichtig ist die Offline-Fähigkeit: Viele Einsätze finden in Bereichen statt, in denen kein oder nur eingeschränkter Mobilfunkempfang verfügbar ist. Mit Praxedo können die Mitarbeitenden ihre Einsätze auch ohne Internetverbindung dokumentieren. Die Daten werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
So bleibt die Dokumentation vollständig digital, auch unter anspruchsvollen Einsatzbedingungen.
Eine Stunde. Oder fünf Minuten? Seit wir Praxedo im Einsatz haben, benötigen wir für die Abrechnungen statt vorher einer Stunde nur noch fünf Minuten.
Von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung
Die Verbindung von Praxedo und Sage 100 xRM schafft einen durchgängigen Informationsfluss zwischen Außendienst, Disposition und Verwaltung. Serviceberichte und Dokumentationen müssen nicht mehr manuell übertragen werden. Die Disposition erhält einen besseren Überblick über die Auslastung und kann Kunden einfach, schnell und direkt konkrete Rückmeldungen zur Terminplanung geben.
Auch die Werkstatt profitiert: Aufträge und Prüfschritte werden digital dokumentiert. Fotos und Arbeitsschritte bleiben nachvollziehbar und unterstützen die Qualitätssicherung.
Mehr Zeit für Kunden und Wachstum
Automatisierung und Digitalisierung wirken sich direkt auf den Arbeitsalltag aus. Suchaufwand entfällt, Informationen sind schneller verfügbar und Prozesse laufen strukturierter ab. Durch die neue Lösung spart Mohn fünf bis sieben Stunden pro Woche. Diese Zeit kann das Unternehmen nun für Kundenbetreuung, Neukundengewinnung und weitere umsatzsteigernde Tätigkeiten einsetzen.
Wenn ein Kunde anruft, haben wir sofort alles parat. Das ist einfach irre im Vergleich zu früher.
Appontes: Mehr miteinander. Weniger nebeneinander.
Mohn zeigt, was entsteht, wenn ein flexibles ERP-System, eine zentrale CRM-Datenbasis, mobile Serviceprozesse und gezielte Automatisierung zusammenspielen. Aus einzelnen Lösungen wurde ein gemeinsamer Prozess.
Mohn zeigt aber auch, wie wichtig Kunden- und Prozessverständnis sind. Appontes hat die Lösungen nicht isoliert eingeführt, sondern zu einer integrierten Prozesslandschaft verbunden und an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Erst das Verständnis für den Kunden und seine Abläufe macht den Unterschied.
Erst verstehen. Dann vereinfachen.
Weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und mehr Zeit für das Wesentliche.