Finanzbuchhaltung · DATEV · Sage 100

Buchungsimport: Excel und CSV in einen DATEV-Buchungsstapel umwandeln

Excel- oder CSV-Tabelle hochladen, Spalten zuordnen, fehlende Kontierungen per Regel oder Standardkonto ergänzen und gegen den Kontenplan prüfen. Heraus kommt ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF, Formatversion 13) oder eine CSV mit frei wählbaren Spalten für Sage 100 und andere Programme. Läuft komplett lokal im Browser.

Kontoauszüge, Kassenbücher, Reisekosten, Rechnungslisten aus dem Onlineshop: Viele Buchungen liegen zuerst als Tabelle vor, und meist fehlt genau das, was die Buchhaltung braucht: die Kontierung. Das Tool macht daraus eine Importdatei. Spalten zuordnen, Lücken über Regeln und Standardkonten füllen, gegen den Kontenplan prüfen, fertig. Den Rest korrigierst Du direkt in der Vorschau. Ein durchgespieltes Beispiel steht im Beitrag Excel-Exporte für DATEV und Sage 100 aufbereiten.

Hinweis: Das Tool prüft Format und Plausibilität, nicht die steuerliche Richtigkeit der Kontierung. Importiere den Stapel ohne Festschreibung und kontrolliere ihn vor dem Buchen. Alle Angaben ohne Gewähr. Die Daten werden ausschließlich lokal im Browser verarbeitet.

1Tabelle laden

Excel- oder CSV-Datei hierher ziehen oder klicken .xlsx, .csv oder .txt, zum Beispiel ein Kontoauszug, ein Kassenbuch oder eine Rechnungsliste

2Spalten zuordnen

Was nicht in der Tabelle steht, bleibt auf „nicht vorhanden“ und wird im nächsten Schritt ergänzt. Unter jedem Feld steht der Wert aus der ersten Datenzeile.

3Lücken füllen

Ergänzt wird nur, wo in der Tabelle nichts steht. Reihenfolge beim Gegenkonto: Wert aus der Tabelle, dann Kontierungsregel, dann Standard.

Beim Kontoauszug das Bankkonto (SKR03 1200, SKR04 1800).
Zum Beispiel ein Verrechnungskonto für ungeklärte Posten.
Regulärer Ausdruck. Treffer gehen ins Belegfeld 1, damit offene Posten ausgeglichen werden.

Kontierungsregeln

Eine Regel pro Zeile: Suchbegriff; Gegenkonto; BU-Schlüssel; Kostenstelle. BU-Schlüssel und Kostenstelle sind optional. Gesucht wird in der ganzen Zeile ohne Groß- und Kleinschreibung, die erste passende Regel gewinnt. Aus Excel kopierte Zeilen mit Tabulator funktionieren auch.

4Zielformat und Mandant

Den DATEV-Stapel liest auch Sage 100 über die DATEV-Schnittstelle ein.
Leer = 1. Januar des ersten Buchungsdatums.

Spalten und Reihenfolge

    5Kontenplan für den Preflight (optional)

    Mit Kontenplan prüft das Tool, ob jedes Konto im Mandanten existiert, und zeigt die Kontenbezeichnung an. Einfach die Kontenliste aus DATEV oder Sage 100 als CSV oder Excel laden oder hineinkopieren: Kontonummer und Bezeichnung, eine Zeile pro Konto.

    6Prüfen und exportieren

    ZeileStatusDatumBelegBuchungstextBetragS/HKontoGegenkontoBUKOST1Hinweise

    Belegfeld 1 ist in DATEV der Schlüssel für den Ausgleich offener Posten. Importiere den Stapel ohne Festschreibung, prüfe ihn im Buchungsstapel und schreibe erst danach fest. Wie Belegnummern sauber aufgebaut werden, zeigt unser Beitrag Belegnummern zusammensetzen und aufspalten.

    FAQ

    Häufig gestellte Fragen

    Welches Format erzeugt das Tool? +
    Den DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format (Headerversion 700, Datenkategorie 21, Formatversion 13) mit 125 Spalten, Semikolon als Trennzeichen und Windows-Zeichensatz. Alternativ eine CSV, bei der Du Spalten, Reihenfolge, Trennzeichen, Dezimalzeichen, Datumsformat und Zeichensatz selbst festlegst.
    Kann ich die Datei in Sage 100 importieren? +
    Ja, auf zwei Wegen: Sage 100 Rechnungswesen liest Buchungsstapel im DATEV-Format über die DATEV-Schnittstelle ein. Für den ASCII-Import legst Du in Sage 100 ein Importschema an und stellst im Tool dieselbe Spaltenfolge ein. Beachte, dass Sage 100 eigene Steuerschlüssel verwendet, die von den DATEV-BU-Schlüsseln abweichen können.
    Was passiert mit Zeilen ohne Kontierung? +
    Fehlt das Gegenkonto, durchsucht das Tool die ganze Zeile nach Deinen Kontierungsregeln, etwa Telekom auf 4920 mit BU-Schlüssel 9. Greift keine Regel, wird das hinterlegte Standard-Gegenkonto verwendet, zum Beispiel ein Verrechnungskonto. Fehlt das Konto, etwa bei einem Kontoauszug, trägst Du das Bankkonto als Standard ein. Ergänzte Werte sind in der Vorschau markiert und lassen sich direkt in der Tabelle ändern.
    Was wird vor dem Export geprüft? +
    Beträge, Belegdatum im Wirtschaftsjahr, Konto und Gegenkonto (nur Ziffern, Länge passend zur Sachkontenlänge, Debitoren und Kreditoren, nicht identisch), auf Wunsch der Abgleich mit Deinem Kontenplan, BU-Schlüssel, die zulässigen Zeichen und Längen von Belegfeld 1 und 2, die Länge von Buchungstext und Kostenstellen sowie mögliche Doppelbuchungen.
    Warum wird meine Belegnummer verändert? +
    DATEV erlaubt im Belegfeld 1 höchstens 36 Zeichen und nur Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern und die Zeichen $ & % * + - /. Leerzeichen, Punkte und Unterstriche entfernt das Tool, Umlaute schreibt es aus. Da das Belegfeld 1 der Schlüssel für den Ausgleich offener Posten ist, sollte die Nummer in Rechnung und Zahlung gleich aufbereitet sein.
    Werden meine Daten hochgeladen? +
    Nein. Datei, Kontenplan und Regeln werden ausschließlich lokal in Deinem Browser verarbeitet. Nur Deine Einstellungen merkt sich der Browser, damit Du sie beim nächsten Import nicht neu eingeben musst.

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